Архивный фонд РФ

 

1.2. Организация документов  по видам носителей, способам  и технике закрепления информации

 

Второй признак организации  документов Архивного фонда РФ предполагает создание архивов кино-, фото-, фоно и видеодокументов, а также архивов научно-технической документации – Российского государственного научно-технического архива и др. Создание подобных архивов вызвано, во-первых, необходимостью  особого режима хранения документов на специальных носителях (пленочных, магнитных, оптических), а во-вторых, оборудования для воспроизведения этих документов в читальном зале. Вместе с тем выделение из состава фонда комплекса научно-технической документации или фотодокументов может привести к дроблению фонда.

Первыми хранилищами  специальной документации можно  считать созданное в 1797 г. депо карт и военно-топографическое депо (1812 г.), комплектовавшиеся военно-топографическими материалами. С появлением фотографии и кино стали откладываться комплексы аудиовизуальных документов, для хранения которых в 1926 г. был создан Центральный кинофотоархив, а в 1932 г. – Центральный архив звуковых записей, которые в 1934 г. были объединены в Центральный фонофотокиноархив. В 1967 г. были созданы Центральный архив звукозаписи и Центральный архив научно-технической документации СССР. В настоящее время накопление значительного массива машиночитаемых документов на машинных и оптических носителях ставит перед архивистами проблему создания специальных центров для их хранения.

 

 

 

 

 

1.3. Формы хранения документов

 

Существует три формы  хранения документов:

Постоянное хранение – вечное хранение архивных документов в архивах, библиотеках, музеях.

Временное хранение – хранение документов учреждениями и организациями в создаваемых ими архивах в течение периода, установленного нормативными правовыми актами. Временное хранение документов АФ РФ до их передачи на постоянное хранение в учреждения Федеральной архивной службы осуществляют ведомственные архивы органов государственной власти и управления государственных учреждений, организаций, предприятий, а также государственные отраслевые фонды. Муниципальные (районные и городские) архивы могут осуществлять временное хранение (это архивы с переменным составом документов). Обычно временное хранение осуществляется в интересах учреждений и ведомств, пока документы нужны для информационного обеспечения работы данной организации. Сроки передачи документов на постоянное хранение строго ограничены законом.

Депозитарное хранение – хранение документов в архиве, музее и библиотеке на условиях, определяемых соглашением – договором между собственником документов и архивом, музеем и библиотекой с сохранением за собственником права распоряжаться архивными документами.

Сроки и условия временного и депозитарного хранения должны быть установлены специальным соглашением  между Федеральной архивной службой  и ведомствами.

  Таким образом, организация архивных фондов и архивных документов складывается из административно-правовых и научно-методических решений, технических операций. При этом учитывается принадлежность документов к различным формам собственности, разным историческим периодам, видам носителей информации и другие факторы. От рациональной организации документов Архивного фонда Российской Федерации зависит успех поиска документов.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

2. Организация документов в архивах

 

Распределением документов Архивного фонда российской Федерации  по сети государственных и негосударственных архивов не завершается процесс их организации. Он продолжается и в архивных учреждениях, где  рассматривается как второй уровень организации документов. В архивах документы организуются по историческим и/или логическим связанным совокупностям – архивным фондам и архивным коллекциям.

В России пофондовое хранение документов было введено Генеральным регламентом  Петра I в 1720 г. и применялось в Московском архиве Министерства юстиции и Лефортовском архиве.

Пофондовая классификация  документов в пределах архива прочно вошла в практику отечественных архивистов и являлась на протяжении ХХ столетия основным принципом их организации. Пересистематизация дел внутри фонда допускается в исключительных случаях, когда прежняя систематизация безвозвратно утрачена вследствие образования россыпи. Расформирование дел в государственном архиве, как бы не грамотно они не были сформированы в делопроизводстве учреждения, не допускается почти никогда. Это обязывает работников службы делопроизводства и ведомственного архива особенно внимательно относиться к организации документов по фондам.

Архивным фондом называется совокупность архивных документов, исторически или логически связанных между собой.

Под совокупностью документов, исторически связанных между  собой здесь подразумевается комплекс документов, естественным образом отложившийся в ходе повседневной деятельности организации. При этом его сотрудники вовсе не ставили своей задачей создать архивный фонд – просто любая управленческая деятельность редко обходится без документирования. Таким образом, создание фонда – естественный и неизбежный результат работы организации.

Под совокупностью документов, имеющих логические связи, подразумевается  комплекс документов, специально созданный  архивистом, коллекционером или другим лицом. При этом  документы могли отложиться в деятельности разных организаций. На практике в архиве к логическому принципу классификации прибегают, когда  документы находятся в жутком беспорядке и восстановить первоначальную структуру фонда невозможно, а привести в подобающий вид необходимо. Такой комплекс называется архивной коллекцией.

Фондообразователь –  это юридическое или физическое лицо, в деятельности которого образовался  документальный фонд.

Признаками фондообразователя  являются: его организационная обособленность – наличие правового акта о его образовании, регистрации, компетенции, порядке деятельности; самостоятельного баланса; расчетного счета в банке; штатного расписания, печати, собственных бланков; для физического лица – наличие документов, создаваемых и/или собираемых в процессе его жизни и деятельности.

Вместе с тем самостоятельное  структурное подразделение также  может быть фондообразователем, если его документы образуют обособленный исторически значимый комплекс.

Однако в соответствии с Гражданским кодексом Российской Федерации представительства и филиалы учреждений и организаций не являются юридическими лицами и следовательно, не могут быть самостоятельными фондообразователями.

В зависимости от фондообразователя  и особенностей организации документов выделяют следующие разновидности архивного фонда:

• архивный фонд организации;
• архивный фонд личного происхождения;
• объединенный архивный фонд.

Архивным фондом организации  называется архивный фонд, состоящий  из документов, образовавшихся в деятельности одного юридического лица.

Архивным фондом личного  происхождения называется архивный фонд, состоящий из документов, образовавшихся в процессе жизни и деятельности отдельного лица, семьи, рода.

Объединенный архивный фонд – это  архивный фонд, состоящий из документов, образовавшихся в процессе деятельности двух или более юридических, физических лиц, имевших между собой исторически и/или логически обусловленные связи.

Объединенный архивный фонд, как  правило, создается уже в архиве на основе нескольких фондов. Признаками образования объединенного архивного фонда могут служить однородность и преемственность деятельности учреждений, подчиненность, единство объекта и времени деятельности, единство местонахождения и др.; для физических лиц – родственные, профессиональные, творческие, деловые связи (см. Приложение № 1).

Архивной коллекцией называется совокупность отдельных документов, различного происхождения  и объединенных по одному или нескольким признакам (см. Приложение № 2).

Распределение документов по архивных фондам и архивным коллекциям называется фондированием.

Фондирование состоит из определения (уточнения) фондовой принадлежности документов и хронологических границ архивных фондов.

Сотрудники делопроизводственный сферы занимаются фондированием, формируют дела на основе номенклатуры дел, в процессе экспертизы ценности документов и при подготовке документов к сдаче в ведомственный архив.

В ведомственном архиве фондирование проводится в случае определения  фондовой принадлежности и при передаче дел в государственный архив; образовании коллекций, объединенных архивных фондов и фондов личного происхождения; описании документов или переработке описей.

Перед тем как приступить к выполнению работ по фондированию, необходимо изучить историю фондообразователя. Ознакомиться с законодательными актами, ведомственными изданиями, источниками и литературой, отражающими историю фондообразователя, какие задачи и функции были возложены на него. Определить масштаб деятельности фондообразователя, кому он подчинялся, какую имел структуру, уяснить функции учреждения в различные периоды его деятельности. Важное значение имеет определение связей с другими учреждениями.

Следует ознакомиться с основными  категориями документов фондообразователя (постановлениями, приказами, протоколами, планами, отчетами, штатными расписаниями и др.) В этих документах имеются основные сведения о времени возникновения фондообразователя, его компетенции, структуре и ее изменениях, функциях структурных частей.

По выясненным данным составляется историческая справка. Кроме названных выше данных о фондообразователе в исторической справке нужно раскрыть систему организации документов в делопроизводстве фондообразователя. Эту систему можно выяснить по номенклатурам дел, старым описям, классификаторам, элементам описания на обложках. Далее в исторической справке следует изложить сведения по истории фонда. Следует выяснить, когда поступил фонд в архив, степень его сохранности, объем фонда, крайние даты документов. В исторической справке нужно раскрыть состав, содержание и значение документов для научного и практического использования.

К исторической справке необходимо приложить список источников и литературы, использованных при написании справки.

Большая часть работы по фондированию ложится на плечи работников делопроизводственной сферы. Готовя дела к сдаче в архив, они должны определить их фондовую принадлежность. Как правило, документы учреждений передаются в архив уже обработанными по описи.

Если в архиве приходится проводить  большой объем работы по определению фондовой принадлежности дел, значит образовался значительный массив россыпи – материалов из разных фондов, разрозненных и, как правило, неописанных. Образование россыпи вызывается чрезвычайными обстоятельствами, например: стихийные бедствия и пожары; военные действия вследствие социальных потрясений, переворотов; реорганизация государственного аппарата, органов власти и управления.

Например, в истории российского  архивного дела образование больших  массивов россыпи в государственных  архивах было вызвано такими событиями как пожар Москвы 1812 года, гражданская и Великая отечественная войны, реформы государственного аппарата 60-70 годов XIX века и 90-х XX века, штурм Белого дома в октябре 1993 года и др. Однако и в жизни одного учреждения могут случиться не столь глобальные, но неприятные события: пожар, затопление архива, переезд, в ходе которых может образоваться большое количество россыпи.

Фондовая принадлежность всегда устанавливается  на основе непосредственного изучения документов.

Документы, как правило, сами несут дополнительные сведения об их принадлежности к определенному архивному фонду. В современном государственном делопроизводстве эти сведения могут быть отражены на обложке дела. Там указывается официально принятое полное, а в скобках – сокращенное название учреждения-фондообразователя и название структурного подразделения, в деятельности которого возникли документы.

Если этих сведений нет на обложке  или они вызывают сомнение, а также  если делу «не повезло» и оно утратило обложку совсем, то фондовая принадлежность устанавливается на основании изучения содержащихся в деле документов.

Все документы по месту их составления  обычно подразделяются на три группы:

• входящие документы;
• внутренние документы;
• исходящие документы.

Фондовая принадлежность входящих документов (полученных фондообразователеем) устанавливается по названию учреждения-получателя, которое можно узнать по адресату, оттиску штампа регистрации входящих документов, содержанию документа, резолюциям, пометкам.

Фондовая принадлежность внутренних документов (приказов, протоколов, отчетов, докладных записок и др.), отражающих внутреннюю деятельность учреждения, определяется по названию учреждения, которое указано в документе: в заголовке, в содержании, а также по подписям должностных лиц.

Фоновая принадлежность копий (отпусков) исходящих документов определяется по названию учреждения-автора, которое может быть отражено в  бланке, указано рядом с подписью должностного лица в конце документа, а также по содержанию документов и делопроизводственным пометам.