Виды и классификации документов

По срокам хранения документы делятся на постоянного срока хранения, временного срока хранения (до 10 лет), долговременного срока хранения (свыше 10 лет).

По роду деятельности документы подразделяются на системы документации: плановая, организационно - распорядительная, первичная учетная документация, расчетно-денежная, отчетно-статистическая, по ценообразованию, по торговле, конструкторская, технологическая и т. д.

Классификация, предложенная М.В. Стенюковым , строится на следующих признаках.

1. По способу документирования:

- рукописные;

- электронные;

- графические;

- кино-, фото-, фонодокументы.

2. По сфере использования:

- организационно-распорядительные;

- финансово-бухгалтерские;

- научно-технические;

- по труду;

- отчетно-статистические.

3. По месту составления:

- входящие (поступившие в организацию);

- исходящие (отправляемые из организации);

- внутренние (составленные и используемые в самой организации).

4. По ограничению доступа:

- открытые (несекретные);

- с грифом ограничения доступа.

5. Документы могут иметь следующие грифы:

- «Для служебного пользования» (служебная информация, предназначенная только для работников конкретной организации или отрасли);

- «Секретно», «Совершенно секретно», «Особой важности» (информация, содержащая государственную тайну);

- «Конфиденциально» (информация, доступ к которой ограничен законодательством РФ);

- «Коммерческая тайна» (информация, используемая для достижения коммерческих целей, разглашение может нанести ущерб ее обладателю).

6. По происхождению:

- официальные (служебные) (затрагивающие интересы организации, составленные юридическим или физическим лицом, оформленные в установленном порядке);

- личные (касаются интересов конкретного лица, являются именными).

7. По юридической значимости:

- подлинники или оригиналы (первые или единичные экземпляры официальных документов, собственноручно подписанные автором);

- копии (документы, полностью воспроизводящие информацию подлинного документа и все его внешние признаки или часть их, не имеющие юридической силы);

- заверенные копии (копии документов, на которых в соответствии с установленным порядком проставляют необходимые реквизиты, придающие им юридическую силу);

- дубликаты (повторные экземпляры подлинника документа, имеющие юридическую силу).

8. По форме изложения:

- индивидуальные (содержание излагается в свободной форме);

- трафаретные, когда структура, часть документа, стандартные фразы заранее подготовлены, а другая часть заполняется при составлении (например, справка с места работы);

- типовые, созданные для документирования стандартных ситуаций, (например, командирования), используемые во всех организациях.

9. По срокам хранения:

- постоянного хранения;

- долговременного хранения (свыше 10 лет);

- временного хранения (до 10 лет).

В учебном пособии «Курс делопроизводства» М.В. Кирсановой исключен из классификации признак ограничения доступа к документам, но были выделены дополнительные признаки:

- по наименованиям - служебные письма, приказы, акты, докладные записки, договоры и т. д.;

- по содержанию - простые и сложные;

- по срокам исполнения - срочные, требующие исполнения в определенный срок, и, несрочные, для которых срок исполнения не установлен.

В учебном пособии «Современное делопроизводство» Березина Н.М. приведена классификация, в которой дополнительно использованы следующие признаки:

- по стадиям создания - черновик, беловик, подлинник, копия, отпуск, дубликат, выписка, автограф;

- по степени гласности - обычные, секретные (с грифами ДСП, КТ, конфиденциально и др.);

- по юридической силе - подлинные, подложные;

- по роду деятельности - система банковской документации, система отчетно-статистической документации, система внешнеторговой документации, система организационно-распорядительной документации и др.;

- по форме - табличные, текстовые, анкетные, трафаретные и др.

По нашему мнению, самая полная и удачная классификация документов была предложена и опубликована коллективом кафедры коммерции и внешнеэкономической деятельности Красноярского государственного

торгово-экономического института в учебном пособии Г.Б. Блау:

1. По способу фиксации информации:

- письменные (рукописные и печатные);

- фоно-, аудио-, акустические документы, содержание которых передается посредством звукозаписи (звуковые файлы);

- кинодокументы (изобразительные документы, содержание которых фиксируется с помощью специальной аппаратуры на кинопленке и отражает предметы и события в движении);

- фотодокументы (изобразительные документы, содержание которых передано фотографическим способом);

- аудиовизуальные, видеодокументы (содержат изобразительную и звуковую информацию);

- электронные документы, в которых информация представлена в электронной форме, с реквизитами, необходимыми для признания их действительности.

2. По месту составления:

- внутренние документы, составленные и используемые в самой организации;

- входящие документы, поступившие в организации;

- исходящие документы, отправляемые из организации.

3. По содержанию:

- простые документы, в которых рассматривается один вопрос;

- сложные документы, охватывающие несколько вопросов.

4. По степени гласности:

- обычные (открытые, несекретные);

- секретные документы с грифом ограничения доступа;

Секретные документы могут иметь следующие грифы:

- для служебного пользования (ДСП) - служебная информация, предназначенная только для работников конкретной организации или отрасли;

- конфиденциально - информация, доступ к которой ограничен законодательством РФ;

- коммерческая тайна (КТ) - информация, используемая для достижения коммерческих целей. Разглашение может нанести ущерб обладателю информации.

5. По форме изложения:

- индивидуальные, содержание которых излагается в свободной форме;

- трафаретные - структура, часть документа, стандартные фразы

заранее подготовлены, а другая часть заполняется при составлении (например, справка с места работы);

- типовые, созданные для документирования стандартных ситуаций, (например, командирования), используемые во всех организациях).

6. По стадиям создания:

- черновик - предварительная редакция документа;

- беловик - чистовик;

- отпуск - копия исходящего документа, остающаяся в учреждении;

- автограф - документ, написанный рукой автора.

7. По юридической значимости:

- подлинник или оригинал - документ в окончательной редакции, оформленный с учетом требований государственных стандартов;

- копия документа - точное воспроизведение подлинника (копии бывают факсимильные и свободные; факсимильная копия содержит все реквизиты документа и отражает особенности их изготовления - ксерокс, факс, фотокопия);

- дубликат - копия, которая выдается в случае утраты подлинника или оригинала, обладает той же юридической силой, что и подлинник.

8. По наименованию: приказ, справка, служебное письмо, акт, протокол, договор и другие виды документов;

9. По срокам хранения:

- документы постоянного (бессрочного) хранения, представляющие интерес для науки, истории (планы, отчеты, протоколы, постановления, решения и др.);

- документы, имеющие длительные сроки хранения - свыше 10 лет (личные дела, истории болезни, техническая документация и др.);

- документы временного хранения - до 10 лет;

10. По происхождению:

- служебные документы (затрагивают интересы организации, предприятия);

- личные документы (касаются интересов конкретного лица и являются именными).

11. По срокам исполнения:

- срочные документы, требующие исполнения в определенный срок;

- несрочные документы, для которых срок исполнения не установлен.

 

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

 

Таким образом, документ - зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать. Он играет огромную роль не только в жизни одного человека, но и в жизни общества в целом. Документоведение тесно связана не только с гуманитарными науками, но и с экономическими, информационными (история, источниковедение, архивоведение, книговедение, менеджмент, психология управления и делового общения и др.).

Классификация документов - это распределение документов по группам (видам) на основе признаков содержания, формы составления и других для организации и повышения эффективности работы с ними.

Существует множество классификаций документов, предложенные различными авторами. Они классифицируют документы по разным признакам. Например, одни авторы используют в своей классификации такой признак, как ограничения доступа к документам, другие же авторы используют данный признак в своей классификации документов.

 

Список источников и литературы:

 

1. Источники:

1.1 ГОСТ Р 51141 - 98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. М.: Госстандарт России, 1998.

2. Литература:

2.1 Березина Н.М. Современное делопроизводство: учеб. пособие / Н.М. Березина Л.М. Лысенко Е.П. Воронцова. - 3-е изд. - М.: ИНФРА-М, 2007. - 241 с

2.2 Кирсанова М.В. Курс делопроизводства : учеб. пособие / М.В. Кирсанова, Ю.М. Аксенов. - 6-е изд. - М.: ИНФРА-М; НГА, 2006 - 364 с.

2.3 Ларьков Н.С. Документоведение: учебное пособие./ Томск. гос. ун-т. - М.: АСТ: Восток-Запад, 2006

2.4 Организационно-распорядительные документы: метод. указания / Краснояр. гос. торг.-экон. ин-т; сост. Г.Б. Блау. - Красноярск, 2008. - 92 с.

2.5 Стенюков М.В. Документы. Делопроизводство / М.В. Стенюков. - М.: Приор, 1997. - 254 с

2.6 Стенюков М.В. Документы делопроизводства / М.В. Стенюков. - М.: Книга-сервис, 2003. - 160 с.

2. Электронные ресурсы:

3.1 http://bibliotekar.ru/biznes-58/4.htm

3.2 http://www.officework.com.ua/