Автор работы: Пользователь скрыл имя, 10 Апреля 2014 в 15:40, реферат
Цель данной курсовой работы: показать роль документов, необходимость их взаимодействия на организации. На организации существует управленческая документация, применяемая при оформлении распорядительной и исполнительной деятельности и играющая особую роль среди всех других систем.
Распорядительная часть приказа излагается в повелительной форме от первого лица единственного числа.
Распорядительная часть делится на пункты и подпункты, нумеруемые арабскими цифрами, если приказом предписывается выполнение различных по характеру действий.
Приказы подписываются руководителем организации или его заместителем.
Приказы по основной деятельности готовятся по поручению руководителя организации руководителями подразделений с привлечением специалистов; в отдельных случаях, когда речь идет о решении сложных, комплексных вопросов, для подготовки приказа руководителем организации может создаваться комиссия из представителей нескольких подразделений.
Поскольку задачи и функции по своему характеру могут быть и основными, и оперативными, то приказы по основной деятельности классифицируются как:
- приказы по собственно основной деятельности (издаются в рамках выполнения главных стратегических, организационных задач и так называемых «штабных» функций)
- приказы по административно-
Приказы по основной деятельности
и по административно-
ВЫВОД: Приказы проходят определенные стадии подготовки, прежде чем они буду изданы, подписаны и зарегистрированы. Так же приказы, в которых раскрываются разные стороны деятельности предприятия или организации, то и сроки хранения у этих документов будет разные.
6. Регистрация и контроль за исполнением документов
Регистрация документов - важнейший этап работы с документами и определяется как "фикция факта создания либо получения документов путем присвоения им порядковых номеров и записи установленных сведений о них".
Документы регистрируются один раз. В небольшом учреждении, фирме все документы регистрирует централизованно секретарь. В учреждении, имеющем отделы, регистрация внутренних документов проводится децентрализовано по группам: в бухгалтерии, отделе кадров, канцелярии. При этом внутренние документы должны регистрироваться в день подписания или утверждения, входящие - в день поступления, исходящие - в день отправки. Формы регистрации могут быть трех видов: журнальная, картонная и автоматизированная электронная (на ПЭВМ).
Контроль исполнения порученного задания является одной из функций управления. В контроле можно выделить контроль по существу решения вопроса и контроль за сроками исполнения задания. Контроль по существу выполнения поручения, решения вопроса осуществляет руководитель (учреждения или отдела) или специально уполномоченные лица. Контроль по существу - это оценка, насколько правильно, удачно, полно решен вопрос. Контроль за сроками исполнения ведет секретарь или служба документационного обеспечения управления.
ВЫВОД: Регистрация каких либо документов производится один раз, так же огромный смысл имеют сроки регистрации документов. Контроль за исполнением документов обычно возлагается на руководителей отделов организации или предприятия.
7. Текущее хранение документов
В процессе деятельности фирмы, учреждения, предприятия получают и создают большое количество документов. После их использования в оперативной деятельности для решения текущих вопросов документы становятся хранителями ретроспективной информации.
Быстрый поиск и использование таких документов возможны лишь при четкой их классификации. Простейшей классификацией документов является группировка их в дела. Совокупность документов или документ, относящийся к одному вопросу или участку деятельности и помещенные в одну обложку - дело.
В заголовках с распорядительной документацией, а так же с протоколами после указания вида документа, дается автор и год.
Например: "Приказы директора банка за 2000 г."
При составлении заголовка каждого конкретного дела необходимо учитывать сроки хранения документов. Документы с постоянным сроком хранения свыше 10 лет и временным до 10 лет не могут группироваться в одно дело. Сроки хранения устанавливаются по перечням документальных материалов с указанием сроков хранения (типовым и ведомственным) и уточняются экспертной комиссией (ЭК) организации.
ВЫВОД: Документы должны иметь четкую классификацию для более быстрого и точного поиска необходимого документа. Сроки хранения документации очень важны, так как нельзя хранить документы с постоянным сроком хранения свыше 10 лет и временным до 10 лет это может привести, допустим, к исчезновению важнейших документов, так как просто из-за человеческой невнимательности они были не в нужное дело подшиты.
ЗАКЛЮЧЕНИЕ
В данной работе была рассмотрена история возникновения и развития приказа. Мы увидели, что приказ является основным документов управленческой деятельности, и на протяжении развития делопроизводства он изменялся, редактировался, но своих обязанностей документ не потерял.
Приказ - правовой акт, издаваемый руководителем организации, действующим на основе единоличного принятия решения, может касаться широкого круга организаций и лиц.
Эффективная деятельность аппарата управления непрерывно связана с правильной организацией работы с документами. С каждым деловым документом в аппарате управления проводится трудоёмкая работа по составлению, перепечатке, считке, учету (регистрации), хранению и т.д.
Приказы регулируют порядок финансирования деятельности учреждения, ее материально-технического обеспечения, научно-техническую политику, информационное и документационное обеспечение деятельности, социальные вопросы. Существуют различные типы приказов, которые касаются всех видов производства и сфер жизни человека. Для создания данного документа требуется сбор необходимой информации по существу поставленного вопроса. После сбора и изучения необходимых материалов, четко определив цель издания распорядительного документа, приступают к составлению его проекта.
Проекты приказов составляются на основе тщательного и всестороннего изучения вопросов. За исполнением приказов всегда осуществляется контроль, и возлагается ответственность на исполнителей.
Современному руководителю необходимо не только уметь грамотно составлять приказ, но и строго следить за его исполнением. Это позволяет эффективно осуществлять процесс производства в организации и на предприятии.
Из всего выше изложенного можно сделать самый главный и важнейший вывод: всегда во всех сферах деятельности человек будет сталкиваться с приказами, так как без приказов ни о какой официальной деятельности и речи быть не может. Так как ни какая организация не может не использовать в своей деятельности приказов или не может не опираться на руководящие указания выше стоящих инстанций.
По моему мнению трудностей при изучении и при дальнейшем использовании этих знаний быть не может, так как просто нужно следовать определенному алгоритму написания приказов и сохранением законности оснований для появления того или иного приказа, для того что бы они не противоречили главным государственным законам и имели обоснованную юридическую силу.
СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ И ЛИТЕРАТУРЫ:
Источники:
Литература: