Документ: понятие и классификация

функции оперативного характера, время действия которых ограничено (управленческая, правовая, политическая, идеологическая, функция защиты информации); 
функции постоянно действующие, которые обеспечивают историческую и социокультурную преемственность.

В-пятых, с течением времени соотношение  между функциями документа изменяется, поскольку изменяется место и  роль в социальной и информационной среде, а оперативная информация превращается в ретроспективную. В результате постепенно сокращается удельный вес функций оперативного характера и возрастает значение остальных, особенно функции исторического источника. В конечном счёте, некоторые функции документа полностью исчерпываются и вытесняются другими.  
Таким образом, можно сделать вывод, что знание функций документа позволяет: 

определить ценность документа  и его социальную значимость; 
провести оценку документа; 
правильно понять зафиксированную в нём информацию; 
осуществить научную классификацию и типологизацию  документа; 
определить наиболее оптимальные пути и средства его изготовления, распространения, хранения и использования.  

 
  
  
  
  
  
  
  
  
  
  
  
  
Глава 2. Классификация документов 
  
2.1. Понятие о классификации документов 
Понятие «классификация» может использоваться как в значении процесса распределения  объектов по группам в зависимости  от характерных для них признаков, так и в значении схемы упорядочения этих групп и самих объектов в  группах на основании принятых критериев. Таким образом, классификация –  означает разделение предметов, явлений  и т.п. на группы (классы) по их наиболее существенным признакам сходства и  различия. Стандартизованное определение  классификации трактуется в ГОСТ 6.01.1-87 (19) как следующее: «Классификация есть разделение множества объектов на подмножества по их сходству или  различию в соответствии с принятыми  методами». 
Поскольку признаки сходства и различия определяется людьми, постольку границы между  классами субъективны, также как  и количество классов. 
Классификация носит всеобщий характер, является важнейшим инструментом научного познания, прогнозирования, управления. Она находит  широкое применение во всех областях человеческой деятельности – в химии, ботаники, зоологии и т.д. Широко используется классификация и в социальной сфере, включая сферу документной  деятельности. 
Для чего необходима классификация документов? 
Во-первых, чтобы упорядочить знания о документах, выстроить иерархию документов в  обществе, т.е. создать соответствующую  модель. 
Во-вторых, классификация необходима для решения  многочисленных практических задач  работы с документами, для их эффективного поиска, использования, хранения и т.п. 
В настоящее  время при построении классификационных  схем применяются два основных метода классификации: иерархический и фасетный. 
Иерархический метод является более старым и  традиционным. Его применение позволяет  последовательно делить определённое множество документов на множества, т.е. на подчинённые классификационные  группировки. 
Фасетный метод состоит в параллельном разделении множества объектов на независимые классификационные группировки. Это метод связан с разработкой так называемых фасет, т.е. системы таблиц (списков) признаков объектов классификации.  
Для проведения классификации документов важно  иметь в виду следующие принципы, которые должны учитываться при  разбиении всей совокупности на классы: 

признак, по которому производят деление всей совокупности документов на классы, которое называется основанием деления, а образующие при этом классы называются членами деления; 
одно и тоже деление документов на классы должно осуществляться на одном и том же основании (требование непересекаемости); 
суммарное количество всех документов во всех классах должно быть точно равно общему объёму всей первоначальной совокупности документов, то есть деление документов на классы должно быть исчерпывающим (требования соразмерности); 
при одном и том же основании деления каждый документ, принадлежащий всей совокупности документов, над которой совершается деление, может принадлежать только одному классу (требования взаимоисключаемости); 
каждый документ, принадлежащий всей совокупности документов над которой совершается деление, должен быть отнесён к тому классу или подклассу, чья понятийная принадлежность является ближайшей к понятийной принадлежности анализируемого документа (требование непрерывности).

Классифицировать  документы – значит проводить  многоступенчатое, иерархическое и  дихотомическое деление их на роды, виды, подвиды, разновидности. Род (класс) – это совокупность (множество) документов, имеющих определённый общий признак, отличающий эту совокупность от других объектов. Род (класс) – это первый уровень деления, который раскрывается с помощью видовых делений документа. Вид – второй уровень деления. При этом родовое понятие «документ» делится на видовые понятия, т.е. на виды документов. Подвид – третий уровень деления. За ним следует разновидность и т.п., пока не определится окончательное место конкретного документа в этой классификации.