Документооборот в организации

В целом объем  документооборота показывает загруженность  всего управленческого аппарата, так как всем его работникам приходится иметь дело с документами.

При подсчете документооборота рекомендуется отдельно учитывать  документы и их копии, выражая  это число дробью, где в числителе  количество обрабатываемых в организации  документов, а в знаменателе количество их копий. Например, 10814/15375.

Подсчет ведется  обычно по регистрационным формам входящих, внутренних (обычно по видам) и исходящих  документов. При этом следует учитывать, что в большинстве организаций, как правило, учитывается лишь число  зарегистрированных входящих документов, а документы, не подлежащие регистрации, редко подсчитываются, хотя их количество значительно превышает количество зарегистрированных документов. Внутренние документы также далеко не всегда регистрируются. Например, докладные и объяснительные записки, справки и т.п. и поэтому их количество точно подсчитать трудно. Кроме того, в настоящее время снятие копии с документов значительно упрощено. Ксерокопировальные аппараты стоят во многих отделах и полученные копии, естественно, не учитываются. Поэтому с большой долей уверенности можно сказать, что повсеместно сведения об объеме документооборота в организации занижены, так как методика учета документов малосовершенна.

Возвращаясь к анализу  документопотоков, можно отметить, что основными целями исследования документопотоков организации являются:

• повышение эффективности управленческой деятельности;
• ускорение движения документов в организации;
• уменьшение трудоемкости обработки документов.

Для анализа  и фиксации движения документов достаточно простым и наглядным средством  является составление графических  оперограмм и маршрутно-технологических карт, в которых поэтапно отражаются операции, проводимые с документами, их исполнители, порядок выполнения операций. Маршрутно-технологические карты могут быть дополнены временными, а также финансовыми затратами на каждом этапе прохождения документов. Кроме оперограмм и маршрутно-технологических карт для наглядного представления, быстрого изучения порядка составления и обработки отдельных документов, а также обучения этому вновь принятого персонала с минимальными затратами могут быть использованы и другие методы наглядного представления движения документной информации: технологические цепочки, графики, схемы, документограммы и т.д. При необходимости также могут применяться и более сложные методы обработки собранных сведений, например, построение информационных моделей.

После получения  результатов анализа структуры  документооборота можно проводить  оптимизацию документооборота, рационализируя его.

3. Пять шагов к успешному документообороту

Экономичность документооборота не всегда связана  с его сокращением. Повышение  экономичности документооборота и  удобства для менеджеров следует  рассматривать во взаимосвязи с  повышением качественного содержания информации. Цель оптимизации (проектирования) документооборота — приведение его  в соответствие с потребностями  управления с одновременным снижением  затрат на его ведение.

Оптимизация документооборота включает два крупных направления:

1. Повышение качественного содержания информации (привязка к центрам ответственности; оптимальный набор и содержание показателей; высокое качество норм и нормативов; наличие информации об отклонениях);
2. Повышение экономичности документооборота и удобства для менеджеров (ликвидация дублирования информации, оптимизация маршрутов движения; совмещение первичного учета для бухгалтерии и оперативного управления и др.; приведение названий документов в соответствие с содержанием).

Повышение экономичности  документооборота и удобства для  менеджеров следует рассматривать  во взаимосвязи с первым направлением, то есть экономичность документооборота не всегда связана с его сокращением. Потеря части информации может привести к отрицательному эффекту в целом  для организации.

Рассмотрим вариант  сокращения документооборота при условии  сохранения его информационной емкости.

Итак, цель оптимизации (проектирования) документооборота —  приведение его в соответствие с  потребностями управления с одновременным  снижением затрат на его ведение.

Процедура оптимизации (проектирования) документооборота включает следующие шаги:

• Шаг 1. Предпроектное обследование или описание организации.
• Шаг 2. Детальное описание существующего документооборота.
• Шаг 3. Анализ качественного содержания информации.
• Шаг 4. Оптимизация документооборота.
• Шаг 5. Создание стандартов (инструкций).

Предпроектное обследование

Задачами первого  шага — описание организауции — являются определение потребностей менеджмента и выявление влияния факторов. Потребности менеджмента выявляются на основе изучения функций, заложенных в должностных инструкциях, и описания групп управленческих решений, принимаемых на разных уровнях управления. Для критического анализа можно использовать существующую внутрипроизводственную отчетность. Работы рекомендуется проводить параллельно с анализом качественного содержания информации.

При построении документооборота, как и при создании организационных  структур управленческого учета, работы начинаются с изучения влияния таких  факторов, как: особенности технологии, состав продукции, организация производства и управления предприятием и его  структурными подразделениями, бизнес-процессы, материальные потоки. Организация документооборота во многом зависит от наличия в  организационных структурах управления центров ответственности; развития механизма внутрифирменного предпринимательства; наличия управления по отклонениям; компетентности менеджмента и использовании  им прогрессивных методов принятия решений; наличия персональных компьютеров, информационных сетей и др.

В ходе предпроектных работ, в частности, нужна большая детализация в части описания центров создания (преобразования, использования) информации и их персонифицированных взаимосвязей (учетных точек); описанию документов и существующих документопотоков.

Разработка систем документооборота под цели управления и психологию менеджмента, безусловно, с учетом технологических и организационных  особенностей предприятия, должна начинаться без привязки к конкретному программному продукту. Вначале нужно создать идеологию, и только затем искать под нее программный продукт.

Исходя из практики проектирования систем документооборота, можно предложить следующую последовательность работ:

1. построение схем учетных точек основного производства, вспомогательных производств, функциональных служб;
2. построение схем их взаимосвязей;
3. сбор заполненных форм документов и отчетов в разрезе учетных точек;
4. их систематизация в альбомы;
5. описание сроков представления, направления движения документов и форм отчетности (в какие сроки, кому и от кого передается документ);
6. построение тематических и сводных схем документооборота;
7. проведение логического и реквизитного анализа документов;
8. анализа пути прохождения документов в процессе их создания, согласования и утверждения;
9. выработка предложений по внесению изменений в существующую схему документов и отчетности в связи с предложениями по изменению других параметров управленческого учета (учет по отклонениям, центрам ответственности и др.);
10. разработка предложений по устранению дублирования информации;
11. разработка предложений по унификации документов;
12. разработка предложений по рационализации движения документов и отчетности;
13. разработка проекта оптимизированной сводной схемы документооборота и внутренней отчетности;
14. разработка и внедрение стандартов документооборота и формирования внутренней отчетности.

При выполнении перечисленных  операций следует учесть некоторые  советы.

Учетные точки. Во-первых, вы определяете субъекты взаимоотношений в ходе обмена информацией. Их можно назвать центрами возникновения, потребления и передачи информации, или учетными точками. Итак, учетные точки зафиксированы, на предыдущем этапе описаны взаимосвязи подразделений, теперь вы можете, соединив и дополнив этот материал, построить схемы взаимосвязей учетных точек.

Данные схемы  помогут вам не только отсечь несущественные связи на первых шагах проекта  без облечения их в документальную форму, но и сэкономить время и  деньги. Они незаменимы при тестировании предложений по оптимизации на предмет  «все ли учтено».

Альбомы и описания документов. Важный шаг — создание альбомов документов, существующих на момент выполнения проекта, и их описание; это самая трудоемкая, неинтересная и неблагодарная работа.

При проведении работ  по оптимизации документооборота воспользуйтесь советами, полученными в результате анализа практики ошибок: своевременно ставьте ограничения — «не объять необъятного»; выясните, составляет ли документ тот же работник, что и подписывает, или есть реальные невидимые исполнители; в ситуациях, когда начальник цеха подписывает накладную на передачу полуфабриката в следующий цех, определитесь, сколько раз вы опишите движение документа: один раз от цеха к цеху, или проследите весь путь. При этом должен быть идентичный принцип записей по всем подразделениям организации.

При проведении работ  должно соблюдаться обязательное условие: описание документов необходимо представлять в единообразной форме по всем подразделениям организации.

Локальные и общие  схемы документооборота. После описания документов можно переходить к построению схем. Они способствуют ответу, например, на вопрос — сколь труден путь рядового документа в четырех экземплярах в отличие от самой производственной операции. Анализ схемы движения документа заставляет задуматься о целесообразности итоговых маршрутов. Например, зачем нужны первичные документы по внутреннему перемещению в плановом отделе?

4.Тематический анализ и оптимизация документооборота

Загромождение документооборота, его нерациональность можно увидеть, проведя анализ по темам. Проанализируем, например, входы и выходы материального потока в подразделении (движение полуфабрикатов, готовой продукции). Может оказаться, что торжественный факт перехода контейнера с обработанным сырьем из цеха в цех будет сопровождаться фейерверком записей в первичных документах, журналах, сводках и отчетах. Значительное дублирование встречается и при передаче полуфабрикатов в пределах одного цеха.

Для выработки решения  о сокращении записей рекомендуется  проводить реквизитный анализ в табличной или графической форме. Он формально показывает дублирование показателей в документах. Анализ локальных схем, дополненный выяснением конкретного назначения документа, сводки или записи в учетном регистре (управленческое решение и т.д.) помогут выявить дублирование документов или реквизитов по существу. В результате принимается решение о сокращении или преобразовании документов с учетом технической оснащенности цехов и возможностей АСУ. Также могут быть даны рекомендации по объединению журналов:

• При оптимизации документооборота следует привести названия документов в соответствие с их содержанием. На первый взгляд незначительная процедура снимает много проблем при смене менеджеров подразделений и для организации внутреннего аудита со стороны внешних к проверяемому цеху подразделений.
• Наглядное представление об излишних функциях дают функциограммы, они также способствуют преобразованиям.
• Завершает работы по проектированию создание стандартов документооборота и формирование внутренней отчетности. По каждой теме (или документу) разрабатываются формы отчетности (документа); инструкции по заполнению формы (целевое использование с учетом уровня управления, порядок заполнения реквизитов и (или) показателей: в какую графу и/или строку, какое значение показателя и т.д.); разрабатывается регламент (кто, куда, кому и в какие сроки передает форму отчетности (документа); устанавливается ответственность за нарушение регламента.
• При оптимизации документооборота предпочтителен комплексный подход, так как изменения, вводимые на одном участке работы, могут вызвать затруднения на другом; иногда упрощение работы может привести к ослаблению контроля; перераспределение функций работников может повлечь за собой ухудшение качества работы и т.д.

Целесообразность  и логика осуществления всех видов  работ оцениваются с точки  зрения того, как они способствуют оптимизации информационного обеспечения  управленческих решений, оперативности  и точности их выполнения.

5. Оптимизация документооборота организации

Любая деятельность организации отражается в документах, и, чтобы улучшить качество рабочих  бизнес-процессов, необходимо улучшить документооборот, то есть оптимизировать его. Под оптимизацией документооборота понимается комплекс мер организационного, технического, программно-технического и оргпроектного характера, выполняемых организацией.