Значение документационного обеспечения управления для деятельности предприятия

 

СОДЕРЖАНИЕ

 

ВВЕДЕНИЕ……………...……………………………...…………………………………3

ЗНАЧЕНИЕ ДОКУМЕНТАЦИОННОГО  ОБЕСПЕЧЕНИЯ УПРАВЛЕНИЯ………...4

БИБЛИОГРАФИЧЕСКИЙ СПИСОК …………………………………………………...8

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

ВВЕДЕНИЕ

 

В обществе постоянно создается и функционирует огромное количество разнообразных документов. От правильной организации работы с документами зависит эффективная деятельность предприятий и организаций.

В современных  условиях для повышения эффективности  управления необходимо совершенствование  работы с документами, так как всякое управленческое решение всегда базируется на информации, на служебном документе. Со временем изменилась и сама терминология. Традиционное понятие "делопроизводство" начинает уходить в прошлое. На смену приходит несколько громоздкое, хотя и точное по сути словосочетание - "документационное обеспечение управления".

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

ЗНАЧЕНИЕ  ДОКУМЕНТАЦИОННОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ  УПРАВЛЕНИЯ

 

В процессе своей  деятельности в организации с  помощью документации осуществляется планирование, финансирование, управление, бухгалтерский учет и отчетность.

Документы имеют  большое значение в управленческом процессе и деятельности организации, так как они отражают работу предприятия, на их основе принимаются управленческие решения, являются гарантом прав на недвижимость, собственность и являются главным аргументом в спорных ситуациях.

Прежде всего, понятие документационного обеспечения управления охватывает не только организационно-распорядительные документы (с которыми в основном имеет дело традиционное делопроизводство), но всю документацию, которая так или иначе используется в организации - научно-техническую, проектную, конструкторскую и т.п. Распространяется оно и на принципиально новые виды документации, определяемые как "информационные ресурсы" - реестры, регистры, базы и банки данных, интернет-сайты и т.п. В современных условиях порядок обращения со всеми этими видами документации и условия доступа к ним должны быть едиными. Управленческое решение принимается не только на основании распорядительного документа, оно предполагает анализ всей возможной информации, относящейся к существу вопроса. Чем шире круг такой информации, доступный руководителю в реальном режиме времени, тем выше вероятность успешного решения проблемы.

С этим связана  и вторая, главная особенность ДОУ по сравнению с делопроизводством - оно предполагает использование более эффективных технологий обработки информации.

Чтобы произвести какую-либо продукцию хотя бы на одном предприятии, нужно распределить работы, согласовать  усилия многих людей, грамотно дать задания специалистам и группам. Ведь каждый человек является специалистом в своей области (один - конструктор, второй - технолог, третий - экономист, четвертый - станочник и т. д.), но только все вместе люди могут возводить здания, создавать автомобили, самолеты, выращивать, сохранять и реализовывать урожай. Причем часто отдельные детали и узлы конечной продукции производятся на разных предприятиях, в разных городах, а иногда и в разных странах.

Своевременность получения  и достаточность информации - фактор снижения риска, залог обоснованного и эффективного решения, продуктивной и целесообразной деятельности.

По мнению экспертов, объемы информации в мире каждые три-пять лет удваиваются, что  отражает высокие темпы развития человеческого сообщества по всем направлениям. В нашей стране за последние годы появилась масса новых организаций, предприятий, учреждений различной организационно-правовой формы, созданных с различными целями, и эти организации активно включились в процессы производства и обмена товаров и услуг, стали субъектами и объектами передачи информации.

Информация - важнейший товар: "Кто  владеет информацией, тот владеет  ситуацией". В условиях конкуренции  выживает тот, кто умеет получить своевременно и в нужном объеме информацию о рыночной конъюнктуре, получить данные для анализа процессов и прогнозирования тенденций, о новинках техники и технологии, в то же время сохранив информацию, на основе которой можно вырваться вперед, обеспечить очередной этап развития фирмы. Информация считается основным фактором развития современного общества, она пронизывает все аспекты управления, определяет экономические результаты, поэтому это общество называют информационным.

Информация в наше время породила самостоятельные  информационные отрасли и системы, ориентированные на предоставление информационных услуг или на создание условий для формирования, передачи, обработки и хранения информации. Это и библиотечные системы, и глобальные компьютерные сети, и СМИ, и отрасли, производящие носители информации, устройства для работы с ней. Особое внимание стран с развитым рынком к проблемам информации подтверждается законодательными актами (в США с 1950 г. действует Закон о документе), высокими приоритетами проблем информационного обеспечения деятельности общества по сравнению с другими направлениями развития (электронная обработка информации, организация делопроизводства и оформление документации), невиданными темпами развития вычислительной техники. В Германии к ключевым направлениям научно-технической революции наряду с развитием ядерной энергетики, освоением космоса отнесено и информационное обеспечение управления.

О значении, придаваемом делопроизводству в современной России, говорит такой факт.

Правительство Москвы еще  в 1993 г. приняло постановление "Об утверждении программы и основных направлений совершенствования  архивного дела", а мэр Москвы издал распоряжение "Об утверждении штрафных санкций, налагаемых объединением "Мосархив" за нарушение действующего законодательства по архивному делу". Штраф предусмотрен данным распоряжением за утрату дел постоянного и долговременного хранения, в том числе материалов по личному составу (гибель документов, незаконное их уничтожение), за оставление архивов в бесхозном неучтенном состоянии (в том числе при ликвидации и реорганизации учреждений и предприятий); за необоснованный отказ от передачи документов в государственный архив в установленные нормативными актами сроки; за несоблюдение сроков упорядочения документов постоянного и долговременного хранения (проведение экспертизы ценности документов, их научно-техническая обработка, составление описей дел). Органы Росархива имеют законное право контролировать порядок осуществления делопроизводства и соблюдения нормативных требований в этой области на любом предприятии и в любой организации РФ (Федеральный закон от 22 октября 2004 г. N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации" (с изменениями и дополнениями)).

С 1 июля 2002 г. в России введен в действие Кодекс РФ об административных нарушениях, где, в частности, предусмотрены  административные санкции за нарушение  правил хранения, комплектования, учета  и использования архивных документов в виде предупреждения или наложения на должностных лиц штрафа от трех до пяти МРОТ (ст. 13, 20). Санкции за невыполнение в срок законного предписания органа (должностного лица), осуществляющего государственный надзор (контроль), об устранении нарушений законодательства, налагаемые на должностное лицо, могут быть в пределах от пяти до десяти МРОТ, а на юридическое лицо - от пятидесяти до ста МРОТ (ст. 19, 5).

Информационно-документационное обслуживание является основной обеспечивающей функцией управления, выполнение которой требует профессиональных знаний. Уровень, качество этого обеспечения определяет оперативность, четкость и слаженность работы организации, влияет на деловую репутацию и, в конечном счете, на выживаемость фирмы. Организацию делопроизводства осуществляют специалисты, а при больших объемах работы - целые подразделения (управления делами, общие отделы, канцелярии, секретариат, экспедиция).

Как и любая другая важная деятельность, документационное обеспечение управления требует  внимания руководителя (менеджера) и понимания им важности и особенностей этой работы. Любой руководитель является, с одной стороны, организатором производства и управления и поэтому обязан уделять внимание документационному обеспечению управления, его организации, персоналу, занимающемуся делопроизводством, а с другой стороны, руководитель сам является субъектом делопроизводства, работающим с документами, определяющим их назначение, порядок работы с ними и содержащимися в них решениями и предложениями. Статус руководителя превращает его в звено делопроизводства, и поэтому ему необходим набор знаний, обеспечивающих эффективное участие в работе с документами.

В силу несовершенства человеческой нравственности, преобладания у человека тяги к обеспечению в первую очередь  своих интересов, остается необходимость закреплять принимаемые решения в документах, имеющих юридическую силу и позволяющих обеспечить защиту, гарантию соблюдения интересов взаимодействующих сторон.

 

 

БИБЛИОГРАФИЧЕСКИЙ СПИСОК

 

1. Кодекс Российской Федерации об административных правонарушениях от 30 декабря 2001 г. (с изменениями и дополнениями)

2.Федеральный закон от 22 октября 2004 г. N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации" (с изменениями и дополнениями)

3. Распоряжение Мэра Москвы от 19.10.1993 N 595-РМ "Об утверждении размеров штрафных санкций, налагаемых объединением "Мосгорархив", за нарушение действующего законодательства по архивному делу"

4. Стенюков М. В. Документоведение и делопроизводство. Москва: Приор-издат. 2006 г.

5. www.funnycong.ru