Делопроизводство и делопроизводственное обслуживание

Государственную систему документационного  обеспечения управления. Основные положения. Основные требования к документам и службам документационного обеспечения (ГСДОУ);

нормативные документы по организации  управленческого труда и охране труда;

нормативные документы по организации  архивного хранения документов.

Гражданский кодекс Российской Федерации (ГК РФ) устанавливает виды и разновидности документов, создаваемых в целях фиксации актов гражданских взаимоотношений, регистрации фактов их возникновения или прекращения, подтверждения правоотношений и др.

Федеральный закон от 20 февраля 1995 г. №° 24-ФЗ «Об информации, информатизации и защите информации» устанавливает, что информационные ресурсы (документы и массивы документов) являются объектами отношений физических, юридических лиц государства и защищаются законом наряду с другими ресурсами. Законом устанавливается правовой режим создания, хранения и использования информационных ресурсов, в частности:

• порядок документирования информации;
• право собственности на отдельные документы и отдельные массивы документов в информационных системах;
• категории информации по уровню доступа к ней;
• порядок защиты информации.

Деятельность любой организации  сопровождается созданием документов. Оформление деловой документации в  соответствии с действующими правилами  обеспечивает защиту интересов организации, повышает результативность управленческого труда.

Требования к оформлению организационно-распорядительных документов устанавливает ГОСТ Р 6.30-2003. Настоящий стандарт устанавливает: состав реквизитов документов; рекомендации по оформлению реквизитов документов и бланков документов, включая бланки с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации. В приложениях к ГОСТу даны схемы расположения реквизитов документов и образцы бланков документов.

В 1998 г. был принят ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения». Установленные в стандарте термины расположены в систематизированном порядке, отражающем терминологическую систему понятий в области делопроизводства и архивного дела. Для каждого понятия установлен один стандартизированный термин.

В целях сокращения количества документов, применяемых в деятельности учреждений, типизации их формы, снижения трудовых, временных и материальных затрат на их подготовку и обработку, достижения информационной совместимости автоматизированных баз данных проводятся работы по унификации и со зданию унифицированных систем документов (УСД) — совокупности взаимоувязанных унифицированных форм документов, обеспечивающих документированное представление данных в определенных видах хозяйственной деятельности, средств их ведения, нормативных и методических материалов по их разработке и применению.

В настоящее время действует восемь УСД:

• унифицированная система организационно-распорядительной документации;
• унифицированная система банковской документации;
• унифицированная система финансовой, учетной и отчетной бухгалтерской документации бюджетных учреждений и организаций;
• унифицированная система отчетно-статистической документации;
• унифицированная система учетной и отчетной бухгалтерской документации предприятий;
• унифицированная система документации по труду;
• унифицированная система документации Пенсионного фонда Российской Федерации;
• унифицированная система внешнеторговой документации.

Общероссийские  классификаторы технико-экономической  и социальной информации — это нормативные документы, содержащие систематизированный свод наименований объектов, представленных как классификационные группировки, и присвоенные им коды. Классификации и кодированию подлежат социальные и экономические объекты, информация о которых используется в деятельности органов власти и управления и содержится в унифицированных формах документов. В настоящее время разработано и действует 37 общероссийских и не утративших силу общесоюзных классификаторов.

Примером может служить Общероссийский классификатор управленческой документации (ОКУД), который содержит информацию об унифицированных системах документации и формах документов, разрешенных к применению.

Требования по организации делопроизводства изложены в Государственной системе документационного обеспечения управления (ГСДОУ).

ГСДОУ— это совокупность принципов и правил, устанавливающих единые требования к документированию управленческой деятельности и организации работы с документами в органах государственного управления, на предприятиях, в учреждениях и организациях. Основная цель создания ГСДОУ — упорядочение документооборота, сокращение количества и повышение качества документов, создание условий для эффективного применения прогрессивных технологических средств и технологий сбора, анализа информации, совершенствование работы аппарата управления. Положения ГСДОУ внедряются в практику документационного обеспечения путем разработки и издания стандартов, инструкций по делопроизводству, методик, правил, рекомендаций по различным аспектам делопроизводства, проведения унификации состава и форм управленческих документов.

На основании ГСДОУ и ГОСТов в целях совершенствования документационного  обеспечения управления и повышения  его эффективности путем унификации состава и форм управленческих документов, технологий работы с ними и обеспечения контроля исполнения документов была разработана Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, которая установила общие требования к функционированию служб документационного обеспечения управления, документированию управленческой деятельности и организации работы с документами в федеральных органах исполнительной власти. В качестве приложения к инструкции даны образцы основных документов. Каждое учреждение на основе типовой инструкции разрабатывает индивидуальную инструкцию по делопроизводству, которую утверждает руководитель федерального органа исполнительной власти после согласования с Федеральным архивным агентством (Росархивом).

Нормативные документы по труду  и охране труда являются основанием для определения затрат времени  на выполнение конкретных работ по делопроизводству, расчета численности работников, объемов выполняемых ими заданий, создания благоприятных условий труда.

 

1.3. ОРГАНИЗАЦИОННО-ПРАВОВЫЕ ДОКУМЕНТЫ

Организационно-правовые документы — это комплекс документов, содержащих правила создания организации: выбор ее организационно-правовой формы, компетенцию, структуру, штатную численность, состав должностей (руководителей, специалистов, технических исполнителей); формирование совещательных органов управления, установление режима работы и системы охраны, организацию и оценку труда, порядок реорганизации и ликвидации.

К таким документам относятся:

• устав или положение об организации;
• учредительный договор;
• положения о структурных подразделениях, коллегиальных и совещательных органах;
• регламент;
• структура и штатная численность;
• штатное расписание;
• должностные инструкции работников;
• правила внутреннего трудового распорядка.

Организационно-правовые документы, как правило, подлежат утверждению  непосредственно актом руководства  с проставлением грифа утверждения или изданием соответствующего распорядительного документа — постановления, решения, приказа или распоряжения, поэтому датой такого документа является дата утверждения.

 

1.4. ПОНЯТИЕ О КЛАССИФИКАЦИИ ДОКУМЕНТОВ

В целях выработки определенных правил составления и оформления документов, форм и методов работы с ними производится классификация документов по следующим признакам.

Документы классифицируют:

по видам:

• организационно-распорядительные (приказы, указания, постановления);
• справочно-информационные (письма, докладные записки, справки, протоколы);
• по личному составу (приказы по личному составу, заявления, автобиография, личный листок по учету кадров);

по форме:

• индивидуальные — разрабатываются конкретными организациями для внутреннего пользования;
• типовые — разрабатываются вышестоящими органами для подведомственных организаций с однородными функциями; носят обязательный характер;
• табличные;
• текстовые;
• анкетные;
• трафаретные — последние четыре вида документов; содержат текст с постоянной и переменной информацией, причем постоянная информация занесена типографским способом, а для переменной информации, зависящей от конкретной ситуации, оставлены пробелы: такие документы значительно экономят время на их составление и оформление;

по происхождению:

• официальные — отражают работу учреждения по основной деятельности;
• личные (именные) — удостоверяют личность;

по месту происхождения:

• внешние — делятся на присылаемые из других учреждений или от частных лиц и направляемые в адрес других учреждений или частных лиц;
• внутренние — документы, которые издаются в учреждении и не выходят за его пределы;

по срокам хранения:

• постоянного срока хранения;
• временного (свыше 10 лет);
• временного (до 10 лет включительно);

по гласности:

• секретные (дсп, секретно, конфиденциально);
• несекретные;

по средствам фиксации:

• рукописные — при их создании знаки письма наносят от руки;
• машинописные — при их создании знаки письма наносят техническими средствами;
• графические — изобразительные документы, в которых изображение объекта получено посредством линий, штрихов, светотени;
• звуковые — содержат звуковую информацию, зафиксированную системой звукозаписи;
• фотокинодокументы — изобразительные документы, содержание которых передается с помощью соответствующей аппаратуры;

по стадиям создания:

• оригиналы (подлинники) — первые или единичные экземпляры официальных документов;
• черновики — предварительные редакции документа;
• копии — полностью воспроизводят информацию подлинного документа и все его внешние признаки или часть их: не имеют юридической силы;
• выписки — копии документов, на которых в соответствии с установленным порядком проставляют необходимые реквизиты, придающие им юридическую силу (выписка из приказа, выписка из протокола);
• отпуск — копия исходящего документа, остающаяся в учреждении;
• дубликат — повторный экземпляр подлинника документа, имеющий юридическую силу;

по срочности:

• срочные — телеграммы, документы с пометкой «срочно»;
• несрочные — документы, которые имеют типовой срок исполнения, устанавливаемый соответствующими правовыми актами, или индивидуальный, который может быть указан в резолюции;

по наименованию:

приказы, письма, справки, акты и др.

 

 

 

1.5. ФОРМЫ ОРГАНИЗАЦИИ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВ

Выбор оптимальной организационной  формы делопроизводства является одним из условий рациональной постановки работы с документами в конкретной организации.

В практике работы учреждений сложились  три основные формы организации делопроизводства: централизованная, децентрализованная и смешанная.

Централизованная  форма предполагает выполнение всех операций с документами в одном месте — в службе ДОУ. К преимуществам централизованной формы организации делопроизводства относится возможность формирования единой базы данных по всем поступающим в организацию и издаваемым в ней документам, что позволяет повысить оперативность поиска документов и, следовательно, оптимизировать справочную работу по документам.