Документ, его функции и способы документирования

Унификация текстов управленческих документов заключается в установлении единой формы языкового выражения, наиболее точно передающей содержание регулярно повторяющихся управленческих ситуаций или действий.

Унификация текстов управленческих документов содержит три основных блока:

унификация структуры текстов  – выбор последовательности расположения смысловых компонентов текста, наиболее отвечающей назначению документа;

унификация языковых средств выражения  содержания в тексте документа;

разработка унифицированных текстов  в виде связного текста – трафарета, анкеты, таблицы.

Унификация текстов проводится на основе нормативных правовых актов и методических документов в области документационного обеспечения управления:

• государственных и отраслевых стандартов, нормативных правовых актов Республики Беларусь по делопроизводству;
• общегосударственных классификаторов технико-экономической и социальной информации Республики Беларусь, Общегосударственного классификатора Республики Беларусь «Унифицированные документы»;
• унифицированных систем документации;
• уставов (положений) организаций;
• распорядительных документов руководства организации;
• инструкций по ДОУ;
• табеля форм документов, создаваемых в организации;
• номенклатуры дел организации.

Работа по унификации текстов управленческих документов включает в себя следующие  этапы:

• определение объекта унификации;
• анализ текстов документов и обобщение его результатов;
• подготовка унифицированных форм документов;
• формирование альбомов форм или банков текстовых заготовок;
• утверждение альбома унифицированных форм или отдельных форм документов.

Унификация текстов документов проводится на основе выявления типовых, повторяющихся ситуаций и решений, установления точного соответствия между документируемыми функциями (задачами) и формой представления информации.

В ходе анализа текстов на каждый документ составляется карта, включающая реквизиты документа (название документа, автор, корреспондент, индекс дела по номенклатуре) и аннотацию текста (краткое содержание, цель создания и структура).

На основе анализа аннотации  составляется модель текста унифицированной  формы, в которой определяется, какая  информация должна содержаться в документе.

При проектировании модели текста документа  выбирается форма языкового выражения, выделяется постоянная и переменная информация и определяется форма  представления текста.

На основе разработанных форм составляется Альбом унифицированных форм документов организации, в который включаются:

введение;

классификатор унифицированных форм документов организации;

унифицированные формы документов;

приложения (список терминов и специальных  сокращений, правила написания наименований организаций и должностей и др.)

Помимо альбомов могут создаваться  банки текстовых заготовок, которые  включают наиболее часто используемые фрагменты текста, фразы и дополняются  словарями (синонимов, антонимов, толковым и др.).

Унифицированные тексты документов согласовываются с руководителями структурных подразделений, в чью компетенцию входит создание этих документов, с юридической службой и службой ДОУ. Альбомы унифицированных форм документов утверждаются руководителями организации.

Одним из средств унификации текста является формализация текста.

Языковые формулы – это результат  унификации языковых средств, используемых в однотипных повторяющихся ситуациях. Кроме того, языковые формулы выступают  как юридически значимые компоненты текста, без которых документ не обладает юридической силой, или выступают в качестве элементов, определяющих его видовую принадлежность.

Выражая типовое содержание, языковые формулы обеспечивают точность и  однозначность понимания текста документа как автором, так и корреспондентом, сокращают время на подготовку текста и его восприятие.

Текст унифицированных документов оформляют в виде:

• связного текста (типовой текст);
• трафаретного текста (трафарет);
• анкеты;
• таблицы;
• соединения форм (композиции в виде связного текста, анкет, таблиц).

Связный текст – это текст, содержание которого неизменно повторяется  в ряде документов, что исключает  возможность выделения в нем  постоянной и переменной информации.

Связный текст может быть составлен  на основе трафарета, содержащего постоянную информацию и пробелы для внесения переменной информации, зависящей от конкретной ситуации.

Анкета – форма представления  унифицированного текста, в котором  дается характеристика одного объекта  по определенным признакам.

Таблица – форма представления унифицированного текста, содержащего информацию, являющуюся характеристикой нескольких объектов по ряду признаков.

Соединение форм представления  унифицированных текстов – интегрированная  форма представления унифицированного текста, содержащего сочетание связного текста с анкетой или с таблицей.