Алгоритм заполнения первичных документов в 1С: Бухгалтерия

    После совершения хозяйственной операции, подтвержденной утвержденным первичным  документом, бухгалтер вновь обращается к нему через реестр и дает программе  команду сформировать по документу  проводки, которые регистрируются в  массиве информации о хозяйственных  операциях.

    При данной технологии соблюдается естественная последовательность работы с документами  за счет разделения моментов формирования самого первичного документа и соответствующих  ему проводок. При этом введенные  документы без подтверждения  пользователем и формирования проводок на их основе никак не влияют на обороты  и остатки счетов.

    Регистрация документов в реестре и сохранение их в электронном архиве позволяет  бухгалтеру не только в любой момент вернуться к документу, но и выполнять  выборку документов по определенным критериям, печатать реестры отобранных документов. Таким образом, при применении рассмотренной модели поддерживается естественная технология прохождения первичных документов как формируемых в системе, так и поступающих извне. Поэтому на предприятиях с большим документооборотом целесообразно применять программы, использующие именно этот подход.

    Наибольшее  развитие принцип взаимосвязи между  документами разных видов получил  в системах, ориентированных на документооборот  всего предприятия, т.е. в тех, где  применен второй подход к построению документооборота в АИС-БУ.

    Модель  полного документооборота реализуется  в корпоративных информационных системах, где бухгалтерский программный  комплекс является одной из функциональных подсистем управления предприятием.

    Этот  подход базируется на четырех основных положениях:

1. Большая часть документов возникает вне бухгалтерии и, следовательно, массивы документов могут формироваться и храниться в электронных архивах вне бухгалтерии;
2. Между документами разных видов существует тесная взаимосвязь;
3. Документ не является только средством отражения хозяйственной операции на счетах бухгалтерского учета;
4. Процесс формирования документа и соответствующих ему записей на счетах бухгалтерского учета может быть разделен во времени.

    Известно, что большая часть информации о производственно-хозяйственной  деятельности предприятия формируется  вне бухгалтерии – в цехах, на складах, в отделах снабжения  и сбыта и др. оперативных подразделениях предприятия. В этих подразделениях и создаются документы, которые  затем и попадают в бухгалтерию.

    Функции по ведению аналитического учета в таких системах могут быть гибко разделены между службами оперативного управления и бухгалтерией. Эта аналитика может отслеживаться службами оперативного управления, а проводки по совершенным хозяйственным операциям могут формироваться в целом по суммам документов, свернутых до уровня контрагентов. Благодаря этому каждая подсистема АИС получает ровно столько функций, сколько ей необходимо.

    Электронные копии документов из оперативных  подсистем передаются бухгалтерии  для обработки. Работники бухгалтерии  на их основе формируют записи на счетах бухгалтерского учета без и с  использованием аппарата типовых операций. Типовая операция может быть применена  не к одному документу, а к совокупности документов одного вида. Тогда при  массовом вводе документов одного вида, отражающих одну и ту же хозяйственную  операцию, проводки можно получить в свернутом, итоговом виде по группе документов. Иными словами, можно  формировать групповые проводки. Сформированные проводки отражаются в массиве информации о хозяйственных операциях.

    Следовательно, три основные момента отличают модель полного документооборота от предыдущих моделей:

    Документ  рассматривается не только как средство формирования бухгалтерских записей (проводок), но и является полноправной информационной единицей;

    Документы создаются и хранятся в виде электронных  копий вне бухгалтерии, и работники  служб оперативного управления имеют  возможность выполнять свои функции, используя созданную базу документов. Наличие документов в интегрированной  базе данных позволяет вести учет ТМЦ и состояния взаиморасчетов, проводить расчет себестоимости  выпущенной продукции и оценивать  финансовые результаты реализации без  отражения этих данных в бухгалтерском  учете.

    Итак, модель полного документооборота позволяет  наиболее последовательно решить проблемы разделения функций бухгалтерского и оперативного учета. 
 
 
 
 
 
 
 

3 Алгоритм заполнения  первичных документов  в 1С: Бухгалтерия.  На примере  (внесение  информации в документ  «приходный кассовый  ордер»)

    Приходный кассовый ордер  — это документ первичной учетной документации кассовых операций, согласно которому производится прием денежных средств в кассу предприятия.

    Приходный кассовый ордер состоит из двух частей: это собственно ордер и квитанция к нему. Содержимое обеих частей одинаковое. Прием наличных денег в кассу производится по приходному кассовому ордеру КО 1 (ПКО). Приходные кассовые ордера и квитанции к ним заполняются бухгалтерией, а не кассиром. Документ должен быть заполнен четко и ясно чернилами, шариковой ручкой или сформирован с применением компьютера. Прием и выдача денег по кассовым ордерам может производиться только в день их составления.

 

    Поступление денежных средств в кассу организации оформляется приходным кассовым ордером. Сокращенно его принято называть ПКО. Форма ПКО утверждена в Постановлении Госкомстата от 18 августа 1998 г. № 88 "Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету кассовых операций, по учету результатов инвентаризации". Там он называется: "Форма №КО-1". ПКО состоит из двух частей - ордера и квитанции. При внесении денежных средств в кассу организации квитанция выдается внесшему их лицу, а ордер остается в организации.

    Порядок движения ПКО по инстанциям организации, вкратце, выглядит следующим образом. Бухгалтер выписывает ПКО, на ПКО  ставят печать организации, на нем расписывается  главный бухгалтер (или другое уполномоченное лицо), после чего ордер передается кассиру, который проверяет реквизиты  ордера, получает по нему деньги и выдает квитанцию лицу, внесшему деньги.

Бухгалтер и кассир в автоматизированном учете кассовых операций

    Еще до того, как мы познакомимся с особенностями  заполнения документа, который используется в 1С:Бухгалтерии, рассмотрим вопрос разделения функций бухгалтера и кассира при автоматизированной обработке кассовых ордеров.

    Бухгалтер может сформировать приходный кассовый ордер, распечатать его на принтере (для того, чтобы поставить на бумажной копии ордера необходимые подписи и печати) и передать кассиру. При этом бухгалтер, после формирования электронного документа, записывает его в системе, но не проводит - то есть - нажимает на кнопку Записать в форме документа и не трогает кнопку ОК. После того, как документ записан - он будет сохранен в базе данных, но не сформирует никаких движений по регистрам. То есть - документ будет, но никакого воздействия на состояние учета, на состояние бухгалтерских регистров, он не окажет. Когда кассир завершит работу с ПКО, получит по нему нужную сумму - он может отыскать документ в базе данных, открыть его и провести, нажав на кнопку Провести в форме документа.

    Ну  а если деньги по ПКО так и не будут внесены - документ так и  останется записанным, но не проведенным, то есть на состояние учета он не повлияет.

    Кстати, кассир, помимо вышеописанных манипуляций  с ПКО, должен зарегистрировать ордер  в кассовой книге (Ф №КО-4). 1С: Бухгалтерия берет на себя и формирование кассовой книги. Несмотря на то, что учет практически полностью автоматизирован, некоторые сведения - такие, как те же ПКО или листы кассовой книги - не доверены пока полностью электронике. Поэтому многое - в частности - листы кассовой книги, приходится распечатывать, подшивать, хранить - как в обычной бухгалтерии.

    Процедура обработки документов в каждой конкретной бухгалтерии может отличаться от стандартной. Кстати, это касается не только кассовых операций.

    Для этого:

• В открытом журнале «Кассовые документы» (меню «Банк и Касса - Журнал кассовых документов») ввести команду «Действие - Добавить», либо щелкнуть по пиктограмме   («Добавить»).
• Командой меню «Банк и Касса - Приходный кассовый ордер» открыть форму «Приходные кассовые ордера», а затем ввести команду «Действие - Добавить».
• В результате на экран будет выведено окно выбора вида документа «Приходный кассовый ордер» (рис. 5.2).
• Состав реквизитов формы ПКО зависит от вида операции. Для рассматриваемой операции нужно выбрать строку «Прочий приход денежных средств» (рис. 5.2).

 

Рис. 5.2. Выбор вида прихода денежных средств

    В форме ПКО уже будет записан  его порядковый номер в реестре  учете документов и текущая дата. В поле «Номер» оставить значение «по умолчанию» 00000000001, текущую дату необходимо исправить на дату поступления денежных средств. В поле «Счет» оставить значение «по умолчанию» - 50.01; в поле «Сумма» внести вносимую в кассу организации сумму - 120 000 (рис. 5.3).

На закладке «Реквизиты платежа»:

• В поле «Счет» вручную или выбором из плана счетов ввести корреспондирующий счет - 75.01. В результате на закладке появляется дополнительное поле «Контрагент».
• В поле «Контрагент» по кнопке   открыть справочник «Контрагенты» и выбрать в нем элемент с названием Самойлов Д.И.
• В поле «Статьи движения денежных средств» по кнопке   открыть справочник «Статьи движения денежных средств» и выбрать элемент Поступления от учредителей.
• В поле «Ответственный» по  кнопке   открыть справочник «Пользователи» и выбрать соответствующий элемент (рис. 5.3).  

Рис. 5.3 Заполнение приходного кассового ордера.         

 Перейти  на закладку «Печать».

• В поле «Принято от» будут «дублированы» ФИО учредителя в именительном падеже, их необходимо скорректировать в родительном падеже: принято от Самойлова Дмитрия Ивановича (рис. 5.4);
• В поле «Основание» записать Учредительный договор;
• В поле «Приложение» - Выписка из учредительного договора.

 

Рис. 5.4 Заполнение закладки «Печать» ПКО.         

 Чтобы  сохранить документ без проведения  надо щелкнуть по кнопке «Записать», а затем «Закрыть».        

 В  результате ввода документа ПКО  программа:

1. Сформирует  приходный кассовый ордер №1.

2. Внесет  в «Журнал операций» документ «Приходный кассовый ордер» №1 от 16.01.2008.

3. Зарегистрирует  в списке «Приходные кассовые ордера» операцию с видом «Прочий приход денежных средств» №1 от 16.01.2008.

4. Зарегистрирует  данные о ПКО №1 от 16.01.2008 в  журнале «Кассовые документы».         

 Для  печати ПКО необходимо нажать  на кнопку «Печать» и выбрать пункт «Приходный кассовый ордер». В результате на экран будет выведена печатная форма приходного кассового ордера с квитанцией к приходному кассовому ордеру для лица, внесшего сумму.        

 Для  проведения открытого ПКО необходимо  щелкнуть по пиктограмме , затем  по кнопке «Закрыть» либо щелкнуть по кнопке«ОК».        

 В  результате выполнения указанных  действий в «Журнал проводок (бухгалтерский учет)» будет записана проводка:

Дт. 50.01 (субконто Поступления от учредителей), Кт. 75.01 (субконто Самойлов Д.И.) на сумму 120 000 рублей.        

 Для  просмотра проводки, сформированной  при проведении ПКО необходимо: в списке «Приходные кассовые ордера», в журнале «Кассовые документы» установить курсор в строку со сведениями о ПКО №1 от 16.01.2008 и щелкнуть на пиктограмме   (рис. 5.5).