Документирование

Содержание.

 

 

1. Международные стандарты в области работы с документами
2. Типовые структуры службы ДОУ в организациях различных уровней управления.
3. Этапы движения входящих документов в организации.
4. Приказ об утверждении инструкции по делопроизводству.
5. Используемая литература.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

1.Международные стандарты в области работы с документами.

   Стандартизация в области управления документацией позволяет более эффективно организовать работу с документами в сфере управленческой деятельности. Самостоятельным направлением совершенствования управления документацией является международная стандартизация. 
В ряде стран основным нормативным документом, регламентирующим работу с документами, является национальный стандарт по управлению деловой документацией, эквивалентный международному стандарту ИСО 15489:2001 «Информация и документация — Управление документами».

Можно сказать, что международные стандарты ИСО 23081 и ИСО 15801, посвященные соответственно делопроизводственным метаданным и обеспечению достоверности и надежности информации, хранящейся электронным способом, также служат основой для разработки национальных стандартов во многих странах мира.

В Российской Федерации действует  национальный стандарт ГОСТ 7.70-2003, разработанный  на основе «Дублинского ядра» —  универсального набора описательных реквизитов, который рекомендуется включать в состав метаданных информационных ресурсов.

В 2007 году на основе ISO 15489-1:2001, Information and Documentation — Records Management разработан ГОСТ ИСО 15489-1-2007, полностью соответствующий  содержанию международного аналога.

Стандартизация массивов метаданных об информационных ресурсах, развитие систем их классификации и  каталогизации должно стать основой  создания эффективных средств навигации  в российском информационном пространстве, а также постоянно действующего мониторинга информационных ресурсов (прежде всего государственных) и  информационной деятельности.

В многочисленных существующих и разрабатываемых стандартах в  области управления документами  можно выделить три уровня.

Высший уровень  пирамиды заслуженно занимает ГОСТ Р  ИСО 15489-102007 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому  делу. Управление документами. Общие  требования», определяющий основные принципы управления документами независимо от видов носителей и используемых технологий. К сожалению, аналогичного стандарта по организации долговременного  хранения пока нет, хотя в какой-то степени  его роль играет ISO 14721:2003 «Базовая модель открытой архивной информационной системы» (Open Archival Information System, OAIS).

К следующему уровню можно отнести стандарты, регламентирующие отдельные процедуры и виды работ. Сюда же можно включить требования к функциональным возможностям специализированных электронных систем для управления документами и для архивного  хранения электронных документов, а  также к «делопроизводческим» функциональным возможностям бизнес-приложений.

Основание этой пирамиды образуют стандарты, регламентирующие различные методы и технологии, используемые в системах управления документами: файловые форматы, носители для долговременного  хранения информации, метаданные, протоколы  обмена и взаимодействия.

Стандарты предназначены  для достаточно широкого круга специалистов. Пользователей стандартов по управлению документацией условно можно  разделить на две группы: на специалистов в области делопроизводства и  архивного дела и на специалистов других направлений, которые по роду своей деловой деятельности создают, используют и хранят документы.

Для широкого и эффективного использования стандартов есть определенные препятствия. В нашей стране это  прежде всего языковой барьер: большинство  стандартов в области управления документацией доступны только на иностранных  языках, которые наши специалисты  знают не слишком хорошо. Кроме  того, у нас пока еще слабо налажено информирование специалистов о мировых  тенденциях в стандартизации, о разрабатываемых  и вновь утвержденных стандартах.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

2.Типовые структуры службы  ДОУ в организациях различных  уровней управления.

 

Структура в системе органов  управления рассматривается, во-первых, как устойчивая связь, т.е. взаимодействие элементов управления, во-вторых, как  схема распределения общего объема функций органа управления между  структурными подразделе ниями и  схема их взаимодействия.

Структура службы делопроизводства должна определять оп тимальный состав ее внутренних подразделений, их взаимодей  ствие, характер подчинения.

Основные положения ГСДОУ  частично регламентировали названия служб  делопроизводства, которые типизированы в за висимости от принадлежности организаций и учреждений к определенным группам и уровням управления.

Управление делами создается в министерствах и ведомствах как структура, в которой выполняется работа с документами, и как орган контроля и координации делопроизводства в цен тральном аппарате и в отрасли. Управления делами имеют сле дующий типовой состав структурных подразделений:

• секретариат (в состав которого входят приемная министра, его  секретариат, приемные и секретариаты заместителей министра, секретариат  коллегии, протокольное бюро);

• инспекция при министре, выполняющая функции контроля за исполнением правительственных  документов, распоряди тельных документов органов власти, приказов министра;

• канцелярия, в состав которой  включают экспедицию, бюро правительственной  переписки, бюро учета и регистрации  до кументов, машинописное бюро (компьютерный центр обра ботки текстов документов), копировально-множительное бюро, телетайпную, отдел писем (жалоб), отдел рационали  зации работы с документами, центральный  архив.

Это типовой набор структурных  подразделений. На практике в наших  министерствах и ведомствах в  составе управления де лами создают  в дополнение к перечисленному группу приказов, первый отдел (отдел защиты информации) и другие отделы.

Канцелярия создается на государственных предприятиях, в научно-исследовательских, проектно-конструкторских организа циях, высших учебных заведениях. В составе канцелярии обыч но создаются подразделения (отдел, сектор, группа) по приему и обработке поступающих и отправляемых документов, по учету и регистрации документов, по контролю за сроками исполнения документов, по работе с обращениями граждан, по созданию документов (машбюро, компьютерный центр), копировально-множительное бюро, архив.

Общий отдел — это служба по работе с документами в ис полнительных органах власти и исполнительных структурах (мэ рии, префектуры, муниципалитеты) местного самоуправления. В структуре общего отдела всегда создается протокольный отдел, группа писем, приемная. Наличие этих структурных подразде лений объясняется спецификой деятельности, управленческих процедур, порядком принятия решений и особенностями доку ментирования в этих учреждениях.

Секретарь учреждения (структурного подразделения) выполня ет всю работу с документами в небольших учреждениях и органи зациях, не имеющих внутренней организационной структуры.

Основные положения ГСДОУ, таким образом, регламентиру ют наименование и приблизительную структуру  делопроизводст венной службы государственных  учреждений и предприятий. Ре шение  о создании службы, ее названии и  внутренней структуре негосударственных  организаций принимает руководство  органи зации. В совместных предприятиях этот вопрос решает правле ние; в акционерных  обществах — учредительная конференция, в кооперативах — общее собрание членов кооператива^*.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

3.Этапы движения входящих  документов в организациях

 

 

Документооборот — движение документов в организации с момента  их создания или получения до завершения исполнения или отправки.

   Организация документооборота — это правила, в соответствии с которыми происходит движение документов в учреждении.

                                        Документооборот включает следующие  этапы:

   Прием и обработка  документов; распределение корреспонденции;  передача и доставка документов; учет объема документооборота; регистрация  документов; контроль за исполнением;  формирование дел; передача дел  на архивное хранение; уничтожение  документов.

   Организация  документооборота предусматривает рациональное движение  документов, включающее как операции с документами, так и  все их перемещения в аппарате управления, т.е. их получение, рассмотрение, передачу на исполнение, организацию исполнения, удостоверения, оформления и отправки. Документооборот является важным звеном делопроизводства, так как определяет не только инстанции движения документов , но и скорость этого движения.

 Главное правило документооборота — оперативное движение документов по наиболее короткому пути с минимальными затратами  времени труда. Реализовать это правило в конкретных учреждениях можно путем четкой регламентации путей прохождения документов, в ходе которой проверяется обусловленность всех операций, целесообразность всех перемещений. Регламентация должна была проводиться путем разработки инструкций по делопроизводству, где устанавливаются схемы движения основных документопотоков, а также пути прохождения отдельных видов документов.  В период разработки

Основные правила  организации документооборота в  учреждении

• прямоточность направления документопотоков, исключение дублирующих и повторных операций по подготовке и обработке документов (исключает возвратные, обратные маршруты, т.е. однократное пребывание документа в одном подразделении или у одного исполнителя);
•       ритмичность  движения документов, которая обеспечивает равномерное поступление и        способствует пропорциональной загрузке как специалистов аппарата управления, так и службы делопроизводства.

Объективные данные о состоянии  документооборота можно получить из качественных и количественных характеристик  его параметров.

 

К качественным  характеристикам документооборота относятся:

• характеристики документопотоков (состав документов, их содержание);
• маршруты движения документов (направление движения, этапы и инстанции маршрута движения документов); периодичность (стадии документооборота); направленность движения.

Документооборот как технологический  процесс делится на несколько  частей - потоков, обеспечивающих прямую и обратную связь в управлении.

Под документопотоком (потоком документальной информации) понимается сложившееся или организованное в пределах информационной системы движение данных в определенном направлении, при условии, что у этих данных общий источник и общий приемник.

Документопотоки различают по направлению и по отношению к управленческому объекту. По направлению выделяют горизонтальные потоки, связывающие организации одного уровня управления, и вертикальные (восходящие и нисходящие) связывающие организации различных уровней, например, руководящий орган власти и подчиненные ему учреждения и организации, центральный офис фирмы и дочерние фирмы и филиалы. Восходящие потоки — это входные документы, получаемые вышестоящей организацией от подчиненных организаций (исходящие документы подчиненных организаций, направляемые в вышестоящие инстанции). Нисходящие потоки - это документы, направляемые вышестоящими органами власти и управления подчиненным организациям.

 

По отношению  к  управленческому   объекту выделяют входящий, исходящий и внутренний документопотоки. Они тесно взаимосвязаны, так как информация поступивших документов используется для подготовки внутренних и исходящих ответных и т.д.

Входящий документопоток любой организации складывается из:

• документов вышестоящих организаций (органов власти и управления, центральных аппаратов министерств и др.).

 В состав этих документов входят директивные указания, нормативные и методические акты, которые являются основанием для руководителей в организации производственной, управленческой, технической, экономической, социальной и иной деятельности. По видовому составу к этим документам относятся: указы, законы, постановления, распоряжения, указания, поручения, приказы, письма, инструкции, решения, методические указания и рекомендации;

• документов от подведомственных организаций, содержащих сведения о выполнении распорядительных действий, запросы о путях выполнения заданий и отчетные сведения о своей деятельности. По видам документов этот поток состоит из отчетов (о финансовой, хозяйственной, социальной, управленческой деятельности), инициативных докладных записок, писем, актов;
• документов от несоподчиненных организаций, направляемых с целью согласования совместных действий или побуждения к ним, с целью консультирования, получения информации. Основные виды документов:  письма  (информационные, рекламные, оферты, гарантийные, запросы и др.) и  договоры, а также документы, сопровождающие выполнение договоров (акты взаимозачетов, счета,  заявки, сертификаты, отгрузочные документы и др.);
• обращений граждан -   предложений, заявлений, жалоб.