Генезиси становление понятия документ

Федеральное государственное  бюджетное образовательное учреждение высшего

профессионального образования

«РОССИЙСКАЯ АКАДЕМИЯ НАРОДНОГО ХОЗЯЙСТВА

И ГОСУДАРСТВЕННОЙ  СЛУЖБЫ

при ПРЕЗИДЕНТЕ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ»

 

 

 

 

 

 

 

 

Факультет  ________________________Государственного и муниципального управления

Специальность _________________________________________ Документоведение и ДОУ

Кафедра ______________________________ Документационного обеспечения управления

 

 

 

 

 

 

КУРСОВАЯ РАБОТА

на тему:

 

«Генезис и становление  понятия документ»

 

 

 

 

 

 

                                                                Автор работы   

                                                                 студент 3 курса 

                                                                                                 заочной формы обучения

                                                                                             Ф.И.О. ________Антропов Д.А.

                                                                                             Подпись____________________

                                                                                      

                                                                            Руководитель работы:

                                                                       Должность, звание: Доцент,

                                                                           кандидат политических наук.

                                                              Ф.И.О._________ Маслова Л. Т.

                                                 Оценка

                                                   Подпись

 

                                                                                    «____»_____________2012 г.

 

 

 

 

 

Саратов 2012 г.

 

 

Содержание

 

Введение. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 3

Глава 2. Сущность понятия «Документ» . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 3

Глава 2. Эволюция понятия «Документ». . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

Заключение

 

Библиографический список

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Введение

 

В настоящее время объемы информации постоянно увеличиваются. Общество переживает информационный бум. Любая организация, так же как и каждый человек в отдельности, может существовать, только обмениваясь информацией. В нынешних экономических условиях, когда очень быстро меняются и ситуация, и законодательство, предприятия могут выжить только в том случае, если они вовремя узнают, что, где, когда и почем. Другими словами, кто владеет информацией, тот владеет ситуацией.

Одним из носителей информации выступает документ. Документы используются в различных областях деятельности, отраслях знаний, сферах жизни и являются объектом исследования многих научных дисциплин. Поэтому содержание понятия «документ» многозначно и зависит от того, в какой отрасли и для каких целей он используется. Так, для юристов документ является прежде всего способом доказательства или свидетельства чего-либо, для историка — историческим источником, кибернетика-документалиста — носителем информации, а специалисты в области управления считают его средством фиксации и передачи управленческих решений.

Все названные вопросы  требуют дальнейшего рассмотрения и изучения. Этим объясняется выбор  темы курсовой работы, целью которой является генезис и становление понятия документ.

Основные задачи курсовой работы:

- изучение происхождения и становления понятия «документ»;

- изучение понятия «документ»;

- исследование основных правил составления и оформления документов;

Курсовая работа состоит  из введения, двух частей и заключения и списка использованной при написании работы литературы.

В заключении подведены основные итоги курсовой работы.

 

 

Глава 1. Сущность понятья «Документ»

 

Понятие "документ" является центральным, фундаментальным в  понятийной системе документоведения. Оно отражает признаки реально существующих предметов, служащих объектами практической деятельности по созданию, сбору, аналитико-синтетической  обработке, хранению, поиску, распространению  и использованию документной  информации в обществе.

Это понятие широко используется во всех сферах общественной деятельности. Почти в каждой отрасли знания имеется одна или несколько версий его понимания в соответствии со спецификой тех объектов, которым  придается статус документа.

Оно понимается по-разному  в таких научных дисциплинах, как информатика, библиотековедение, библиографо-, архиво- и музееведение, а также в соответствующих специальных отраслях деятельности - библиотечном, музейном, архивном деле и библиографии. Отсюда его многозначность (полисемичность), которая затрудняет общение и взаимопонимание между специалистами документно-коммуникационной сферы. Определение общего значения понятия "документ" является задачей теоретического документоведения, называемого документологией.

На международном уровне наиболее общим признано определение  документа как записанной информации, которая может быть использована как единица в документационном процессе. Такое определение разработано  и утверждено Международной организацией по стандартизации (ИСО) при участии  Международной федерации библиотечных ассоциаций, Международной федерации  по документации, Международного совета по архивам, Международной организации  по интеллектуальной собственности. Согласно стандарту ИСО, информация может быть записана любым способом фиксирования каких-либо сведений, т.е. с помощью не только знаков письма, но и изображения, звука и т.п. Такое определение позволяет причислить к документам все материальные объекты, которые могут быть использованы для передачи информации в обществе (включая экспонаты музеев, архитектурные памятники, образцы пород и т.п.).

Главной составляющей документа  выступает информация, т.е. самые  различные данные, сведения, сообщения, знания, предназначенные для передачи в процессе коммуникации. Информация, содержащаяся в документе, имеет  определенную специфику, выражающуюся в следующем:

1. Документ является носителем  социальной информации, созданной  человеком для использования  в обществе.

2. Документ предполагает  наличие семантической (смысловой)  информации, являющейся результатом  интеллектуальной деятельности  человека. Наличие содержания - один  из главных отличительных признаков  документа. Бессмысленная информация  документом быть не может.

3. Информация передается  дискретно, т.е. в виде сообщений.  Сообщение, зафиксированное на  каком-либо материальном носителе (папирусе, бумаге, пластмассе, фотопленке), становится документом. Для документа  характерна завершенность сообщения. Незавершенное, фрагментарное сообщение не может быть полноценным документом. Исключение составляют незаконченные литературные произведения, эскизы, наброски, черновики, характеризующие творческий процесс их создателя (писателя, ученого, художника).

4. Как любой объект, имеющий  знаковую природу, сообщение представляет  собой закодированный текст. Значение  или смысл закодированного текста  можно понять, лишь зная знаковую  систему кодирования и декодирования  информации.

Фиксированное сообщение  имеет знаковую форму потому, что  только в таком виде можно передать в сообщении знания, эмоции, волевые  воздействия автора, предоставляя читателю возможность декодировать и овладевать соответствующими знаниями. Знаковость - обязательное свойство любого документного сообщения.

5. Документ - это информация, которая зафиксирована на материальном  носителе способом, созданным человеком, - посредством письма, графики, фотографии, звукозаписи и др.

6. Документ обладает субстанциональностью (вещностью).     Для документа важна стабильная вещественная форма. Запись "вилами по воде" документом не считается.

Информация может быть недокументной - не закрепленной - и документной - закрепленной на вещественном носителе (бумага, магнитная лента, дискета, лазерный диск, пергамент, папирус, глиняная табличка и т.п.), специально предназначенном для ее хранения и передачи в пространстве и времени.

Материальный объект, специально предназначенный для записи, хранения и передачи информации, принято называть материальным носителем или носителем  информации. Существование документа  вне материального носителя невозможно.

Функция материальных объектов обусловила их особую, специфическую  материальную конструкцию (форму), представленную преимущественно в виде книг, брошюр, журналов, газет, листков, буклетов, магнитных  дискет, оптических дисков и т.п. Были также исторические формы документов в виде глиняных табличек, папирусных и пергаментных свитков и т.д. Такая конструкция дает возможность документам быть удобными для перемещения, хранения и использования их (чтение, просмотр, прослушивание) в социальных документных коммуникациях. Однако специальная форма объекта также не может служить единственным критерием для того, чтобы считать его документом (чистый листок бумаги, дискета или фотопленка), такая идентификация возможна лишь при наличии зафиксированного на нем сообщения, текста.

Следовательно, материальный объект становится документом только в случае единства вещественного  носителя и заключенной в нем  информации. Двуединая природа документа - одна из основных особенностей его  как известной системы. При отсутствии одной из перечисленных характеристик  нет единства, а следовательно, и документа.

Документ специально создается  с целью хранения и передачи социальной информации в пространстве и времени. Именно поэтому его рассматривают  как источник информации и средство социальной коммуникации.

Понятие "документ" выступает  как родовое для видовых: опубликованный, неопубликованный, изодокумент, кино-, фоно-, фотодокумент и т.п. С этой точки зрения разновидностью документа являются: рукопись, книга, журнал, газета, буклет, открытка, чертеж, карта, ноты, фильм, грампластинка, микрофильм, магнитная лента, магнитный и оптический диск и т.п.

Наличие обобщающего понятия "документ" не исключает возможности  существования более частных, узкоспециальных  его трактовок применительно  к различным сферам общественной деятельности и научным дисциплинам: историческому источниковедению, делопроизводству, дипломатике, юридической науке. Некоторые  специалисты не считают документами  художественные произведения, памятники  письменности прошлых лет. Другие признают таковыми лишь объекты, имеющие правовое значение и т.п.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Глава 2. Эволюция понятия «Локумент»

 

Одним из важнейших проявлений человеческого поведения является коммуникация, т.е. общение с другими  людьми посредством определённых знаков или символов. Первоначально информацию об окружающем мире человек передавал  с помощью жестов, мимики, крика, прикосновений и т.п. простейших средств зрительной, слуховой, осязательной коммуникации. Возникновение осмысленной речи и языка ознаменовало, по мнению ряда учёных, появление первой информационной технологии в истории человеческого общества.

Между тем по мере развития человека возрастала потребность в  передаче информации не только в пространстве, но также и во времени, т.е. в хранении информации. Однако простейшие средства коммуникации, передачи информации были несовершенны. Та же человеческая речь слышна лишь на небольшом расстоянии и только в момент её произнесения. Трудно было сохранять нужную информацию, поскольку знания на первых порах  ещё не были отделены от субъекта, который  обладал ими. Не случайно в тот  период роль своеобразных банков знаний и каналов их передачи играли старики, т.е. самые опытные члены общества.

Отделение информации от субъекта и первые попытки её закрепления  были связаны с применением сигнализации. Для передачи информации в пространстве использовалась сигнализация дымом, огнём костров, звуками труб, барабанным боем, определённым образом положенными ветвью или стрелой и т.п. Использовались также предметы, которым придавалось символическое значение. Хрестоматийным стал приведённый древнегреческим историком Геродотом пример символического послания древних скифов персам. Это послание состояло из птицы, лягушки, мыши и пучка стрел и означало: "Если вы, персы, не научитесь летать, как птицы, прыгать по болотам, как лягушки, прятаться в норы, подобно мышам, то будете осыпаны нашими стрелами, как только вступите на скифскую землю".