Виды документаций, их классификация, стандартизация управленческих документов

Государственное бюджетное образовательное учреждение высшего

профессионального образования Московской области

«Международный университет природы, общества и человека «Дубна»

 

 

ФАКУЛЬТЕТ ЭКОНОМИКИ И УПРАВЛЕНИЯ

 

КАФЕДРА МЕНЕДЖМЕНТА

 

 

Реферат

 

по курсу

«Деловые коммуникации»

 

на тему:

«Виды документаций, их классификация, стандартизация управленческих документов»

 

 

                                                                                                                   Выполнил: Студент-заочник

                                                                                                  направления «Логистика»

                                                                               Ахмедов И. К.

                                                                                                                 Преподаватель: Ковалева Е. В.

 

Дубна, 2013

 

  Общие понятия о документе. 
 
 Документ – это материальный носитель с зафиксированной на ней информацией. В качестве носителя может быть бумага, фото- и кинопленка, электромагнитные носители и др. 
 Деятельность организаций характеризует совокупность документов, составляющих систему документации, в том числе систему организационно-распорядительной документации (далее ОРД). 
 Документы служат основанием для принятия решений, справочно-информационной работы, учета, средством общения между организациями, организациями и гражданами, способом доказательства, т.к. имеют юридическую силу. 
 
   
      Классификация документов. 
 
 Классификация документов – это деление документов на классы по наиболее общим признакам сходства и различия, их унификации.

  Документы классифицируются по следующим признакам: 
 
          1. Служебные и личные. 
 
 Личные  – документы, созданные отдельными гражданами (заявления, резюме, автобиография и др.). 
 Служебные документы исходят от имени предприятий, организаций или представляющих их должностных лиц. Служебные документы включают в себя три группы ОРД: 
 

организационные  – устав и структура предприятия, положения о структурных подразделениях предприятия, правила внутреннего трудового распорядка, должностные инструкции работников; 
 

распорядительные  – указы, постановления, решения, приказы, указания, распоряжения; 
 

справочно-информационные  – акты, письма, докладные и объяснительные записки, справки и др. 

2. По содержанию документы подразделяются на организационно-распорядительные, по личному составу, финансово-расчетные и т.д. 
 
 По способу фиксации информации документы делятся на письменные, графические, фото- и кинодокументы, электромагнитные. 
 По наименованию – приказы, письма, инструкции и т.п.  
 По видам документов: типовые, примерные, трафаретные. 
 
 Типовые документы разрабатываются вышестоящими органами для подведомственных организаций и носят обязательный характер. 
 Примерные документы разрабатываются вышестоящими органами, но носят рекомендательный характер. На их основании разрабатываются документы для внутреннего пользования в организации. 
 Трафаретные документы изготавливаются типографским способом и содержат постоянную часть, отпечатанную типографским способом и переменную – заполняемую составителем. Например, личный листок по учету кадров. 
 
        3. По стадиям создания документы подразделяются на подлинники (оригиналы) и копии (отпуск, дубликат, выписка). 
 
 Подлинники  – первоначальный документ, содержащий исходную информацию и надлежащим образом оформленный. 
 Копия – документ, точно повторяющий оригинал. В правом верхнем углу поля проставляется слово «копия» и заверяется соответствующим образом. 
 

Различают разновидности копий: 
 Отпуск – полная копия исходящего документа, оставшаяся у отправителя, изготавливаемая одновременно с подлинником на обычном листе бумаги и заверенная соответствующим образом. 
 Дубликат – второй экземпляр документа, выданный в замен подлинника, в связи с его утратой. Дубликат и подлинник имеют одинаковую юридическую силу. 
 Выписка из документа – копия части документа. 
 
 4. По срокам хранения  документы подразделяются на три основных группы: 
 
 постоянного срока хранения; 
    долговременного (свыше 10 лет); 
 временного (до 10 лет). 
 
 Классификация документов производится на этапе группировки их в дела. 
 Дело – это совокупность документов по одному вопросу, помещенные в твердую обложку, оформленную соответствующим образом. 
 
    Основные виды документов. 
 
 В управленческой деятельности организаций наиболее часто применяются следующие виды документов: 
 
 Приказ – правовой акт, издаваемый в целях разрешения основных и оперативных задач, стоящих перед организацией. 
 Распоряжение –  правовой акт, издаваемый единолично руководителем в целях решения оперативных вопросов касающихся узкого круга должностных лиц. 
 Указание – правовой акт, издаваемый организацией по вопросам, связанным с организацией исполнения приказов, инструкций, информационно-методического характера. 
 Протокол –  документ фиксирующий ход обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, конференциях и заседаниях коллегиальных органов. 
 Письмо –  обобщенное название различных по содержанию документов на бумажном носителе и пересылаемых по почте. 
 Справка –  документ, содержащий описание и подтверждение тех или иных фактов или событий. 
 Докладная записка – документ, содержащий обстоятельное изложение какой-либо информации, с выводами и предложениями составителя. 
   Объяснительная записка – документ, поясняющий содержание отдельных положений основного документа (плана, проекта, отчета) или объясняющий причины какого-либо события, факта, поступка. 
 План –  документ, устанавливающий точный перечень намечаемых к выполнению мероприятий или работ, их последовательность, сроки, объем и конкретных исполнителей. 
 Отчет – документ, содержащий сведения о выполнении плана, задания, поручений и мероприятий организации или должностному лицу. 
   
      Электронные документы. 
 
 Под электронным документом понимается форма представления информации, выполненная на компьютере и зафиксированная на магнитном носителе (магнитный диск, дискета, флешка). Все экземпляры электронного документа являются оригиналами и имеют одинаковую юридическую силу. 
 Электронный документ подписывается электронной цифровой подписью должностного лица. Электронная цифровая подпись – набор символов, вырабатываемый средствами электронной цифровой подписи и принадлежащая конкретному лицу. 
 Открытый ключ проверки подписи – набор символов доступный для заинтересованных лиц и используемый при проверке достоверности электронной цифровой подписи. 
 В случае, когда создаются документ на бумажном носителе и электронный документ идентичные по содержанию, оба документа признаются самостоятельными документами. 
 Государственные органы и юридические лица, а также физические лица, в функции которых входит работа с электронными документами, обязаны обеспечивать необходимые меры ее защиты. 
 Переход на электронный документооборот обеспечивает значительную экономию финансовых и материальных средств, времени. В настоящее время применяется в области финансовой и статической отчетности, декларировании и других сферах. 

 

Унификация и стандартизация управленческих документов

 

Унификация документов заключается в установлении единообразия состава и форм управленческих документов, фиксирующих осуществление однотипных управленческих функций и задач.

Стандартизация документов - форма юридического закрепления проведенной унификации и уровня ее обязательности. Установлены следующие категории стандартов: 
государственные стандарты (ГОСТ). 
отраслевые стандарты (ОСТ); 
республиканские стандарты (РСТ).

Унификация документов проводится в целях сокращения количества применяемых документов, типизации их форм, повышения качества, снижения трудоемкости их обработки, достижения информационной совместимости различных систем документации по одноименным и смежным функциям управления, более эффективного использования вычислительной техники.

Работа по унификации включает: 
разработку УСД, которая осуществляется министерствами и ведомствами, ответственными за соответствующие системы документации;                                 внедрение межотраслевых (межведомственных) УСД в республиканских и отраслевых УСД: 
внедрение разработанных ОКТЭИ; 
ведение УСД и ОКТЭИ с целью поддержания достоверности информации и их дальнейшее развитие; 
разработку комплексов отраслевых унифицированных форм документов, отражающих                        специфику отрасли и не вошедших в УСД, а также их государственную регистрацию; 
разработку отраслевых классификаторов технико-экономической информации, отражающих специфику отрасли.

Организационное и методическое руководство унификацией и стандартизацией документов, координацию работ и контроль осуществляет головная организация по координации внедрения и ведения УСД и ОКТЭИ в республике. На отраслевом уровне эту работу ведет головная организация по внедрению и ведению УСД и ОКТЭИ в отрасли.

Унификацию и стандартизацию управленческих документов следует рассматривать как один из факторов повышения производительности управленческого труда.         Унификация документов - это выбор рациональных структур их построения, приведение документов единообразию на основе установления рационального количества их форм и типизация их построения. 
 Она применяется не только к управленческим документам, но и к новым системам.   Например, унифицированы проездные, авиационные и железнодорожные билеты.

Основными принципами унификации документов являются:

- унификация от общего  к частному. Заключается в построении  формуляра- образца документов для конкретной системы документации и установлении на его основе состава реквизитов для данной системы документации, отдельных видов документов, конкретного документа и т. д.;

- единообразие форм документов  и правил их построения, составления, оформления. Обеспечивается путем  максимальной типизации и трафаретизации документов, унификации расположения данных на поле документа, выработки технологий и условных сокращений;

- комплексность унификации. При ее проведении должны предусматриваться  все требования к документу  на всех стадиях его создания, заполнения, обработки и хранения. Кроме того, должны учитываться  психофизиологические возможности  человека и параметры технических  средств;

- информативность. Означает  включение в документы только  тех реквизитов, которые нужны  для решения конкретных задач, для поиска и подтверждения  юридической силы документа;

- сокращение числа видов  документов. Достигается за счет  совершенствования методов управления, например, в направлении повсеместного  применения оргтехники;

- стабильность требований  к документам (установлены государственными и отраслевыми стандартами);

- сопряжение с действующими  системами классификации и кодирования  технико-экономической информации;

- экономичность. Достигается  за счет обоснованного включения  документов в систему документации, широкого применения бланков, рациональной  компоновки форм документов, установления  оптимального объема реквизитов  и т. д.

Существует 3 способа унификации текстов: трафарет, анкета и таблица.

Трафарет - это способ фиксации постоянной информации в виде связанного текста с пробелами для переменной информации. В форме трафарета создаются ряды приказов, заявлений.

Анкета - способ представления унифицированного текста, при котором постоянная информация располагается в левой части листа, а переменная вносится в документ в процессе его составления в правую часть листа. В унифицированной системе документации на организационно - распорядительные документы анкетным методом смоделированы приказы по приему, переводу, увольнению; кадровые докладные и объяснительные записки. Достоинства анкет: упрощается подготовка документа, облегчаются машинописные работы; создаются предпосылки для копирования информации.

Таблица - разорванный текст, расположенный по определенному принципу: постоянная информация расположена в заголовках граф и боковике, а переменная - на пересечении соответствующих граф и строк. Обладает большой информационной емкостью, позволяет строго классифицировать, кодировать информацию, легко суммировать данные. Однако он более сложен в машинописи. 
В табличной форме в УСД по ОРД представлены: штатное расписание, график отпусков, кадровые приказы.

Эффект от унификации и стандартизации управленческих документов бывает косвенным (повышение качества управления, эффективности использования оргтехники, ускорении оборачиваемости финансовых средств) и прямым (снижение затрат труда (а следовательно и затрат на заработную плату) при работе с документами, расхода материалов на их изготовление, удельных капвложений на оргтехнику, затрат на амортизацию и ремонт оргтехники).

Стандартизация – это деятельность по установлению норм, правил и характеристик в целях обеспечения:

- безопасности продукции, работ и услуг; жизни и здоровья

- технической и информационной  совместимости, а так же взаимозаменяемой  продукцией

- экономии всех видов  ресурсов.