Документ как функция реализации управления. Значение составление и оформление резолюции на документе

Одной из основных проблем в управленческом документоведении можно считать проблему влияния управленческого документа на качество и эффективность управления.¹⁸

Для определения значения словосочетания "управленческий документ" необходимо установить совокупность признаков управленческого документа. К этим признакам относятся:

- управленческий документ содержит  две части - содержательную (текст  документа) и справочную;

- содержательная часть управленческого  документа содержит сведения  о среде управления, предназначенные для использования в управлении;

- управленческий документ предназначен  для выполнения управленческой  функции.

Справочная часть документа  содержит сведения, связывающие этот документ со средой управления. Все  сведения справочной части документа  делятся на группы. Каждая группа имеет самостоятельный, логически обособленный смысл и содержит сведения, связанные между собой этим смыслом. Такая группа называется реквизитом документа.¹⁹

Состав, правила составления и  оформления реквизитов устанавливаются  нормативными документами (стандартами, инструкциями, правилами и т.д.), действие которых распространяется на определенный круг субъектов процесса управления.

В состав реквизитов управленческих документов обязательно входит реквизит (подпись), заверяющий достоверность текста документа. (Необходимость заверки достоверности сведений объясняется тем, что принять правильное управленческое решение невозможно, если сведения, на основе которых оно вырабатывается, недостоверны, а также тем, что без личной ответственности за достоверность сведений эффективное управление невозможно.)

Управленческий документ относится  к классу сообщений. Т.е. для него всегда можно установить автора документа  и того, кому этот документ адресован, а также документ может перемещаться в пространстве и существовать во времени столь долго, сколько это необходимо для управления.

Таким образом, если документ обладает этими признаками, то его можно  отнести к управленческим.

Обобщая сказанное, можно  определить "управленческий документ» следующим образом.

Управленческий документ - это сообщение, выполняющее управленческую функцию, состоящее из текста (совокупность сведений о среде управления, предназначенных  для использования в управлении) и справочной части, которая состоит  из нормативно устанавливаемых реквизитов, содержащих сведения, связывающие документ со средой управления, включающие реквизит о заверке достоверности текста.²⁰

Таким образом, управленческая функция документа проявляется  в установленном в документе  типе результата, который должен получить исполнитель документа.

Как показывают исследования, установление целей управленческого  документа, предшествующее его созданию, позволяет существенно сократить  количество создаваемых документов и повысить их коэффициент информативности.²¹

Субъект управления, определяя содержание документа и передавая его на исполнение, рассчитывает, что в среде управления произойдут именно те изменения, которые им задуманы. То есть он определяет желаемую цель - цель документа.

Исполнитель в результате исполнения документа достигает некоторого результата, который на практике может не совпасть с целью документа. Причины этого несовпадения могут быть обусловлены факторами различной природы. В управленческом документоведении изучению подлежат факторы, определяемые управленческим документом.

Поэтому одной из проблем  управленческого документоведения можно считать проблему определения  таких требований к управленческим документам, выполнение которых исключило  бы документ из числа факторов, обуславливающих  несовпадение желаемой цели документа и результата, полученного после исполнения документа.

Состав управленческих документов определяется компетенцией и функциями организации, порядком решения вопросов, объемом и характером взаимосвязей с другими организациями  и закрепляется в табеле документов. Единство правил документирования управленческих действий на всех уровнях управления обеспечивается применением Государственной системы документационного обеспечения управления (ГСДОУ) и унифицированных систем документации (УСД).

 

 

 

 

 

 

 

1.2. Юридическая сила документа

 

Документ был создан прежде всего, для того чтобы зафиксировать информацию и придать ей юридическую силу. Значение латинского слова «документ» (documentum) — доказательство, свидетельство. В настоящее время бесспорность документа также определяется понятием «юридическая сила документа». Под юридической силой документа понимается и авторитарность документа, основанного на законодательстве.²²

Для управленческой деятельности юридическая сила документов чрезвычайно важна, так как означает, что документы могут служить подлинным доказательством заключенной в них информации. Юридическая сила официального документа предполагает его обязательность для тех, кому он адресован, или для круга участников управленческих действий (органов управления, их структурных подразделений, общественных организаций, должностных лиц и граждан), которые руководствуются документом и основывают на нем свою деятельность или воздерживаются от нее.

Юридическая сила документа — это свойство официального документа, сообщаемое ему действующим законодательством, компетенцией издавшего его органа и установленным порядком оформления²³.

Из этого определения  следует, что орган управления или должностные лица, выпускающие документ, обязаны:

-соблюдать при его подготовке действующие нормы законодательства;

-издавать документы только в пределах своей компетенции;

-соблюдать действующие в определенное время общегосударственные правила составления и оформления документов. К числу наиболее юридически значимых реквизитов относятся: наименование организации, дата и регистрационный номер документа, подпись, печать, грифы согласования и утверждения.

Для удостоверения юридической  силы в разных документах используются различные реквизиты. Так, заявление  должно быть адресовано должностному лицу, содержать слово «заявление», текст (предмет или причина составления заявления), дату и подпись. Приказ руководителя должен быть составлен на бланке организации, содержать указание на вид документа (приказ), текст, передающий распорядительные действия, визы согласования, регистрационный номер, дату и подпись. Для штатного расписания организации необходимы не только перечисленные реквизиты, но и гриф утверждения, заверенный печатью. Для определенных видов документов в действующих правилах оформления разработаны требования к реквизитам, удостоверяющим их юридическую силу.²⁴

Мы полагаем, что документ обладает юридической силой, если, во – первых, этой силой обладает управленческое решение, информация о котором содержится в документе, и, во – вторых, в документе содержится удостоверительный знак – реквизит, несущий в себе волю данного органа или лица и наделяющий ею данный документ. Как правило, это наименование лица или органа, чьей субъективной волей происходит наделение документа силой. Однако при этом отмечаем, что другие реквизиты и правила их оформления отражают несколько иное свойство документа – свойство подлинности. Юридической силой обладают подлинные документы.  Юридическая сила наиболее тесно связана с правовой и управленческой функцией документа.²⁵

Технологией наделения  документа юридической силой  выступает проставление на документе  специальных отметок – реквизитов, свидетельствующих о воле лица принять  данных акт и идентифицирующих это  лицо. Технология наделения юридической  силой может быть многоуровневой, например, путем утверждения документа или издания другого документа, однако с технологической стороны это ничего не меняет.²⁶

 

 

1.3. Функции документа.

В социальном плане любой  официальный документ полифункционален, т.е. одновременно выполняет несколько функций, что и позволяет ему удовлетворить различные человеческие потребности. Среди функций выделяют общие и специальные.²⁷

Документ - объект, выполняющий  ряд взаимосвязанных социальных функций, весь спектр которых можно  условно поделить на три группы:

а) главная, наиболее обобщающая функция документа - это хранение и передача (распространение) информации во времени и пространстве;

б) общие функции документа  характерны для всех документов, независимо от их типа и вида:

информационная функция - это способность документа удовлетворять потребности общества в информации, т.е. служить источником информации, знаний. Основным критерием информативности документа является его информационная емкость, т.е. количество и качество информации, зафиксированной в документе. Существует правило: больше информации в возможно меньшем объеме. Эта функция определяется такими показателями, как полезность, полнота, достоверность, ценность, новизна информации и т.д. Информационная функция присуща всем без исключения документам, так как необходимость фиксировать информацию является причиной появления любого из них. Информационная функция имеет сложную структуру. В ее состав входит фиксация, сохранение, передача информации;

коммуникативная функция - это способность документа быть информативным средством передачи, обмена, коммуникации, общения, преемственности. Документ обеспечивает документную коммуникацию, которая без него была бы невозможна. В коммуникативной функции можно выделить две подфункции, которым соответствуют две категории документов:

документы, ориентированные  в определенном направлении: сверху вниз (законы, указы, постановления, приказы, инструкции) и снизу вверх (докладные  записки, заявления, жалобы);

документы двустороннего  действия, взаимосвязанные между собой (деловая и личная переписка, договорные документы);

в) специальные функции  присущи не всем, а определенным видам и типам документов, где  они проявляются в большей  степени в соответствии с социальными  потребностями общества. К ним  относятся:

управленческая или  регулятивная функция - выполняется  документами, которые созданы для  целей управления и в процессе его реализации (законы, положения, уставы, распоряжения, решения, приказы, протоколы). Управленческие документы  отражают стадии управления и сами оказывают воздействие на сферу управления. В управленческой функции документ выступает прежде всего в нормативной роли, как регулятор различных сторон деятельности общества, государства, организации;

Документ всегда сочетает в себе одновременно несколько функций, которые тесно переплетены между собой. Однако полифункциональность документа не исключает доминирующей роли одной его функции. Значение той или иной функции со временем изменяется, т.к. изменяется и роль самого документа в общественных отношениях, в данной социальной структуре, в процессе управления и т.д. Существуют функции время действия которых ограничено (коммуникативная, управленческая, правовая), и функции, постоянно действующие (информационная, социальная).²⁸

 

 

ГЛАВА 2 Значение, составление и оформление резолюции на документе.

 

2.1. Резолюция на документе.

 

Требования к оформлению резолюции установлены ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов». Резолюция включает в себя следующие элементы: фамилию (фамилии) исполнителей, содержание поручения, срок исполнения, подпись и дату.²⁹

При наличии нескольких исполнителей ответственным за исполнение считается работник, названный в резолюции первым. Исполнители в этом случае выступают в качестве соисполнителей. Указание их в резолюции выражает требование руководителя привлечь их к исполнению документа. Ответственный исполнитель имеет право созывать соисполнителей на рабочие совещания для рассмотрения хода и результатов работы по выполнению поручения. Соисполнители обязаны представлять материалы (проекты документов) ответственному исполнителю. Обязанность ответственного исполнителя – анализировать, обобщать представленные материалы и готовить проект окончательного документа, являющегося результатом выполнения поручений, данных в резолюции.³⁰

Резолюция должна четко  определять результат исполнения («подготовить предложения», «учесть при разработке проекта», «согласен», «к сведению», «прошу доложить», «для анализа и обобщения» и др.). В резолюции может оговариваться и форма представления результатов исполнения («дать заключение», «подготовить сводку отзывов»).

Резолюция должна быть конкретной, резолюции типа «прошу рассмотреть», «прошу исполнить», «к исполнению», «прошу переговорить», «прошу зайти» ничего не говорят исполнителю и вообще не могут рассматриваться как резолюции.

Срок исполнения может  не указываться в резолюции, если в тексте документа срок исполнения назван, и руководитель при рассмотрении документа не считает нужным его  изменить.