Интернет сайты в современном архивном деле

Во внедрении автоматизированных архивных технологий остро стоит проблема нехватки квалифицированных кадров. В этой связи хотелось бы отметить, что для отдельных видов информационных работ архиву не обязательно содержать в штате высококвалифицированных программистов. Сейчас в стране активно развивается рынок информационных услуг, в том числе и для архивов. Появились коммерческие организации, готовые создавать архивное программное обеспечение, проводить массовую оцифровку документов и описей, разрабатывать архивные сайты, обслуживать технику и стандартное ПО. Практика федеральных и региональных архивов свидетельствует о том, что услуги таких фирм - зачастую более реалистичный путь решения задачи, нежели попытки выполнить работу собственными силами.

Важной и далеко еще не полностью освоенной и оцененной архивистами сферой применения информационных технологий в архивном деле является сеть Интернет. Перед архивными сайтами открыты огромные возможности, которые неуклонно расширяются вместе с технологическим прогрессом.

Основные цели присутствия архивов в Интернете в самой сжатой форме выглядят следующим образом⁸:

• предоставление общей справочной информации об архивных документах и архивах;
• постоянное информирование об архивной деятельности;
• содействие поиску архивных документов и получению архивных услуг;
• взаимное информирование архивистов и обсуждение профессиональных архивных вопросов;
• популяризация архивного дела, формирование позитивного имиджа архивов у граждан и общества.

За последние годы на архивных сайтах размещен огромный и разнообразный материал, в целом соответствующий сформулированным целям, растет интерактивное взаимодействие архивов с пользователями сайтов.

Процесс архивного сайтостроения только разворачивается, причем в трудных кадровых и финансовых условиях. В настоящее время представительство отрасли в сети выглядит так: отраслевой портал «Архивы России» (http://www.rusarchives.ru); 6 сайтов федеральных архивов; всего лишь 34 сайта органов управления архивным делом и 26 сайтов региональных государственных архивов. Здесь учтены только самостоятельные сайты, количество кратких страничек на сайтах вышестоящих и сторонних организаций как минимум удвоило бы приведенные цифры. Однако все эти странички никак нельзя признать сколько-нибудь полноценным архивным представительством в Сети, они содержат лишь краткую справочную информацию, дополненную иногда текстом Положения об архиве или органе управления, в редких случаях также общим перечнем архивных услуг.

Можно ожидать, что в ближайшее время число архивных сайтов существенно возрастет. Стимулом должна послужить одобренная Распоряжением Правительства РФ от 6 мая 2008 г. № 632-р «Концепция формирования в Российской Федерации электронного правительства до 2010 г.».

В документе под термином «электронное правительство» подразумевается «новая форма организации деятельности органов государственной власти, обеспечивающая за счет широкого применения информационно-коммуникационных технологий качественно новый уровень оперативности и удобства получения организациями и гражданами государственных услуг и информации о результатах деятельности государственных органов».

 Среди приоритетов Концепции - создание всеми органами власти самостоятельных сайтов и обеспечение через них доступ к ведомственным информационным системам. Применительно к архивной отрасли речь пойдет, несомненно, о широком открытом доступе к научно-справочному аппарату.

В этом направлении архивы ведут постоянную работу. На портале «Архивы России» размещены 115 справочников, на других архивных сайтах представлены еще 196 справочников различных типов и видов. Эти цифры, конечно, впечатляют, доступность НСА для пользователя расширяется - по сравнению с традиционными формами представления справочников. Однако в современных условиях этого результата уже недостаточно. Проблема в том, что архивные справочники размещены на 42-х сайтах, то есть пользователь должен разыскать каждый сайт, на нем - НСА, и затем начать поиск документов. В то же время современные интернет-технологии позволяют создать единый ресурс (физически находящийся на одном или на нескольких связанных сайтах) в унифицированном формате, с едиными правилами представления и поиска информации. Прототипом такого ресурса является база данных «Путеводители по российским архивам» (http://guides.rusarchives.ru), размещенная на портале «Архивы России». Она содержит структурированную информацию 60 путеводителей по федеральным и региональным архивам общим объемом в 103 тыс. описаний фондов. Еще одним чрезвычайно важным и перспективным технологическим свойством этого ресурса является то, что информационное наполнение этой базы данных доступно для поисковых машин Интернета. Отсюда и высокая востребованность ресурса пользователями - в среднем 1400 посещений в сутки.

2.2. Использования Интернет в работе архива

Сегодня в России наблюдается  непрерывный рост интереса к системам электронного документооборота. Будучи неразрывно связаны с процедурами  управления организацией, документооборот  и его автоматизация в значительной степени позволяют структурировать не только самоуправление, но и взаимоотношение с другими организациями, а также органами власти. Жизненный цикл любых представляющих ценность документов компании, особенно средней или крупной, ни в коей мере не завершается этапом, когда все работы по документу уже выполнены, а руководство получило отчет о проделанной работе. Многие из этих документов представляют определенную ценность как для самой компании, так и для ее сотрудников и общества в целом. Именно поэтому, после того, как нахождение документов в текущем делопроизводстве завершается, они должны быть переданы в ведомственный архив организации, где и должны будут находиться до истечения срока хранения либо утраты ценности⁹.

Потребность в автоматизации  ведомственных архивов стала  особенно острой с появлением систем электронного документооборота. В соответствии с программой информатизации архивного  дела, разработанной Росархивом и Федеральной Целевой Программой «Электронная Россия», предусматривается создание по всем основным процедурам работы архивов и интенсификацию внедрения информационных технологий в архивной отрасли через создание специализированных электронных справочных, правовых, методических и информационных комплексов.

Необходимо также отметить изменение определения документа, данное в Федеральном законе «Об архивном деле в РФ». Исходя из этого основополагающего определения, документом сейчас называется любой носитель с зафиксированной на нем информацией, позволяющей и имеющий реквизиты, позволяющие его идентифицировать. Это определение включило в понятие документа множество идентифицируемых носителей информации, таких как компакт-, DVD- и BD- диски.

Здесь следует остановиться на одной особенности. В последние  годы во многих компаниях, особенно компаниях IT-сектора, понятие архивной системы  несколько размылось. Зачастую под  этим выражением понимаются и автоматизированные системы - документальные хранилища и отдельные программы-архиваторы, обеспечивающие упаковку файлов с уменьшением их размера. В делопроизводстве ведомственным архивом называют структурное подразделение, осуществляющее хранение завершенных оперативным производством дел в соответствии с основными правилами работы архивов организаций. Таким образом, архивная система должна также соответствовать перечисленным нормативным документам, а ее назначение должно быть тем же, что и у ведомственного архива - хранение завершенных производством дел.

Учитывая, что процедуры  архивного дела, которые мы рассмотрим позднее, в значительной степени  отличаются от процедур классического  делопроизводства, все современные  архивные системы условно можно  разделить на две группы:

• к первой группе можно отнести системы, являющиеся логическим продолжением систем электронного документооборота и получающие документы, объединенные в дела непосредственно из них.
• ко второй группе относятся обособленные информационные системы, функционирующие отдельно от СЭД и вообще не требующие их наличия. Комплектация фонда такой системы происходит либо за счет процедур ретроконверсии (оцифровки дел), либо вообще не требует ввода документов, ограничиваясь заполнением регистрационно-контрольных карт.
• Организация работы с электронными документами в больших объёмах требует сложных аппаратно-программных комплексов, которые должны обеспечивать не просто хранение миллионов документов, но и возможности доступа к ним и их эффективного использования и, в том числе через Интернет, и самое главное - обеспечение вечного хранения электронных документов и электронных образов документов. Сегодня на работы по оцифровке тратятся десятки и сотни миллионов рублей, и полученные результаты ни в коем случае не должны быть утеряны.

Кроме материально-технического обеспечения  не менее важно наличие квалифицированного персонала, который был бы в состоянии  обслуживать эти сложные аппаратно-программные  комплексы, соблюдая все технологические  требования. И это тоже большая  проблема для архивов.

В заключение необходимо коротко остановится еще на трех вопросах.

Развитие информационных технологий, хранение и обработка оцифрованных материалов, приём электронных документов и главное - обеспечение их сохранности требует совершенно нового типа архивиста, хорошо владеющего информационными технологиями, умеющего обращаться с современной компьютерной техникой.

Поэтому внедрение современных  технологий обязательно должно сопровождаться обучением сотрудников. Необходимо как повышение компьютерной грамотности  всех архивистов, так и целевое  обучение работе с внедряемыми программными комплексами.

Очень важно не забывать о средствах  обеспечения безопасности документов и баз данных, защите от проникновения  через Интернет, от несанкционированных  действия пользователей читального зала, просто от ошибок сотрудников. Нельзя забывать, что электронные технологии, обеспечивая удобство работы, поиск  и быстрый доступ, в то же время  существенно повышают риск утраты больших  массивов данных.

И, наконец, последнее по порядку, но не по значению. Информатизация - дело чрезвычайно затратное. Для перехода архивов к современным технологиям нужны значительные инвестиции в оборудование, оснащение рабочих мест архивистов современной компьютерной техникой, создание локальных сетей с широкополосным выходом в Интернет, серверной инфраструктуры для работы с базами данных и электронными документами, образами документов.  

Заключение

В современных условиях нет необходимости говорить о месте и значимости автоматизированных информационных технологий для архивного дела. Отошли в прошлое дискуссии о направлениях и допустимых границах использования компьютеров, на повестке дня - обсуждение приоритетов в этой сфере, особенностей конкретных технологических решений, наиболее эффективных способах их использования.

Информационные технологии сегодня применяются во всех без исключения направлениях архивной деятельности, хотя и в разной степени. Наиболее полно и результативно технологии используются в сфере научно-справочного аппарата и государственного учета, началось продвижение в области комплектования. Определенные шаги сделаны также в той части сферы обеспечения сохранности архивных документов, которая связана с информацией о состоянии документов. Что касается использования, то сделано и делается немало, но впереди - необозримое поле деятельности.

Список литературы

1. Автократов В. Н. Теоретические проблемы отечественного архивоведения / Сост., вступ. ст. Хорхордина Т. И. М.: РГГУ, 2001. - 395 с.
2. Алексеева Е. В., Афанасьева Л. П., Бурова Е. М., Осичкина Г. А. Архивоведнические аспекты в делопроизводстве: организация документов и дел архивного фонда Российской федерации // Секретарское дело. – 2000. - №3.
3. Алексеева Е. В. и др. Архивоведение – М.: ПрофОбрИздат, 2004. – 272 с.
4. Алексеева Е. В. Организация документов и дел в пределах архивного фонда (фондирование) // Справочник секретаря и офис-менеджера. - 2004. - № 9.
5. Афанасьева Л. П. Информационные технологии в архивах: комплектование и экспертиза ценности документов //Секретарское дело. - 2004. - № 2.
6. Басакина Н. В. Организация подготовки и передачи на архивное хранение документов учреждений различных форм собственности // Секретарское дело. – 2000. - №3.
7. Грум-Гржимайло Ю. В., Сергеева А. Г. Разработка автоматизированных архивных технологий // Информационное общество. – 2003. - № 4.
8. Давыдов А. А., Первых М. И., Смирных Н. А. Информационные ресурсы архивного фонда // Информационный потенциал Орловской области: Сборник. Орел, 2005.
9. Дороков С. Современные возможности экспертизы ценности и учёта электронных документов в организации // Отечественные архивы. - 2003. - № 5.
10. Крайская З. В., Челлини Э. В. Архивоведение. – М.: Норма, 1996. – 224 с.
11. Михайлов О. А. Электронные документы в архивах: проблемы приёма, обеспечения сохранности и использование. (Аналитический обзор зарубежного и отечественного опыта). М.: Диалог-МГУ, 2005.
12. Михайлов О. А., Шапошников А. С., Медведева Г. А., Залаев Г. З., Пилинчук М. И. Автоматизированные архивные системы. (Аналитический обзор). - ГНС России, РНИЦКД.-2003.
13. Тельчаров А. Д. Архивоведение. М.: Издательство ПРИОР, 2005. – 160 с.
14. Технотронные документы - информационная база источниковедения и архивоведения / Под ред. Дюковой Г. – М.: Издательский центр РГГУ, 2011. – 320 с.
15. Тихонов В. И., Юшин И. Ф.Современные концепции электронных архивов// Отечественные архивы. - 2004. - № 1.
16. Тихонов В. И., Юшин И. Ф. Электронные архивы и электронный документооборот// Отечественные архивы. - 2004. - № 2.
17. Ульянина Е. А., Якименко А. С. Архивоведение. Конспект лекций. – М.: Высшее образование, 2007. – 160 с.