Система внутреннего контроля

2. Организация системы  внутреннего контроля на предприятии

2.1 Создание службы  внутреннего контроля (аудита)

Внутренний аудит может  быть организован:

• в форме постоянно действующей ревизионной комиссии (ревизора), избираемой и принимаемой ежегодно на общем собрании акционеров для утверждения годовой отчетности;
• в форме отдела внутреннего аудита, подотчетного непосредственно руководителю предприятия;
• в форме группы контроля;
• в форме инвентаризационного бюро;
• в форме договора с аудиторской фирмой на ведение внутреннего аудита.

Внутренний аудит может принимать различные организационные формы:

• он может быть организован на крупных и средних предприятиях как самостоятельное структурное подразделение, подчиняющееся непосредственно руководителю предприятия;
• может быть организован как самостоятельное структурное подразделение головной организации, осуществляющее контроль за дочерними и зависимыми организациями.

Примерный состав и структура  службы внутреннего аудита:

• Руководитель службы. На эту должность целесообразно назначать высококвалифицированных специалистов с высшим экономическим или юридическим образованием, опытом руководящей, бухгалтерской или юридической работы, прошедших аттестацию на квалификацию профессионального аудитора или профессионального бухгалтера.
• Специалист по расчетам с головной организацией.
• Специалист по камеральным и документальным проверкам отчетности филиалов.
• Два методиста - бухгалтера от регионов.
• Специалист по налоговому учету.
• Специалист по правовым вопросам.
• Специалист по финансовому анализу.

Сотрудники службы внутреннего  аудита должны иметь образование, соответствующее  характеру их деятельности.

Служба внутреннего аудита при  необходимости должна иметь возможность  привлекать к работе экспертов, применяя отдельные положения аудиторского правила (стандарта) «Использование работы эксперта».

В практической работе служба внутреннего аудита руководствуется  законами Российской Федерации, Указами  Президента, постановлениями Правительства РФ, инструкциями, приказами министерств и ведомств, Учредительными документами и другими внутрифирменными документами и распоряжениями, Положениями о структурном подразделении, должностными инструкциями и контрактами, заключенными между аудитором и представителем предприятия. Большой информационный потенциал и знание всех тонкостей в деятельности своей организации выгодно отличают внутренних аудиторов от внешних. Поэтому целесообразно, чтобы функции внутренних аудиторов в организации выполняли штатные специалисты, а не приглашенные со стороны независимые аудиторы. Кроме того, штатные специалисты более ответственны в своих рекомендациях. В любом случае в штате организации должен состоять специалист, исполняющий обязанности главного внутреннего аудитора.

Главный внутренний аудитор - это наиболее квалифицированный  специалист, обладающий разносторонними  знаниями и навыками, способный дать высшему руководству самый компетентный совет в области экономики и финансов. Главный аудитор в идеале должен иметь познания и практические навыки в области бухгалтерии, налогового права, экономики, финансового менеджмента, общей юриспруденции, маркетинга, общего управления, менеджмента персонала, иметь собственно аудиторские знания и навыки. Кроме того, он должен знать задачи, поставленные высшим руководством перед организацией; возможности и потребности коллектива; внешние связи своей организации. Ему необходимы достаточные знания в области компьютерной техники и технологий. Главный внутренний аудитор организует, регулирует и контролирует деятельность других сотрудников внутреннего аудита. В его функции также входит:

• руководство разработкой внутрифирменных аудиторских стандартов, руководство составлением генеральных планов деятельности внутренних аудиторов и аудиторских программ;
• руководство разработкой методологии внутреннего аудита, в том числе базовых методик проверок;
• консультирование руководства по наиболее важным вопросам;
• принятие заказов на проведение проверок каких-либо объектов;
• принятие участия в наиболее важных проверках;
• анализ и оценка заключений (аудиторских отчетов), составленных внутренними аудиторами по результатам проверок, а также обобщение этих заключений и доведение до лиц, непосредственно принимающих решения;
• координация взаимодействия внутренних и внешних аудиторов, проверяющих организацию;
• участие в разборе различных спорных и конфликтных ситуаций, возникающих в процессе функционирования организации, в том числе споров с налоговой инспекцией.

Создание отдела внутреннего  аудита в компании - весьма сложный  процесс, требующий решения ряда методологических и организационно - технических проблем. В общих  чертах организацию отдела внутреннего  аудита можно рекомендовать проводить по следующим основным этапам:

• выявление и четкое определение круга вопросов, для решения которых формируется отдел внутреннего аудита, построение системы целей создания отдела в соответствии с политикой предприятия;
• определение основных функций, необходимых для достижения поставленных целей;
• объединение однотипных функций в группы и формирование на их основе структурных единиц отдела, специализирующихся на выполнении этих функций;
• разработка схем взаимоотношений, определение обязанностей, прав и ответственности для каждой структурной единицы, документальное закрепление всего этого в должностных инструкциях и положениях о бюро (группе, секторе) отдела внутреннего аудита;
• соединение вышеуказанных структурных единиц в единое целое - отдел внутреннего аудита, определение его оргструктуры и документальное закрепление Положения об отделе внутреннего аудита;
• интеграция отдела внутреннего аудита с другими звеньями структуры управления предприятием;
• разработка внутрифирменных стандартов внутреннего аудита и внутрифирменного этического кодекса.

Место отдела (сектора, бюро, группы и т.п.) внутреннего аудита в организационной структуре  организации, его функциональная направленность, численность и квалификационные характеристики кадрового состава, материально-техническое, финансовое и информационное обеспечение отдела, особенности структуры взаимоотношений и порядка функциональной и административной подчиненности внутри этого подразделения, в том числе при наличии у него разнообразных отделений, а также структура взаимоотношений этого отдела с другими подразделениями организации зависят от многих факторов. Это, прежде всего, от цели создания отдела; от организационно-правовой формы, размеры, ресурсы, оргструктура, масштабы и виды деятельности организации; от региональной неоднородности и месторасположения ее обособленных подразделений или дочерних компаний.

Структура и иерархический  ранг отдела внутреннего аудита во многом зависят от позиции руководства  организации по отношению к внутреннему  контролю. Позиция отдела в организационной структуре фирмы определяется также по мере организационного развития управления, накопления финансового, кадрового, интеллектуального потенциала.

Отдел внутреннего аудита может вначале формироваться  как штабное звено с чисто  консультативными функциями. По мере возрастания его влияния на деятельность организации в его функции будут передаваться непосредственно реализация контрольных задач и разработка рекомендаций по совершенствованию всех уровней управления в компании.

Эффективность контроля и анализа финансовой и хозяйственной деятельности компании напрямую зависит от правильной организации отдела внутреннего аудита. Принимая решение о его создании, необходимо четко определить цели, задачи, а также регламентировать деятельность внутренних аудиторов. Так, в Положении об отделе внутреннего аудита должно быть четко сказано, что данный отдел является неотделимой частью компании и внутренние аудиторы, осуществляя независимую экспертизу всех процессов с целью их анализа и оценки, должны действовать в соответствии с правилами и распорядком компании.

Одна из основных задач  отдела - помогать сотрудникам компании в эффективном выполнении их обязанностей, содействовать руководству в  поиске наиболее результативных путей  использования производственных и  человеческих ресурсов и выявлении дополнительных резервов предприятия для повышения производительности и прибыльности производства. Для этого внутренние аудиторы должны предоставлять отчеты по результатам своей работы, содержащие общую информацию об объекте, его анализ, оценку и рекомендации по устранению выявленных недостатков. В число общих задач отдела внутреннего аудита также входит проверка:

• достоверности и правильности информации, ее источников;
• систем, предназначенных для реализации задач и планов и соблюдения процедур, законодательных актов и инструкций, а также их выполнения сотрудниками компании;
• сохранности активов;
• оценка эффективности использования ресурсов, и т.д.

Сегодня среди профессионалов широко обсуждается вопрос, насколько  корректно участие внутренних аудиторов в разработке и внедрении систем внутреннего контроля, так как в вопросе оценки и анализа аудиторского риска систем контроля проверяемого объекта аудиторы должны быть объективными. Пока аудиторское сообщество не пришло к единому мнению, в Положении об отделе внутреннего аудита может быть зафиксировано, что аудитор, принимавший участие в разработке системы внутреннего контроля, не включается в группу по ее проверке. Но это условие выполнимо только при достаточно большом штате внутренних аудиторов.

Цели, полномочия и ответственность  отдела внутреннего аудита еще на этапе его создания должны быть оформлены  в виде письменного документа, утвержденного  руководством компании и одобренного  Советом директоров. Этот документ позволит обеспечить особый организационный статус, независимость и обособленность отдела, что, в свою очередь, гарантирует справедливость и беспристрастность суждений его сотрудников. Начальник отдела внутреннего аудита должен подчиняться непосредственно руководителю предприятия или другому должностному лицу, наделенному полномочиями, достаточными для обеспечения независимости действий аудиторов и для принятия адекватные меры по выявленным недостаткам.. В средних и мелких компаниях отдел состоит из Начальника отдела внутреннего аудита и подчиненных ему специалистов.

Зачастую руководство  российских акционерных обществ  отождествляет отдел внутреннего  аудита и аудиторский комитет (ревизионную  комиссию). Это означает формальное отношение руководства к организации  функции внутреннего аудита, так как, кроме вопросов внутреннего аудита, уровня квалификации и количества внутренних аудиторов, в круг обязанностей Аудиторского комитета входят:

• составление рекомендаций для Совета по назначению внешнего аудитора,
• проверка годовой отчетности компании, координация работы внешних аудиторов в ходе проверок,
• анализ отчетов о системах внутреннего контроля и работа по фактам серьезных нарушений, выявленных в ходе внутренних расследований.

Квалифицированные, обладающие необходимым образованием и профессиональным опытом специалисты - гарантия качественного выполнения задач, поставленных перед отделом внутреннего аудита. Эти знания и навыки должны быть достаточными для правильного применения аудиторских методик и процедур. Также необходимы базовые знания в области психологии для наиболее продуктивных взаимоотношений с объектом аудита, умение четко и правильно изложить информацию. Кроме того, внутренние аудиторы должны разбираться в вопросах экономики, финансов, налогообложении и права, бухгалтерского учета, электронной обработки данных. Но, конечно, не обязательно быть профессионалом во всех этих областях: в случае необходимости к процессу можно подключить сторонних специалистов. Чтобы поддержать свой высокий профессиональный уровень, внутренние аудиторы должны посещать семинары и конференции, а также обмениваться опытом и знаниями со своими коллегами из других компаний. Кроме того, надо быть в курсе нововведений не только в финансовой области, но и в вопросах, касающихся деятельности компании в целом. В свою очередь, начальник отдела внутреннего аудита обязан обеспечить необходимый уровень организации работы своих сотрудников. С этой целью он ежегодно подготавливает и представляет для утверждения план аудиторских работ и проект формирования штата, планирует бюджет отдела, периодически дает оценку деятельности своих подчиненных, а также обеспечивает их письменным руководством по процедуре внутреннего аудита.