Документоведение как научная дисциплина

Однако, несмотря на тесную связь  документоведения с источниковедением, между ними имеются существенные различия, которые наблюдаются:

• в объекте исследования (источниковедение изучает, кроме письменных документальных источников, также и другие виды и формы исторических источников, в частности, вещественные);
• в целях исследования (источниковедение изучает документ с целью выработки методов извлечения необходимой информации);
• в хронологии (источниковедение изучает документы исключительно в ретроспективной среде, а документоведение – также в оперативной и в перспективной среде).

Последнее отличие вообще не позволяет, на наш взгляд, относить документоведение к числу исторических дисциплин, как это делают многие авторы, поскольку историческая наука  ограничена изучением лишь прошлого человеческого общества.

Следует также заметить, что  в последнее время обнаружилась тенденция к тому, чтобы само источниковедение вывести за рамки исключительно  исторической науки и рассматривать  как интегрирующую дисциплину в  системе гуманитарных наук, как элемент  исторической антропологии, этнологии, социологии, т.е. всего гуманитарного  знания. В результате такого подхода  закономерно возникает комплексная  проблема феномена документа и, как следствие, задача развития новой дисциплины – феноменологии документа.

По целям и объекту  изучения документоведение тесно связано  с архивоведением. Их объединяют общая  задача – формирование эффективной  информационной среды, единый объект исследования – документ, а также единство способов организации, хранения, поиска информации, выработки принципов  документообразования.

Вместе с тем документоведение и архивоведение изучают документ с двух противоположных сторон: архивоведение  – со стороны информационной ценности документа как исторического  источника с упором на комплексы  документов, а не на отдельные документы. Документоведение изучает свой объект со стороны информационной и оперативной  ценности, как носитель информации, функционирующий прежде всего в  современной социальной среде.

Документоведение оказывает  непосредственное влияние на развитие архивоведения, так как чем качественнее документы, созданные в делопроизводстве, тем успешнее будет работа архивов  по хранению и использованию документных  богатств.

Немало общего можно обнаружить также между документоведением  и книговедением. Их сближают: информационная, социальная сущность объектов исследования – документа и книги; во многом одинаковые цели и функции; бумага как  общий материальный носитель информации; письмо как одинаковый способ передачи информации. Причём с развитием компьютерных технологий происходит дальнейшее сближение  документа и книги, которые одинаково  могут быть представлены в электронном  варианте. В то же время между  документоведением и книговедением  существуют и различия, которые заключаются  прежде всего в том, что книга  – объект книговедения – предназначена  для тиражирования, множественного воспроизведения информации, тогда  как документ уникален.

Документоведение взаимосвязано  с правоведением, прежде всего с  такими его отраслями как конституционное, гражданское, административное, трудовое, предпринимательское право. В документоведении широко используются достижения правовой науки: придание юридической силы документам, правовые способы их введения в действие, классификация правовых актов и  др. В современном законодательстве документация дифференцируется по видам, значимости, выделяются отдельные системы  документов. Одним из объектов документоведения является система организационно–правовой  документации. Юристы в своей повседневной деятельности не могут обойтись без  знания основ документоведения, организации  и технологии документационного  обеспечения управления. Криминалисты исследуют природу документов, приёмы, способы преднамеренного искажения  документированной информации и  т.п. с целью раскрытия и расследования  служебных подлогов.

Нельзя не сказать и  о связи документоведения с экономическими науками. Оптимизация деятельности служб документационного обеспечения  управления невозможна без определения  их экономической эффективности, без  всестороннего анализа использования  финансовых и материальных ресурсов на создание и обработку документов, без составления соответствующих  методик, нормативов трудозатрат и  т.д. В число систем документации, изучаемых документоведением, входят и такие специальные системы, непосредственно отражающие экономическую  сферу жизни и деятельности общества, как бухгалтерская, отчётно-статистическая, технико-экономическая, внешнеторговая, банковская, финансовая.

Традиционно прочными являются взаимосвязь и взаимодействие между  документоведением и теорией  управления, менеджментом, поскольку  в документах находят непосредственное отражение и функции управления, и его организация. В этой связи  В.С. Мингалёвым даже сформулирован  “наиболее общий закон документоведения”, суть которого заключается в “соответствии содержания документации функциям управления”. В свою очередь, рациональная организация работы с документами способствует совершенствованию управленческой деятельности, повышению её эффективности, поскольку практически все работники управленческого аппарата заняты работой с документами, затрачивая на эти цели, по некоторым данным, не менее 60% рабочего времени.

Появление и успешное развитие в последние годы новой научной  дисциплины – информационного менеджмента  ещё сильнее сблизило исследование управленческих и документоведческих проблем, поскольку большая часть  информации фиксируется в документах. Более того, некоторые авторы (М.В. Ларин) в перспективе прогнозируют объединение служб документационного  обеспечения управления и информационного  менеджмента.

Документоведение испытывает также влияние таких прикладных дисциплин как социология управления, психология управления и делового общения.

В документоведении достаточно широко используются достижения прикладной лингвистики прежде всего с целью  унификации текстов документов, стандартизации языковых единиц, а также в процессе редактирования служебных документов.

Особо следует остановиться на связи документоведения с науками  об информации. Стремительное наращивание  информационных ресурсов, бурное развитие компьютерных технологий и активное теоретическое осмысление информационных процессов во второй половине 20 столетия не просто оказали влияние на характер и содержание документоведческих исследований, но и привели к встраиванию  документоведения в цикл наук о социальной информации. В результате документоведение оказалось самым тесным образом  связано с такими научными дисциплинами, как социальная информатика, документалистика, вычислительная техника и программирование, информационная безопасность и защита информации и др. Лишь совместно с этими науками документоведение имеет возможность на современном этапе эффективно решать теоретические и прикладные задачи, связанные с производством, передачей, потреблением, хранением документированной информации.

Для решения некоторых  своих проблем документоведение широко использует достижения в области  технических и естественных наук, поскольку документ является материальным объектом, носителем информации, обладающим вполне определёнными физическими  свойствами. Кроме того, создание, поиск, хранение документов связаны со средствами документирования и передачи информации, в том числе с использованием сложной современной оргтехники.

Тесная связь документоведения с самыми разными теоретическими и прикладными научными дисциплинами во многом обусловила и методы документоведческих исследований, т.е. способы, приёмы для  решения конкретных научных задач. Эти методы разделяются на общенаучные  и специальные, частные. К числу  общенаучных относятся те из них, которыми пользуются все или большинство  наук:

• системный метод;
• метод моделирования;
• функциональный метод;
• анализ;
• синтез;
• сравнение;
• классификация;
• обобщение;
• восхождение от абстрактного к конкретному и др.

Некоторые из перечисленных  методов, в свою очередь, также могут  классифицироваться. В частности, моделирование  подразделяется на дескриптивное, графическое, математическое, натурное (физическое). Причём большинство из этих разновидностей применяется и в документоведении.

С общенаучными тесно связаны  специальные методы. Однако область  их применения гораздо уже и ограничена, как правило, одной или несколькими, тесно связанными между собой  науками. К специальным методам  в документоведении относятся:

• методы унификации и стандартизации документов;
• метод формулярного анализа;
• метод однократности в документировании и делопроизводственных операциях;
• метод экспертизы ценности документов.

 

 

 

 

Заключение

 

Документоведение – сравнительно молодая научная дисциплина. Возникает  острая необходимость в научных  исследованиях в этой области, а  также в подготовке высококвалифицированных  кадров, что послужило дальнейшим толчком к развитию документоведения как научной и учебной дисциплины. К сожалению, круг специалистов, занимающихся вопросами документоведения очень  мал. Росархив в соответствии с возложенными на него задачами осуществляет методическое руководство и контроль за организацией работы с документами в федеральных  органах власти, координирует научно-исследовательскую  работу в области документоведения, разрабатывает и утверждает обязательные для исполнения нормативно-методические материалы по организации делопроизводства.

В настоящее время документоведение вступило в очень ответственную  сферу деятельности по автоматизации  управления документами, где наблюдаются  общие, пересекающиеся и соприкасающиеся  проблемы различных научных дисциплин, профессиональных областей и технологических  подходов.

Документоведение – научная  дисциплина, которая изучает в  историческом развитии: 1) закономерности образования документов; 2) способы  их создания; 3) становление и развитие систем документации, складывающиеся в различных отраслях человеческой деятельности.

Важнейшей задачей документоведения на современном этапе является теоретическое  обоснование процессов документационного  обеспечения управления. Это предмет  документоведение. Сама же организация  документных работ: создание, изготовление, прием, распределение, регистрация  документов, контроль исполнения, справочная работа, вопросы классификации документов, порядок проведения экспертизы ценности, хранения и использования документов – предмет делопроизводства. Параллельно с термином “делопроизводство” в 90-е годы используется термин “документационное обеспечение управления” и “информационно-документационное обеспечение управления”. Появление этих терминов связано с внедрением компьютерных систем в управление и с тем, что помимо традиционной работы с документами осуществляется и информационное обеспечение управления, работа с базами данных.

Документы являются объектом исследования многих научных дисциплин  – архивоведения, источниковедения, информационных дисциплин, правовой, исторической науки, бухгалтерского учета, статистики и др. Так, для юриста документ служит способом доказательства, свидетельства  чего-либо, для историка – исторический источник, для специалиста в области  управления – средство фиксации и  передачи управленческих решений. В  отличие от перечисленных наук документоведение интересуется документом как таковым, не рассматривая его в качестве средства для решения других задач.

Таким образом, объектом документоведения является документ в том смысле как  это определено в государственном  стандарте на терминологию в области  документоведения и архивоведения: “Документ; документированная информация: зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать”.

Причина появления любого документа – необходимость зафиксировать  информацию. Отобразив информацию, документ обеспечивает ее сохранение и накопление, возможность передачи другому лицу, многократное использование, возвращение к информации во времени. Таким образом, документ оценивается  по информации, которую он содержит.

Документ как объект исследования можно рассматривать на разных уровнях: 1) это может быть отдельный документ; 2) система документов (документы, применяемые  в определенной сфере деятельности); 3) вся совокупность разнообразных систем документации, т.е. все виды, жанры документов, создающихся в обществе.

В настоящее время документоведение рассматривается преимущественно  как теория документационного обеспечения  управления (ДОУ), но все другие системы  не должны упускаться из вида.

 

Список литературы

 

1. Зиновьева Н.Б. Документоведение: учебно-методическое пособие. – М.: Профиздат, 2001. – 324 с.
2. Конькова А.Ю. Письмовники XIX века как руководство к составлению деловых писем и бумаг // Секретарское дело. – 1997. – № 3. – С.105-113.
3. Кушнаренко Н.Н. Документоведение. – Киев: Знание, 2001. – 460 с.
4. Рудельсон К.И. Современные документальные классификации. – М.: Наука, 1973.
5. Румынина Л.А. Документационное обеспечение управления. – М.: ACADEMIA, 2005. – 224 с.
6. Столяров Ю.Н. О месте документоведения в системе наук // НТИ. – Сер.1. – 2004. – № 6. – С.1-3.