Документооборот и документирование

 Типовые сроки исполнения  документов устанавливаются актами  высших органов государственной  власти и управления, а также  центральных функциональных и  отраслевых органов управления.  

 Индивидуальные сроки  устанавливаются руководителем  предприятия. Конечная дата исполнения  указывается в тексте документа  или в резолюции руководителя.   

 Изменение срока исполнения  производится только по указанию  руководителя в следующем порядке: типовые сроки - принятием нового  акта, индивидуальные - руководителем, который их установил.  

 Перенесение срока  исполнения документа по просьбе  исполнителя, мотивированной наличием  уважительных причин, осуществляется  руководителем предприятия после  получения докладной записки  от исполнителя. Решение о переносе  срока исполнения отражается  в резолюции руководителя и  переносится из резолюции в  контрольную карточку.  

 Карточки  контролируемых документов (контрольная картотека) систематизируются по срокам исполнения документов, по исполнителям, группам документов.  

 Службой контроля осуществляются  следующие операции:

формирование картотеки контролируемых документов; 

направление карточки контролируемого документа (пункта задания) в подразделение исполнитель;

выяснении в структурном подразделении фамилии, имени, отчества и телефона исполнителя;  

напоминание подразделению-исполнителю о сроке исполнения;

получение информации о ходе и результатах исполнения;

запись хода и результатов исполнения в карточке контролируемого документа;

регулярное информирование руководителей о состоянии и результатах исполнения;

сообщение о ходе и результатах исполнения документов на оперативных совещаниях, заседаниях коллегиальных органов;

снятие документов с контроля по указанию руководителей;

формирование картотеки исполненных документов.  

 Проверка хода исполнения  осуществляется на всех этапах  истечения срока в следующем  порядке: задания последующих лет - не реже одного раза в год; заданий последующих месяцев  текущего года - не реже одного  раза в месяц; заданий, поручений  текущего месяца - каждые десять  дней, и за пять дней до истечения  срока.  

 Документ считается  исполненным и снимается с  контроля после исполнения заданий, сообщения результатов заинтересованным  организациям и лицам или другого  документированного подтверждения  исполнения. Результаты исполнения  отмечаются в контрольной карточке  и на самом исполненном документе.   

 

 

 

 

 

 

.

 

 

4.Заключение.

Работа с документами должна иметь отработанный порядок ,чтобы не отвлекать работников от главных производственных целей предприятия.

Делопроизводство ведется  как традиционным способом, так и современным безбумажным обменом электронными документами, но осуществляться эта работа должна по строго разработанным правилам.

Организацией документооборота на предприятии занимается канцелярия, служба делопроизводства и др. Их название варьируется - это может быть отдел общего делопроизводства, общий отдел, управление делами и т.д., но самое главное - суть данного подразделения остается одинаковой на всех предприятиях независимо от названия и заключается она в организации потоков документов на данном предприятии

В каждой организации документооборот строится на основе нормативно-методической базы делопроизводства, состоящей из законов, нормативных правовых актов, методических документов, а также индивидуальной инструкции по делопроизводству, которая принимается руководством.

В целях оптимизации документооборота все документы распределяются на документопотоки: регистрируемые и нерегистрируемые документы, входящие, исходящие и внутренние документы, документы, направляемые или поступающие из подведомственных организаций и т.д.

Для полноты картины документооборота на предприятии система документооборот не должен заканчиваться на ответственных исполнителях, т.е. система автоматизации документооборота организации не должна замыкаться только на канцелярии, а должна иметь продолжение в системах управления документооборотом подразделений организации.

Документооборот организации включает прохождение водящих, исходящих и внутренних документов.

Опыт отечественных предприятий по совершенствованию документооборота показал, что эффективная система документооборота достигается за счет соблюдения следующих условий:

-Исключение или крайнее  ограничение возвратного движения  документов;

-Однократность пребывания  документа в одном структурном  подразделении или у одного  исполнителя;

-Пребывание документа  в той или иной инстанции  должно быть обусловлено только  необходимостью его обработки;

-Передача учетно-информационных  сведений о ходе движения и  исполнения документов, результатах  контроля и других сведений  в службу ДОУ с помощью регистрационных  карточек, бездокументными способами, исключающими возвратное движение самих документов;

-Необходимость использования  всех возможных вариантов движения  документов, в том числе средств  оргтехники.

 

 

 

 

Список литературы.

1.Андреева, В.И. Делопроизводство. Требования к документообороту фирмы (на основе ГОСТов РФ). 3-е изд., перераб. И доп.-М., 2002.

2.Белов А. Н. Делопроизводство  и документооборот : учеб. Пособие для вузов М. : Эксмо, 2008, 624 с.

3..Быкова Т. А. Делопроизводство : учеб. Для вузов М. : МЦФЭР, 2006,558с.

4.Демин Ю. М . Делопроизводство. Подготовка служебных документов. СПб.: Питер, 2006, 220 с.

5.Доронина Л. Регистрация  и индексация документов. // Служба  кадров и персонал. 2006. N 6. С. 81

6.Кирсанова М. В. Курс делопроизводства. Документационное обеспечение управления М.: Инфра-М; 2008, 320 с.

7.Кузнецов И. Н. Делопроизводство : учеб.- справ. Пособие М. : Дашков и К, 2006. 520 с.

8.Парушина Н. В. Как организовать  документооборот и хранение бухгалтерских  документов. // Бухгалтерский учет. 2009. N 24. С. 32-35.