Учет расчетов с персоналом по оплате труда

При проведении заполненных первичных учетных документов происходит автоматическое формирование корреспонденции счетов. Реализована возможность получения печатной формы созданного документа, формирования проводок путем введения так называемых "типовых операций", в основу которых положена типовая корреспонденция счетов. Квалифицированный пользователь может значительно расширить список типовых операций путем добавления в него новых типовых операций, созданных им самим.

Бухгалтерские программы, как правило, содержат большой объем нормативно-справочной информации, которая включает в себя документы по организации бухгалтерского учета, схемы и календари уплаты налогов и другие данные, позволяют организовать многоуровневый аналитический и синтетический учет, работать с несколькими планами счетов и несколькими базами данных.

Автоматизированная форма учета  позволяет проводить большое  число различных операции, в частности  начисление амортизации, заработной платы, отчислений на социальные нужды, распределение  затрат, закрытие месяца и другие операции. Регистры бухгалтерского учета, такие как оборотные и шахматные ведомости, журналы-ордера и ведомости к ним, формы бухгалтерской и налоговой отчетности могут быть сформированы за любой отрезок времени. Существует возможность получать выходные формы, содержащие необходимую информацию по аналитическому и синтетическому учету.

Основными принципами автоматизированной формы бухгалтерского учета являются: 

• однократный ввод учетных данных; 
• автоматическое создание регистров аналитического и синтетического учета; 
• автоматическое поучение информации об отклонениях от установленных нормативов и норм; 
• автоматическое формирование всех учетных регистров и форм бухгалтерского учета.

Распределение должностных обязанностей между работниками бухгалтерии  произведено с учетом квалификационного уровня и практического опыта работы.

 

 

          3.2 Организация первичного учета документации

Для учета использования  рабочего времени установлены следующие  унифицированные формы первичной  учетной документации:

- Т-12 Табель учета рабочего времени и расчета оплаты труда

- Т-13 Табель  учета рабочего времени

Сущность табельного учета заключается в ежедневной регистрации явки работников на работу, ухода с работы, случаев неявок с указанием причин опозданий, времени  простоя, сверхурочной работы и т.д.

Табель учета  рабочего времени и расчета оплаты труда (форма № Т-12) применяется  для учета времени, фактически отработанного или неотработанного каждым работником организации, для контроля за соблюдением работниками установленного режима рабочего времени, для получения данных об отработанном времени, расчета оплаты труда, а также для составления статистической отчетности по труду.

Форма № Т-12 составляется в одном экземпляре уполномоченным на это ответственным  лицом, подписывается руководителем структурного подразделения и работником кадровой службы. Заполненная форма передается в бухгалтерию, которая использует табель в качестве основания для начисления оплаты труда работникам организации.

Табель учета  рабочего времени (форма № Т-13) применяется для учета рабочего времени и используется при автоматизированной обработке учетных данных. Данная форма также составляется в одном экземпляре уполномоченным на это ответственным лицом, подписывается руководителем структурного подразделения и работником кадровой службы. Заполненная форма передается в бухгалтерию, которая использует табель в качестве основания для начисления оплаты труда работникам организации.

Для отражения  ежедневных затрат рабочего времени  за месяц на каждого работника  в табеле (формы № Т-12 и формы № Т-13) отведено две строки: одна строка - для отметок условных обозначений видов затрат рабочего времени, а другая строка - для записи количества часов по ним. Отметки в табеле о причинах неявок на работу или о работе в режиме неполного рабочего дня, о работе в сверхурочное время и других отступлениях от нормальных условий работы должны быть сделаны только на основании документов, оформленных надлежащим образом (листка нетрудоспособности, справки о выполнении государственных обязанностей и т.п.).

Учет рабочего времени осуществляется в табеле методом сплошной регистрации явок и неявок на работу либо путем регистрации  только отклонений (неявок, опозданий  и т.д.).

Для учета расчетов с персоналом по оплате труда установлены  следующие унифицированные формы первичной учетной документации:

- Т-49 Расчетно-платежная  ведомость

- Т-51 Расчетная  ведомость

- Т-53 Платежная  ведомость

- Т-53а Журнал  регистрации платежных ведомостей

- Т-54 Лицевой  счет

- Т-54а Лицевой  счет средств вычислительной техники

- Т-60 Записка-расчет  о предоставлении отпуска работнику

- Т-61 Записка-расчет  при прекращении (расторжении)  трудового договора с работником (увольнении)

- Т-73 Акт о  приеме работ, выполненных по  срочному трудовому договору, заключенному  на время выполнения определенной работы.

Для расчета  и выплаты заработной платы работникам, организации применяются расчетно-платежная  ведомость (форма № Т-49), расчетная  ведомость (форма № Т-51) и платежная  ведомость (форма № Т-53).

Одновременно  сведения о начислениях и выплатах заработной платы работникам следует отражать в их лицевых счетах (форма № Т-54 или форма № Т-54а). При применении расчетно-платежной ведомости по форме № Т-49 другие расчетные и платежные документы по формам № Т-51 и № Т-53 не составляются.

Расчетно-платежная  и платежная ведомости являются оправдательными документами, подтверждающими  факт выплаты заработной платы работникам организации. Выдача наличных денежных средств из кассы организации  может производиться по оформленным  надлежащим образом платежным и расчетно-платежным ведомостям без составления расходного кассового ордера на каждого работника. Ведомости всех трех видов составляются в одном экземпляре в бухгалтерии.

Начисление  заработной платы и других видов  оплат за текущий месяц производится на основании данных первичных документов по учету выработки, фактически отработанного времени и других документов.

Для расчета  заработной платы и последующей  ее выплаты бухгалтерия должна использовать данные из следующих первичных документов:

- табеля учета рабочего времени и расчета оплаты труда (форма № Т-12) или табеля учета рабочего времени (форма № Т-13). Использование той или иной формы зависит от того, какая именно форма ведется в организации;

- личной карточки  работника (форма № Т-2);

- закрытых нарядов на работу, актов приемки работ, сменных рапортов о выработке, листков о простоях, нарядов на сдельную работу и др.

На титульном  листе расчетно-платежной ведомости (форма № Т-49) и платежной ведомости (форма № Т-53) указывается общая  сумма, подлежащая выплате. Разрешение на выплату заработной платы подписывается руководителем организации или уполномоченным им на это лицом.

В формах № Т-49 и № Т-51 расписка (подпись) в получении  денег должна быть сделана получателем  только собственноручно чернилами или шариковой ручкой. При получении денег по платежной (расчетно-платежной) ведомости сумма прописью не указывается. В расчетно-платежной ведомости (форма № Т-49) и платежной ведомости (форма № Т-53) по истечении срока выплаты против фамилий работников, не получивших заработную плату, в соответствующих графах делается отметка. В конце ведомости указываются суммы выплаченной и депонированной заработной платы. На выданную сумму заработной платы составляется расходный кассовый ордер (форма № КО-2), номер и дата которого проставляются на последней странице ведомости.

В расчетных  ведомостях, составляемых на машинных носителях информации, состав реквизитов и их расположение определяются в  зависимости от принятой технологии обработки информации. При этом форма  документа должна содержать все реквизиты унифицированной формы.

Для учета и  регистрации платежных ведомостей по произведенным выплатам работникам организации используется журнал регистрации  платежных ведомостей (форма №  Т-53а), который ведется работником бухгалтерии.

Расчетные ведомости  заполняются по данным лицевых счетов работников по форме № Т-54 или  № Т-54а.

Лицевой счет формы  № Т-54 заполняется работником бухгалтерии  и применяется для отражения  сведений о заработной плате, выплаченной  работнику. Форма № Т-54 применяется для записи всех видов начислений и удержаний из заработной платы работника на основании первичных документов по учету выработки и выполненных работ, отработанного времени и документов на разные виды оплат.

Форма № Т-54а  применяется при обработке учетных данных с применением средств вычислительной техники и содержит только условно-постоянные реквизиты о работнике. Данные по расчету заработной платы, полученные на бумажных носителях, вкладываются ежемесячно в лицевой счет. Вторая страница применяется для печатания кодов видов оплат и удержаний.

Для расчета  причитающейся работнику заработной платы и других выплат при предоставлении ему ежегодного оплачиваемого или  иного отпуска применяется унифицированная  форма № Т-60 ?Записка-расчет о  предоставлении отпуска работнику?.

При расчете  среднего заработка для оплаты отпуска  показывается общая сумма выплат, начисленных работнику за расчетный  период, согласно правилам исчисления среднего заработка. Также указывается  количество рабочих (календарных) дней, часов, приходящихся на отработанное время в расчетном периоде.

 

 

         3.3 Состояние учетено аналитической работы в хозяйстве

В бухгалтерском  учете для обобщения информации о расчетах с работником организации  по оплате труда (по всем видам оплаты труда, премиям, пособиям и др.) предназначен счет 70 «расчеты с персоналом по оплате труда».

Аналитический учет расчетов с персоналом по оплате труда ведется в расчетных (расчетно-платежных) ведомостях (приложение №1) по каждому работнику организации.

Все операции, связанные с оплатой труда, оформляются необходимыми первичными документами и передаются в бухгалтерию. К документам аналитического учета заработной платы относятся: лицевой счет работника, налоговая карточка по учету доходов и налога на доходы физических лиц, расчетно-платежные ведомости и др.

Каждому работнику  при приеме на работу присваивается  табельный номер, который в дальнейшем проставляется на всех документах по учету личного состава организации.

Чтобы выяснить сумму заработной платы, подлежащую выдаче на руки работнику, необходимо определить сумму заработка работника за месяц и произвести из нее необходимые удержания. Эти расчеты ведутся в лицевых счетах работников, а затем их результаты переносятся в расчетно-платежную ведомость и в налоговую карточку.

В расчетно-платежную  ведомость заносят суммы начисленной  заработной платы по ее видам, суммы  удержаний по их видам и суммы  к выдаче. Для каждого работника  в ведомости отводится одна сторона. Расчетно-платежная ведомость не только является регистром аналитического учета расчетов с работниками по заработной плате, но и выполняет функции расчетного и платежного документа.

На предприятиях вместо расчетно-платежных ведомостей могут применяться отдельно расчетные  ведомости и платежные ведомости. В расчетной ведомости содержаться все расчеты по определению сумм заработной платы, подлежащих выплате работникам. Платежную ведомость используют лишь для выплаты заработной платы (приложение №2). В ней указывают фамилию и инициалы работников, их табельные номера, суммы к выдаче и расписку в получении заработной платы.

Выдачу аванса за первую половину месяца также оформляют  платежной ведомостью. Сумму аванса обычно определяют из расчета 50% заработка  по тарифным ставкам или окладам  с учетом отработанных дней.

Заработную плату из кассы выдают в течение трех дней. По истечении этого срока кассир против фамилии работников, не получивших заработную плату, делает отметку «депонировано» и на титульном листе ведомости указывает фактически выплаченную и не полученную работниками сумму заработной платы. Не выплаченные в срок суммы заработной платы по истечении трех дней сдаются в банк на расчетный счет.

Расчетно-платежные  ведомости на практике выполняют  несколько функций: расчетного документа; платежного документа; регистра аналитического учета расчетов с работниками по заработной плате. Они выполняют свои функции в течение только одного месяца. Их неудобно использовать для подсчета средней заработной платы за какой-либо прошедший период (например, за три месяца при оплате отпуска), поскольку необходимо делать трудоемкие выборки из различных ведомостей. Поэтому на предприятиях на каждого работника открывают лицевые счета, на лицевой стороне которых записывают необходимые сведения о работнике (семейное положение, разряд, оклад, стаж работы и т.д.), а на обратной стороне - все виды зачислений и удержаний из заработной платы за каждый месяц. По этим данным легко рассчитать средний заработок за любой период.