Виды справочно-информационных документов

Письма оформляются на бланках  для писем, и содержат следующие  реквизиты: адресат, заголовок к  тексту, текст, отметку о наличии  приложения, подпись, отметку об исполнителе. Текст письма, как правило, состоит  из двух частей. Сначала указываются  причины, послужившие основанием для  составления письма (факты, события, ссылки на другие документы), а затем  излагаются выводы, предложения, просьбы. В переписке используются следующие  формы изложения текста:

1. от первого лица единственного числа (прошу);
2. от первого лица множественного числа (просим);
3. от третьего лица единственного числа (предприятие просит);
4. от третьего лица множественного числа (руководство предприятия и трудовой коллектив просят).

Исходящие письма (отправляемые) визируются заинтересованными должностными лицами (например, письма по финансовым вопросам - главным бухгалтером). Визы проставляются  на лицевой стороне последнего листа  копии письма, остающейся на предприятии.

На входящих (получаемых) письмах  проставляются отметка о поступлении  и резолюции руководящих работников предприятия.

Акт – документ, составленный несколькими  лицами и подтверждающий факты, события. Акт имеет несколько разновидностей:

1. Акт приема работы по контракту.
2. Акт приемки-передачи документов.
3. Акт списания.
4. Коммерческий акт и т.д.

Акт составляется комиссией, постоянно  действующей или назначенной  по указанию руководителя. Акт оформляется  на общем бланке, если является внутренним документом. Если акт является внешним  документом, он должен содержать юридический  адрес.

В вводной части указывается основание его составления, далее указывается состав комиссии, инициалы и фамилия председателя, инициалы и фамилии членов комиссии в алфавитном порядке, иногда могут быть указаны должности.

Акт может иметь просто заголовок  или может быть продолжением, например, Акт о недостаче.

В основной части акта указываются  цели, задачи и существо проведенной  работы, ее результаты (выводы, заключения, предложения). В конце текста может  быть указано количество экземпляров  и место их нахождения. Акт подписывается  председателем и членами комиссии. Для рядов актов необходимо заверение  печатью, после чего они обретают юридическую силу. (Приложение 3)

Основными правовыми документами  во взаимоотношениях между организациями  являются коммерческие контракты.

Контракт (договор) – документ, представляющий собой соглашение сторон об установлении и регулировании каких-либо отношений.

Характер сделки, условие поставки, сроки поставки, транспортировка, упаковка, маркировка, цена, качество, оплата, гарантии, права и обязанности сторон –  все это находит отражение  в контракте. Договорные отношения могут быть также установлены путем представления одной из сторон проекта-контракта. Получив проект, другая сторона рассматривает его и, если нет возражений, подписывает. Один экземпляр контракта возвращается стороне, составившей проект.

Составными частями контракта  являются:

1. Название вида и заголовок документа.
2. Дата, место составления, номер.
3. Наименование сторон.
4. Предмет контракта.
5. Условия и сроки поставки, перевоза, хранения, упаковки, маркировки, рекламы и реализации.
6. Условия и сроки оплаты, особенности и порядок расчета.
7. Порядок сдачи-приема выполненных работ.
8. Ответственность сторон, в том числе санкции за невыполнение принятых обязательств.
9. Гарантии, страхование и форс мажорные обстоятельства.
10. Переход права собственности и риски.
11. Порядок разрешения спора.
12. Юридические адреса сторон с указанием почтовых адресов, банковских реквизитов, номеров телефонов, факсов.
13. Подписи должностных лиц с указанием должностей, расшифровок подписей и дат подписания документов.
14. Печати фирм-контрагентов.

Коммерческие контракты хранятся три года после истечения срока  договора, при условии завершения ревизии по ним. Контракты с иностранными партнерами, с учетом разницы в  сроках исковой давности других стран, хранятся не менее 10 лет.

 

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

 

Настоящий стандарт распространяется на организационно-распорядительные документы, относящиеся к унифицированной  системе организационно-распорядительной документации (УСОРД) – постановления, распоряжения, приказы, решения, протоколы, акты, письма и т. д. (далее – документы), включенные в ОК011-93 «общероссийский  классификатор» управленческой документации (ОКУТ) (класс 0200000).

Настоящий стандарт устанавливает  состав реквизитов документов: требования к оформлению реквизитов документов; требования к бланкам документов, включая бланки документов с воспроизведением Государственного герба РФ.

 

СПИСОК ИСПОЛЬЗУЕМОЙ ЛИТЕРАТУРЫ

 

1. Басаков М. И. Делопроизводство и корреспонденция. Ростов на дону «Феникс» 2006.
2. Басаков М. И. Основы делопроизводства для менеджера. Ростов на дону РГЭЛ 2006
3. ГОСТ Р6.30-97 Унифицированные системы документации. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов.
4. ГОСТ Р1.5-92 Государственная система стандартизации Российской Федерации. Общие требования к построению, изложению, оформлению и содержанию стандартов.
5. Павлюк Л. В. Киселева Т. И. Воробьев Н. И. Справочник по делопроизводству, архивному делу и основам работы на компьютере. Санкт Петербург Издательский торговый дом «Герда», 2007
6. Стенюков М. В. Делопроизводство на малом предприятии. Документы по личному составу. Москва «издательство Приор», 2007
7. Чуковенков А. Ю. Янковая В. Ф. Оформление документов: комментарии к ГОСТ Р 6.30-97. Москва: дело,2006
8. ГОСТ РФ Р 6.30-2003. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов.

 

Приложение 1

 

[Заголовок к тексту]

[Текст документа]

[Подпись]

 

 

Приложение 2

 

[Заголовок к тексту]

[Текст документа]

[Подпись]

 

 

Приложение 3

 

Присутствовали:

[Основная (констатирующая) часть текста документа]

[Отметка о наличии приложения] – оформляется в случае необходимости.