Використання нових інформаційних технологій при організації документообігу на підприємстві

 

 

МІНІСТЕРСТВО ОСВІТИ І НАУКИ УКРАЇНИ

КОЛЕДЖ

СХІДНОУКРАЇНСЬКОГО НАЦІОНАЛЬНОГО УНІВЕРСИТЕТУ

 ІМЕНІ ВОЛОДИМИРА  ДАЛЯ

 

 

 

 

 

 

 

 

 

РЕФЕРАТ

Використання  нових інформаційних технологій при організації документообігу на підприємстві

 

 

 

 

 

Виконавець

Студентка гр. 1Д-11       Д.В.Кірносова

 

 

Викладач         М.В. Безбородько

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Луганськ 2014

План

 

Введення

1. Діловодство  і нові інформаційні технології

1.1 Визначення  термінів «діловодство» і «нові  інформаційні технології», їх взаємодія. Інформаційні системи

1.2 Автоматизація діловодства

1.3 Електронний  документообіг

2. державні закони

2.1Національние (державні) стандарти

2.2 Інші нормативно-методичні  документи

Висновок

Список використаних джерел та літератури

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Введення

Управлінська діяльність в Україні, як і в усіх розвинених країнах, здійснюється за допомогою документів, які одночасно є джерелом, результатом і інструментом цієї діяльності.

На сьогоднішній день документ є основним способом представлення інформації на будь-якому сучасному підприємстві.

Незаперечна важливість збереження і вмілого використання інформаційних ресурсів підприємства для успішного ведення бізнесу. Здатність прийняти вірне рішення і вчасно відреагувати на ситуацію, гнучко реагувати на всі зміни ринку залежить не тільки від таланту і досвіду керівників. Ефективність управління підприємством залежить і від того, наскільки розумно в ньому організовано управління документообігом.

Фактично, малоефективне використання накопиченої інформації (або, ще гірше, її втрата) може призвести до втрати всього бізнесу. Адже вчасно не отримана інформація або документ - це, перш за все, втрачені гроші, час і упущені можливості.

Внаслідок цього, на будь-якому підприємстві, де ведеться активна робота з різними документами, рано чи пізно постає проблема систематизації, обробки і безпечного зберігання значних обсягів інформації.

Важливу роль в оптимізації діяльності підприємства будь-якого розміру і профілю діяльності відіграють сучасні системи електронного документообігу.

З розвитком науково-технічного прогресу, нові інформаційні технології стрімко охоплюють все більше сторін людського життя. Не дивно, що така важлива частина адміністративної діяльності, як документаційне управління забезпечення, впритул підійшла до використання нових технологій.

Існує думка, що в даний час тільки близько 30% всієї корпоративної інформації зберігається в електронному вигляді (як у структурованому - у базах даних, так і в неструктурованому).

Вся інша інформація (близько 70%) зберігається на папері, створюючи чималі труднощі при її пошуку і обробці.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

1. Діловодство і нові інформаційні  технології

1.1 Визначення  термінів «діловодство» і «нові  інформаційні технології, їх взаємодія. Інформаційні системи

Для розгляду теми-«Нові інформаційні технології в діловодстві організацій» перш за все, необхідно дати визначення термінам, включеним в назву теми роботи, а саме: «діловодство» і «нові інформаційні технології».

Управління можна представити як послідовний процес:

- Отримання інформації;

- Обробки інформації;

- Прийняття рішення;

- Доведення рішення  до відома виконавців;

- Виконання рішення;

- Підведення  підсумків.

При цьому необхідна інформація для прийняття рішень і самі рішення можуть бути представлені у вигляді документів (у документированном вигляді). Тому діловодство називають також документаційне забезпечення управління (ДОП).

На роботу з документами працівники сфери управління витрачають в середньому до 60% робочого часу. Обсяг технічної роботи з документами нерідко настільки великий, що заважає продуктивній діяльності підприємства. Тому раціональна організація діловодства розглядається як одна з найважливіших завдань, що забезпечують ефективне управління.

Діловодство складається з двох нерозривно пов'язаних компонентів:

1. документування (запису інформації на різних носіях за встановленими правилами).

2. організації  роботи з документами, яка полягає  в організації документообігу, зберіганні  та використанні документів в  поточній діяльності підприємства.

На підприємстві повинен бути встановлений єдиний порядок складання документів і роботи з ними. Правила роботи з документами на конкретному підприємстві являють собою систему діловодства, яка представляє собою сукупність:

- Загальноприйнятих  принципів обробки документів;

- Прийомів у  роботі з документами конкретного підприємства.

Розробка нових інформаційних технологій в управлінні, нових офісних програм здійснюється на основі традиційних правил діловодства (реєстрація документів, їх узгодження, контроль їх виконання, виконання, архівне зберігання, тощо) [21; с. 145].

Інформаційні технології (ІТ, від англ. Information technology, IT) - широкий клас дисциплін та галузей діяльності, що відносяться до технологій управління і обробки даних, в тому числі, із застосуванням обчислювальної техніки. [14; с. 54].

Інформаційна система - це система, призначена для ведення інформаційної моделі, найчастіше-якій області людської діяльності. [14; с. 75] Згідно з Федеральним законом № 149-ФЗ, інформаційна система - сукупність міститься в базах даних інформації і забезпечують її обробку інформаційних технологій і технічних засобів. [4].

Інформаційна система повинна забезпечувати засоби для протікання таких інформаційних процесів, як:

- Зберігання  інформації;

- Передача інформації;

- Перетворення  інформації.

.

 

 

 

 

 

 

 

1.2 Автоматизація діловодства

Автоматизація виробництва - процес у розвитку машинного виробництва, при якому функції управління і контролю, що раніше виконувалися людиною, передаються приладам і автоматичним пристроям. Мета процесу полягає в підвищенні ефективності праці, поліпшенні якості продукції, що випускається, у створенні умов для оптимального використання всіх ресурсів виробництва. Розрізняють автоматизацію часткову, комплексну і повну. [10; 11].

Автоматизація роботи служби діловодства (канцелярії):

- Установка декількох комп'ютерів в службі діловодства;

- Впровадження  електронних реєстраційних карток  замість традиційних журналів  і картотек;

- Автоматизований  пошук документів, що зберігаються  в службі діловодства за різними  реквізитами;

- Автоматизований  контроль виконання документів;

- Зберігання  електронних документів в пам'яті  комп'ютера поряд з традиційним  зберіганням справ. [21; с.142].

Автоматизація діловодства в рамках організації:

- Впровадження  локальної електронної мережі  всередині підприємства;

- Переміщення частини внутрішніх та вихідних документів організації з електронної мережі;

- Установка сервера  в службі діловодства для зберігання  реєстраційних форм самої служби  та реєстраційних форм документів  структурних підрозділів;

- Автоматизований  пошук і автоматизоване супровід ходу виконаних документів;

- Формування  звітних даних про документообіг  підприємства. [21; с.142].

У автоматизації діловодства можна умовно виділити наступні основні етапи:

Традиційна технологія діловодства на паперових носіях:

- Отримання документів  поштою;

- Реєстрація  документів у журналах і на  картках;

- Ведення контрольно-строкових  картотек;

- Копіювання  документів і передача їх відповідно  до резолюції виконавцям (структурним  підрозділам);

- Формування  справ з виконаними документами;

- Передача справ  на архівне зберігання.

Електронний документообіг між організаціями:

- Заміна переміщення  і розмноження паперових документів  між підприємствами пересиланням  електронних документів;

- Автоматизована  реєстрація в електронних журналах;

- Впровадження  сканування надійшли паперових  документів і подальша робота  з їх електронними копіями;

- Використання  електронно-цифрового підпису;

- Впровадження  санкціонованого доступу до документів, потокового сканування та інших  технологій електронного документообігу;

- Створення електронного  архіву організації.

Електронний документообіг в територіально-розподіленої системі організацій: Впровадження єдиної електронної системи документообігу в рамках галузі, відомства;

- Автоматизація  обміну електронними документами між органом управління (міністерством) і підприємствами, а також між підприємствами і його віддаленими підрозділами (філіями, представництвами);

- Автоматичне  формування звітності за різними  показниками виробничої діяльності;

- Автоматичне  формування звітності за різними показниками виробничої діяльності;

- Створення і  управління великими масивами  архівної документації

 

 

 

 

1.3 Електронний документообіг

Електронний документообіг: - процес руху, обробки, зберігання та обміну електронними документами.

Електронний документ - документ, в якому інформація представлена ​​в електронно-цифровій формі.

Електронний документ, рівнозначний з документом, підписаним власноручним підписом - це електронне повідомлення, підписане електронним цифровим підписом або іншим аналогом власноручного підпису; визнається у випадках, якщо федеральними законами або іншими нормативними правовими актами не встановлюється або не мається вимога про складання такого документа на паперовому носії ( Федеральний закон від 27 липня 2006 р. № 149-ФЗ «Про інформацію, інформаційні технології і про захист інформації») [4].

В Україні на сьогоднішній день не існує окремого закону «Про електронний документ».

Учасниками обміну електронними документами можуть бути фізичні і юридичні особи, органи державної влади РФ, органи місцевого самоврядування, які беруть участь в обміні електронними документами.

Відправником електронного документа є учасник обміну електронними документами, який складає електронний документ, підписує його своєю електронно-цифровим підписом і направляє на адресу одержувача безпосередньо або через інформаційного посередника.

Одержувач електронного документа - учасник обміну електронними документами, на адресу якого надійшов електронний документ.

Посередник в обміні електронними документами (інформаційний посередник) - юридична особа або індивідуальний підприємець, який виконує послуги, пов'язані з обміном електронними документами між відправниками та одержувачами електронних документів.

При обміні електронними документами повинні використовуватися засоби захисту інформації відповідно до вимог нормативних правових актів.

Електронний документ підлягає перевірці для підтвердження його автентичності засобами перевірки електронно-цифрового підпису.

Підтвердження справжності електронного документа здійснюється одержувачем електронного документа з використанням засобів перевірки електронно-цифрового підпису, наданих йому відправником або розповсюджувачем засобів перевірки електронно-цифрового підпису.

 

Справжність електронного документа вважається підтвердженою, якщо в результаті виконання одержувачем електронного документа процедур, передбачених засобами перевірки електронно-цифрового підпису, встановлюється незмінність всіх його реквізитів.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

2. Державні закони

Державний закон від 27 липня 2006 року № 149-ФЗ «Про інформацію, інформаційні технології та захист інформації» регулює відносини, що виникають при:

1) здійсненні  права на пошук, отримання, передачу, виробництво і поширення інформації;

2) застосуванні  інформаційних технологій;

3) забезпеченні  захисту інформації.

Основні поняття: інформація, інформаційні технології, інформаційна система, інформаційно-телекомунікаційна мережа, власник інформації, доступ до інформації, конфіденційність інформації, надання інформації, поширення інформації, електронне повідомлення, документована інформація, оператор інформаційної системи.