Учётные регистры

К учетной регистрации предъявляются следующие основные требования, это -документальность, своевременность, кратность, точность, ясность.

Записи в  регистрах должны производиться  на основании  оформленных, проверенных и подписанных документов. Важнейшим существующим элементом записи в учетные регистры является: дата записи, номер и дата документа (на основании которого производится запись), основание записи, номер счетов бухгалтерского учета и позиции аналитического учета и сумма. Суммы бухгалтерской записи в учетных регистрах могут производиться ручным способом и при помощи средств автоматизации и механизации.  Записи должны вестись аккуратно, без подчисток и помарок. По окончании записей в учетные регистры необходимо подсчитать итоги всех граф и сальдо, а также произвести взаимную проверку всех итогов, когда и могут быть выявлены ошибки. Ошибки могут быть локальными, если они допущены в одном документе, и транзитными, если они повторяются в нескольких документах.

          Если ошибка в документе обнаружена  до проставления в нем итогов, то исправление в нем производится путем зачеркивания неправильных записей таким образом, чтобы можно было прочитать зачеркнутое. Над исправленными записями записываются правильные с оговоркой «Исправленному верить» с указанием даты  и заверяется подписью сделавшего исправление лица (бухгалтера). Такой способ называется корректурный.

 После проверки всех записей, их переносят из учетных регистров в главную книгу, тогда никакие исправления не допускаются. После этого все ошибки исправляются специальными справками, данные которых записываются в главную книгу путем дополнительных проводок или методом «красное сторно».

 Метод дополнительной проводки или записи применяется в том случае, если запись сделана в сумме меньше, чем следует. При этом на разницу в сумме делается дополнительная запись с той же корреспонденцией счетов.

Метод «красное сторно» применяется, если необходимо исправить не только сумму, но и корреспонденцию  счетов. Данный способ заключается  в том, что исправленная запись повторяет неправильную запись красными чернилами, после чего делается дополнительная проводка с правильной корреспонденцией счетов. Этим методом пользуются также для уменьшения оборотов на счетах до правильной суммы путем дописывания разницы красными чернилами. Таким образом, записи сумм красными чернилами или их обведение красной пастой означает в бухгалтерском учете отрицательный оборот на счетах, и эта сумма вычитается (аннулируется).

 При хранении регистров бухгалтерского учета должна обеспечиваться их защита от несанкционированных исправлений. Исправление ошибки в регистре бухгалтерского учета должно быть обосновано и подтверждено подписью лица, внесшего исправление, с указанием даты исправления.

           Регистры бухгалтерского учета  в процессе их использования хранятся обособленно друг от друга в специальных папках по принадлежности. Папки открываются в начале года, в которые учетные регистры подшиваются по истечении каждого месяца до окончания года. По окончании отчетного года папки с учетными регистрами сдаются в архив, где хранятся в течении установленных для этого сроков, но не менее пяти лет.

  Рабочий план счетов бухгалтерского учета, другие документы учетной политики, процедуры кодирования, программы машинной обработки данных (с указанием сроков их использования) должны храниться организацией не менее пяти лет после отчетного года, в котором они использовались для составления бухгалтерской отчетности в последний раз.

 Первичные  учетные документы могут быть  изъяты только органами дознания, предварительного следствия и прокуратуры, судами, налоговыми инспекциями и налоговой полицией на основании их постановлений в соответствии с законодательством Российской Федерации.

Главный бухгалтер  или другое должностное лицо организации  вправе с разрешения и в присутствии представителей органов, проводящих изъятие документов, снять с них копии с указанием основания и даты изъятия.

 Ответственность  за организацию хранения первичных  учетных документов, регистров бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности несет руководитель организации.