Документирование управленческой деятельности ООО «АБ-Строй»

СОДЕРЖАНИЕ

    

ВВЕДЕНИЕ.............................................................................................................3 Глава 1  Документирование  управленческой деятельности 

ООО «АБ-Строй»………………………………………………………………...4

1.1. Реквизиты управленческих документов и правила  их оформления……..4

1.2.Требования к бланкам  документов……………………………………..…..4 

1.3. Подготовка и оформление  основных видов  документов…………..……5 

Глава  2   Система документооборота ООО «АБ-Строй»……………..….8

2.1. Краткая  характеристика объекта исследования…………………….….…8

2.2. Характеристика  организационной структуры управления 

ООО «АБ-Строй»…………………………………………………..…………….9

Глава 3    Функциональность  документов, применяемых в управленческой деятельности………………………………………………….………..10

Глава 4 Организация исполнения документов ООО «АБ-Строй»…...12

4.1. Порядок работы с входящими  документами……………………………...12

4.2. Сроки исполнения входящих  документов………………….......................13

4.3. Порядок работы с исходящими  документами…….………………………13

4.4. Порядок работы с внутренними  документами……………………………14

4.5. Контроль исполнения документов………………………………………..15

4.6. Печатание, тиражирование и  рассылка документов…………………….15

4.7. Регистрация и индексация  документов…………………………………..16

4.8. Поиск документов…………………………………………………………16

4.9. Формирование и оформление  дел………………………………………….17

4.10. Обеспечение сохранности документов…………………………………..18

Глава 5 Анализ работы с документами……………………………………..19

Глава 6 Охрана труда и техника пожарной безопасности……….…….....22

6.1. Охрана труда в службе ДОУ.. ..……………………….…………………...22

4.2 Пожарная безопасность……………....…………………….........................19

ЗАКЛЮЧЕНИЕ...................................................................................................29

СПИСОК  ЛИТЕРАТУРЫ.................................................................................31

ПРИЛОЖЕНИЯ………………………………………………………………...33

ПРИЛОЖЕНИЕ 1

ПРИЛОЖЕНИЕ 2

ПРИЛОЖЕНИЕ 3

ПРИЛОЖЕНИЕ 4

ПРИЛОЖЕНИЕ 5

ПРИЛОЖЕНИЕ 6

ПРИЛОЖЕНИЕ 7

ПРИЛОЖЕНИЕ 8

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

ВВЕДЕНИЕ

В строительной организации ООО «АБ - Строй» ведется работа не только с

проектно-сметной  и организационно-технологической  документацией (проекты организации строительства, проекты производства работ, технологические карты), но и с организационно-распорядительными документами. Слаженность и четкость выполнения строительно-монтажных работ во многом зависят от правильно поставленной работы с организационно-распорядительными документами.

Организационно-распорядительные документы  сопровождают управленческие функции внутри ООО «АБ – Строй» и являются одним из каналов связи с внешним миром. Организационно-распорядительные документы обслуживают коллектив организации в процессе ее строительной деятельности.

Отсутствие навыков и дисциплины в работе с документами является существенным недостатком в подготовке специалиста ДОУ, специалистов и руководителей. Чтобы правильно и быстро подготовить документы, необходимо знать предъявляемые к ним требования. Невыполнение этих требований может лишить документы юридической и практической значимости.

Организационно-распорядительные документы ООО «АБ – Строй» - это комплекс документов (акты, распоряжения, письма и т.п.), объединенных логической связью по тематике строительной организации, отправителям и получателям, руководителям и исполнителям.

     Базой курсовой работы являются нормативные акты Федерального и регионального уровней, публикации периодической печати, статьи справочных, информационных изданий и Интернет.

В работе представлены некоторые образцы  документов ООО «АБ-Строй».

 

 

 

ГЛАВА 1 ДОКУМЕНТИРОВАНИЕ УПРАВЛЕНЧЕСКОЙ 

  ДЕЯТЕ-ЛЬНОСТИ  ООО «АБ - СТРОЙ»

1. Реквизиты управленческих  документов и правила  их оформления

 

 

       В делопроизводстве существуют единые требования и правила  оформления документов управления, которые установлены государственными нормативными актами:

1. ГОСТ Р 6.30-2003 Унифицированные системы документации. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов;        

2. Государственный  стандарт РФ ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения»;        

3. «Государственная  система документационного обеспечения  управления. Основные положения.  Общие требования к документам  и службам документационного обеспечения».        

Выполнение  единых правил оформления документов обеспечивает:

1. оперативное и качественное составление и исполнение документов;
2. организацию быстрого поиска документов;
3. организацию регистрации поступающих, отправляемых и внутренних документов.
4. подготовку документов к ведомственному и архивному хранению

 

       

1.2. Требования к бланкам  документов       

Конкретный  набор реквизитов для каждого  документа определяется его видом  и разновидностью. Отдельные реквизиты  являются обязательными для каждого документа, независимо от его вида. Отсутствие таких реквизитов лишает его юридической силы. К обязательным реквизитам, прежде всего, относятся постоянные реквизиты, входящие в состав бланка документа. Эти реквизиты заранее наносятся на стандартный лист бумаги типографским способом или с помощью специального штампа и образуют официальный бланк документа (приложение 1).      

ООО «АБ-Строй» не использует герб РФ на бланках  документации т.к. эта строительная организация не является органом представительной и исполнительной власти. На своих бланках ООО «АБ-Строй» использует:

-Эмблему организации - наименование организации

-местонахождение организации

 

1.3. Подготовка и оформление  основных видов  документов       

Для успешной деятельности  ООО «АБ-Строй» необходимо, прежде всего, ее организационное оформление. Если эта служба представляет собой самостоятельное структурное подразделение с несколькими работниками, то вполне обоснованной потребностью является разработка комплекса взаимоувязанных документов, регламентирующих структуру, задачи и функции подразделения, организацию его работы, права, обязанности и ответственность руководителя и специалистов подразделения, т. е. создание комплекса организационных документов.       

Организационными  документами называется комплекс взаимоувязанных документов, регламентирующих структуру, задачи и функции предприятия, организацию его работы, права, обязанности и ответственность руководства и специалистов предприятия.        

Организационными  документами являются:

• устав,
• структура и штатная численность аппарата управления,
• штатное расписание,
• правила внутреннего трудового распорядка,
• положение о структурном подразделении предприятия,
• должностная инструкция работника (приложение 2).

 

       Распорядительные  документы регламентируют деятельность предприятия, и документируется в основном, посредством издания приказов директором предприятия. По содержанию приказы делятся на два вида: основной деятельности и по личному составу.       

Распорядительными документами являются:

• приказ (приложение 3)
• распоряжение,
• указание,
• инструкция.

 

       Информационно - справочные документы отражают процессы принятия управленческих решений и сами решения. Документирование хода производственных совещаний и оформление документов возлагается на сотрудника, ответственного за ведение работы с документами.        

Информационно - справочными документами являются:

• протокол, (приложение 4)
• акт, (приложение 5)
• письмо, (приложение 6)
• докладная и объяснительная записки, справка, (приложение 7, 8)
• телеграмма  и телефонограмма. (приложение 9)

 

       В соответствии с Уставом учреждения разрабатывается его структура  и определяется штатная численность, что закрепляется в соответствующем  документе. Здесь указываются все  структурные подразделения учреждения, вводимые в учреждении должности и количество штатных единиц по каждой из должностей. Документ составляется на бланке ООО «АБ-Строй», подписывается заместителем руководителя учреждения, согласовывается с главным бухгалтером, утверждается директором.        Изменения в структу-ру и штатную численность вносятся приказом директора ООО «АБ-Строй».        

Должностной и численный состав учреждения с  указанием фонда заработной платы  закрепляется в штатном расписании. Штатное расписание составляется на бланке учреждения и содержит перечень должностей, сведения о количестве штатных единиц, должностных окладах, надбавках и месячном фонде заработной платы. Штатное расписание подписывается заместителем руководителя учреждения, согласовывается с главным бухгалтером и утверждается руководителем учреждения, при этом в грифе утверждения указываются общая штатная численность учреждения и месячный фонд заработной платы. Изменение в штатное расписание вносятся приказом директора ООО «АБ-Строй».        

Организация работы ООО «АБ-Строй», взаимные обязанности работников и администрации, предоставление отпусков, командирование сотрудников, режим работы и другие вопросы отражаются в правилах внутреннего трудового распорядка или в положении о персонале. Эти документы составляются на бланке учреждения, согласовываются путем обсуждения на собрании трудового коллектива, визируются юристом и утверждаются директором учреждения.        

 Распорядительная деятельность  организации документируется в  основном посредством издания  приказов директором организации.  По содержанию приказы делятся на два вида: по основной деятельности и по личному составу.       

Процессы  коллегиального принятия управленческих решений и сами решения документируются  с помощью протоколов производственных совещаний у руководства ООО «АБ-Строй». Документирование хода производственных совещаний и оформление протокола возлагается на секретаря-референта, ответственного за ведение работы с документами. 
 

 

 

 

ГЛАВА 2 СИСТЕМА ДОКУМЕНТООБОРОТА ООО «АБ-СТРОЙ»

2.1. Краткая характеристика объекта исследования

ООО «АБ-Строй» - многопрофильное предприятие стройиндустрии и строительно-монтажных работ.

Основной  и характерной чертой предприятия  является выполнение строительно-монтажных работ, прокладка инженерных коммуникаций и благоустройство территории.

Предприятие было создано в ноябре 1994 года.

Местонахождение ООО «АБ-Строй»: 127032, г. Москва, ул. Ижорская, 6.

Основной  целью деятельности предприятия  является - получение прибыли.

Для получения прибыли ООО «АБ-Строй» осуществляет такие виды деятельности:

• Строительство зданий и сооружений;
• Ремонтно-строительные работы;
• Производство сборного железобетона;
• Производство бетонных товаров строительных растворов и т.д.,
• Производство металлоконструкций;
• Деревообработка, производство столярных изделий;
• Транспортные услуги.

Основными задачами предприятия является:

• Своевременное и качественное выполнение по строительству и вводу в действие мощностей и объектов строительства, выполнение комплекса специальных строительных и монтажных работ;
• Повышение эффективности строительного производства, экономии всех видов используемых ресурсов, внедрение науки и техники;
• Деятельность и услуги в условиях рыночной экономики, обеспечивающих проведение эффективной экономической и коммерческой работы;
• Развитие подсобно-высокой рентабельности работы и улучшение социального положения работников ООО «АБ-Строй».