Развитие и совершенствование форм бухгалтерского учета в современных условиях

Наряду с текущими (ежедневными) записями в практике бухгалтерского учета широко применяются учетные  записи однородных (массовых, повседневных при нормальной деятельности предприятия) хозяйственных фактов итогами за месяц, причем не по каждому документу, а по их совокупности. Примером могут  служить операции по отпуску материалов в производство, а также по начислению заработной платы персоналу предприятия, которые один раз в конце месяца отражаются в учетных регистрах  накопительным стоимостным (суммовым) итогом.

В течение отчетного периода  суммы из первичных документов на расход материалов, начисление заработной платы и т.п. предварительно накапливаются  и группируются по синтетическим  и аналитическим бухгалтерским  счетам. Например, документы на расход материалов в производстве (на рабочих  местах) группируются по счетам учета  затрат на производство, а внутри них  – по цехам, участкам, бригадам, продуктам  труда, экономическим элементам  и статьям затрат.

В конце отчетного периода  по данным соответствующим образом  сгруппированных первичных документов производится распределение расходов на те или иные цели, на основании  которых учиняются необходимые  записи в учетных регистрах. К  числу таких регистров, в частности, относятся ведомости распределения  расходов материалов и заработной платы, ведомости распределения услуг  вспомогательных производств и  т.д.

При включении в учетные  регистры предварительно сгруппированных  по определенным признакам массовых (рутинных) хозяйственных фактов накопительными итогами за отчетный период существенно  сокращается количество учетных  записей, что снижает трудоемкость обобщения данных и подсчета итоговых оборотов.

Таким образом, первоисточником  всех бухгалтерских записей, в первую очередь бухгалтерских проводок, являются учетные документы. При  этом каждый документ служит основанием для записей в соответствующей  учетный регистр. Обоснованное распределение  документов между учетными регистрами является одной из важнейших предпосылок  постановки учета, разделения учетного труда, а следовательно, существенным резервом снижения его трудоемкости и стоимости.

Содержание записей в  учетных регистрах определяется их видами, построением и назначением. Непременными составными бухгалтерских  записей в учетных регистрах  являются:

• дата записи в регистр;
• номер и дата документа, на основании которого произведена запись;
• обоснование содержания записи;
• принятые коды бухгалтерских счетов и позиции аналитического учета;
• сумма.

Указанные составные в  том или ином сочетании встречаются  во всех видах и формах учетных  регистров как отдельные графы, строки и другие предусмотренные  реквизиты. Например, в графе «Основание и содержание записи» излагается краткое содержание операции со ссылкой  на наименование, номер и дату того документа, на основании которого производится запись. Текст пишет кратко, но так, чтобы точно передать содержание хозяйственного факта.

Бухгалтерские записи должны свидетельствовать о хозяйственных  фактах в полном соответствии с содержанием  документов и исключать возможность  их различного понимания или толкования. При этом как цифры, так и текст  необходимо писать четко и разборчиво с тем, чтобы их можно было легко  и правильно прочесть. Аккуратное ведение учетных регистров по не менее добросовестно оформленному документу, признанному учетным, в  определенной мере характеризует профессиональное отношение работников бухгалтерии  к выполнению своих прямых обязанностей.

На определенные даты по синтетическим бухгалтерским счетам, обычно в конце отчетного месяца, в учетных регистрах подсчитываются итоги оборотов за отчетный период и исчисляются сальдо на бухгалтерских  счетах.

1.2 Мемориально-ордерная форма бухгалтерского  учета

Мемориально-ордерная форма  учета отличается строгой последовательностью учетного процесса, простотой и доступностью учетной техники, при ней широко используются стандартные формы аналитических регистров, счетные машины, копировальный способ регистрации. Кроме того, при ней легко осуществлять разделение учетной работы между квалифицированными и менее квалифицированными работниками.

Мемориально-ордерная форма  получила свое название от учетного регистра - мемориальный ордер. Мемориальные ордера являются документами бухгалтерского оформления, в которых указываются  проводки по хозяйственным операциям. За каждым мемориальным ордером закрепляется постоянный номер, что позволяет  составить лишь один ордер в месяц  на каждую группу однородных операций. В мемориальном ордере указывается: номер, дата содержание операции, наименование дебетуемых  и кредитуемых счетов (корреспонденция), сумма операции.

 

Мемориальный  ордер №____

За______________201_год

№ документа, содержание операции	Корреспондирующие счета		Сумма
	Дт	Кт

 

Преимуществами мемориально-ордерной формы учёта являются:

• по сравнению с журнал-ордерной, не ограничивает числа учитываемых операций
• расширяет возможности разделения труда между учётными работниками

Недостатками мемориально-ордерной формы учета являются:

• трудоемкость учета, вызываемая, прежде всего многократным дублированием одних и тех же записей (в мемориальном ордере, регистрационном журнале, синтетических и аналитических регистрах);
• отрыв аналитического учета от синтетического, громоздкость аналитического учета (он часто отстает от синтетического учета);
• формы регистров аналитического учета зачастую не содержат показателей, необходимых для контроля, анализа хозяйственной деятельности и составления отчетности.

В связи с этим учет имеет  сравнительно низкое познавательное значение, а для составления отчетности приходится производить выборку и группировку данных текущего учета. В настоящее время мемориально-ордерная форма учета применяется в сравнительно небольших организациях.

Документы, на основе которых  производится записи в мемориальный ордер, подшиваются к нему. Оформленные  ордера регистрируют в хронологическом  порядке в журнале регистрации  мемориальных ордеров (хронологический  регистр синтетического учета). Итоги  оборотов по регистрационному журналу  должны соответствовать итогам оборотов по дебету и кредиту синтетических  счетов, что подтверждает правильность разноски операций по счетам синтетического учета.

Мемориальные ордера фиксируются  в регистрационном журнале. Запись в нем производится в хронологическом  порядке, при этом на мемориальных ордерах  проставляются номера, под которыми они зарегистрированы в нем. По окончании  месяца подсчитывают общий итог регистрационного журнала, который является контрольным  моментом. Он должен быть равен итогам оборотов по дебету и кредиту в  Главной книге и оборотной  ведомости по счетам синтетического учета.

 

Регистрационный журнал.

За______________201_год

Порядковый номер мемориального  ордера	Дата составления	Сумма по мемориальному ордеру

 

Данные регистрационного журнала  служат основанием для заполнения Главной  книги, которая является регистром  синтетического учета.

Проводки из мемориальных ордеров разносят по счетам Главной  книги (контрольной ведомости), которая  является синтетическим регистром  систематического учета.

В Главной книге содержатся только синтетические счета, каждому  из которых отводится отдельный  лист. В левой стороне листа  отражаются дебетовые записи, в правой - кредитовые. Записи производятся по шахматному принципу, т.е. с указанием корреспонденции  счетов. В Главной книге приводятся только обороты по синтетическим  счетам, сальдо не выводится. Начинают Главную книгу с записи сальдо на 1 января, а затем ведут ежемесячную  регистрацию мемориальных ордеров, выводят обороты за месяц и  сальдо на конец  месяца. В ней  каждому счету отводится развернутый  лист. Главная книга открывается  на год, а каждому месяцу отводится  одна строка. Сумма всех дебетовых  и сумма всех кредитовых оборотов за месяц по всем синтетическим счетам должна равняться итогу всех сумм по регистрационному журналу.

 

Главная книга. Счёт №___________

Дебет						Кредит
Дата	№ мемориального ордера	С кредита счетов			Итого по дебету	Дата	№ мемориального ордера	В дебет счетов			Итого по кредиту

 

На основании итогов Главной  книги составляется оборотная ведомость  по синтетическим счетам или шахматная  оборотная ведомость для проверки полноты отражения хозяйственных  операций итоги ее оборотов по дебету и кредиту сверяются с итогами  журнала регистрации мемориальных ордеров.

На основании оборотной  ведомости по синтетическим счетам составляют баланс.

Мемориально-ордерная система  в настоящее время имеет ограниченное применение. При использовании этой формы бухгалтерского учета каждый сводный первичный учетный документ (например, ведомость начисления заработной платы) сопровождается выпиской отдельной  справки — мемориального ордера, в котором указывается корреспонденция  счетов.

1.3 Журнально – ордерная форма

Особенности журнально-ордерной формы учета:

- применение для учета  хозяйственных операций журналов-ордеров,  запись в которых ведется только  по кредитовому признаку;

• совмещение в ряде журналов-ордеров синтетического и аналитического учета;
• объединение в журналах-ордерах систематической записи с хронологической;
• отражение в журналах-ордерах хозяйственных операций в разрезе показателей, необходимых для контроля и составления отчетности;
• сокращение количества записей благодаря рациональному построению журналов-ордеров и Главной книги.

Журналы-ордера заполняются по определенным принципам с учетом систематизации по каждому интересующему счету.  Открываются они на месяц на отдельный  синтетический счет или группу синтетических  счетов. Каждому журналу-ордеру присваивают  определенный постоянный номер (например, касса - № 1, расчетный счет - № 2). Как  правило, журналы-ордера имеют различную  форму. Все журналы-ордера заполняются  по кредитовому принципу данного  счета, к некоторым из них могут  открываться ведомости, которые  составляются по дебету данного счета.

В журнале-ордере каждой дате должна соответствовать определенная строка.

Все журналы-ордера составляются по принципу шахматной ведомости: сумма по строкам  должна быть равна сумме по столбцам.

 

Журнал-ордер № ______ по кредиту счёта________за_______201_года

Дата	В дебет счетов:
	№ счета	№ счета	И т. д.	Итого
Итого

 

Все журналы-ордера составляются на конец месяца на основании первичных  документов или накопительных ведомостей (вспомогательных).

В ряде журналов-ордеров  синтетический учет совмещают с  аналитическим. Самостоятельный аналитический  учет ведут при данной форме учета  лишь по тем синтетическим счетам, в дополнение к которым открывается  большое количество аналитических  счетов (учет материалов, основных средств, готовой продукции).

Месячные итоги каждого  журнала-ордера показывают общую сумму  кредитового оборота счета, операции которого учитываются в данном журнале, и суммы дебетовых оборотов каждого  корреспондирующего с ним счета.