Порядок проведения инвентаризации средств целевого финансирования, доходов будущих периодов

Приказ вручается председателю инвентаризационной комиссии (в случае создания рабочих инвентаризационных комиссий – также и их председателям) и регистрируется в журнале учета  контроля за выполнением приказов (постановлений, распоряжений) о проведении инвентаризации (ф. № ИНВ - 23).  

Перед проведением инвентаризации необходимо подготовить первичную  документацию и учетные регистры, внести необходимые исправления  в бухгалтерский учет. Проверяется  наличие и состояние следующих  документов:

· по основным средствам  – наличие и состояние инвентарных  карточек (ф. № ОС – 6, № ОС – 6а) или  инвентарных книг (ф. № ОС – 6б); технических  паспортов и другой технической  документации; документов на основные средства, сданные или принятые организацией в аренду и на хранение;

· по нематериальным активам  – наличие учета нематериальных активов (ф. № НМА – 1); документов, устанавливающих права на интеллектуальную собственность; для нематериальных активов, приобретенных после проведения последней инвентаризации, - пакет  первичных документов по приобретению.

Подбор первичных документов по приобретению нематериального актива производится в соответствии с требованиями, содержащимися в Методических рекомендациях  по инвентаризации имущества и финансовых обязательств. При инвентаризации нематериальных активов осуществляется проверка правильности их отражения в бухгалтерском  балансе.

При заполнении инвентаризационной описи нематериальных активов (ф. №  ИНВ – 1а) инвентаризационная комиссия заполняет графу "Стоимость нематериального актива фактически по данным первичных документов". По мнению автора, нерационально проверять правильность формирования первичной стоимости одного и того же нематериального актива ежегодно. Достаточно это сделать один раз – во время проведения годовой инвентаризации в году принятия этого актива к учету. Именно поэтому первичные документы, связанные с приобретением нематериального актива, подбираются только по объектам, поступившим в отчетном году;

· по производственным запасам  и оборудованию к установке, хранящимся на складе и других местах хранения, - наличие карточек учета материалов (ф. № М – 17), других аналогичных  документов, в которых осуществляется складской учет запасов. При отсутствии перечисленных документов необходимо обеспечить их получение или оформление. При обнаружении неточностей и расхождений в регистрах бухгалтерского учета, а также расхождений между регистрами складского и бухгалтерского учета должны быть внесены соответствующие исправления и уточнения;

· по документарным ценным бумагам, хранящимся в депозитариях и банках, а также по бездокументарным ценным бумагам – выписки, подтверждающие наименования, количество и реквизиты (номер, номинал, эмитент) принадлежащих  организации ценных бумаг. Выписки  необходимо заранее затребовать  у организаций, осуществляющих хранение и учет прав на ценные бумаги (банков, депозитариев, регистров).

Также необходимо подобрать  подтверждающие первичные документы  и регистры аналитического учета  по следующим объектам инвентаризации:

· запасам, не находящимся  в период проведения инвентаризации под отчетом материально ответственных  лиц (переданным на ответственное хранение, материалам и товарам в пути, товарам  отгруженным);

· расходам на НИОКР;

· расходам будущих периодов;

· объектам незавершенного строительства;

· незавершенному производству;

· резервам предстоящих расходов.  

На практике подготовка первичной  документации и учетных регистров, внесение необходимых исправлений  в бухгалтерский учет перед инвентаризацией  производится далеко не в каждой организации, а ведь осуществление этих мероприятий  значительно снижает объем работ  при проведении инвентаризации и подведении ее итогов.

Бланки инвентаризационных описей и активов инвентаризации составляются по унифицированным формам до начала инвентаризации и выдаются на руки членам инвентаризационной комиссии.

Альбом унифицированных  форм не содержит форм для отражения  результатов инвентаризации некоторых  категорий имущества: незавершенного строительства, незавершенного производства, расходов на НИОКР, резервов предстоящих  расходов. Эти формы должны быть разработаны организацией самостоятельно и утверждены организацией самостоятельно и утверждены в составе учетной политики.

Если последующая обработка  результатов инвентаризации будет  производиться автоматизировано, то еще на стадии подготовки могут быть частично заполнены графы в следующих  описях:

· инвентаризационной описи  основных средств (ф. № ИНВ – 1);

· инвентаризационной описи  нематериальных активов (ф. № ИНВ – 1а);

· инвентаризационной описи  товарно-материальных ценностей (ф. №  ИНВ – 3);

· инвентаризационной описи  товарно-материальных ценностей, принятых на ответственное хранение (ф. №  ИНВ – 5).

До начала инвентаризации могут быть заполнены графы, в  которых указываются наименование и основные характеристики каждой инвентаризуемой  единицы имущества. Перечень заполняемых  до проведения инвентаризации граф каждой из описей содержится в Указаниях  по применению и заполнению форм первичной  учетной документации по учету результатов  инвентаризации (утверждены постановлением Госкомстата РФ от 18.08.98 № 88).

Акты сверки взаиморасчетов с контрагентами (поставщиками, покупателями, подрядчиками, комитентами, комиссионерами и т.п.) составляются на 1 января года, следующего за отчетным, и рассылаются.

Для инвентаризации расчетов с бюджетом организация должна составить  и направить запрос во все инспекции  МНС РФ, в которых она зарегистрирована как налогоплательщик, о предоставлении актов сверки по всем видам налогов, уплачиваемых организацией.

 

 

 

 

 

1.2 Проведение  инвентаризации

В отношении различных  объектов инвентаризации применяются  три различных регламента ее проведения.

I. Проверка фактического  наличия имущества сверка фактического  наличия с данными бухгалтерского  учета.

Применяется в отношении  следующего имущества, хранящегося  и используемого в организациях: основных средств, нематериальных активов (в части наличия правоустанавливающих документов), незавершенного строительства, оборудования к установке, производственных запасов (материалов, товаров, готовой  продукции), незавершенного производства, наличных денежных средств, денежных документов и бланков строгой отчетности, документарных ценных бумаг.

II. Документальная сверка  расчетов с бюджетом, кредитными  организациями и другими контрагентами.

Применяется при инвентаризации всех видов расчетов, в том числе  расчетов с бюджетом, а также при  инвентаризации финансовых вложений в  части выданных займов и вкладов  в договоры простого товарищества.

III. Проверка документальной  обоснованности сумм, числящихся  на счетах бухгалтерского учета,  на основании имеющихся у организации  документов.

Таким способом осуществляется инвентаризация нематериальных активов (в части правильности формирования балансовой стоимости); запасов, не находящихся  в период проведения инвентаризации под отчетом материально ответственных  лиц (переданных на ответственное хранение, материалов и товаров в пути, товаров  отгруженных); расходов на НИОКР; бездокументарных ценных бумаг; расходов будущих периодов; резервов предстоящих расходов и  платежей. Данный порядок применяется  также при инвентаризации расчетов и финансовых вложений в выданные займы и вклады в договоры простого товарищества. Применение этого регламента без проведения документарных сверок с контрагентами снижает достоверность инвентаризации.

 

 

 

 

 

 

1.3 Проверка фактического  наличия имущества и сверка  с данными бухгалтерского учета

До начала проверки фактического наличия имущества инвентаризационная комиссия должна получить последние  на момент инвентаризации приходные  и расходные документы, отчеты о  движении материальных ценностей и  денежных средств. Председатель инвентаризационной комиссии визирует все приходные  и расходные документы, приложенные  к отчетам, записью "до инвентаризации" и указывает ее дату. Данная отметка  служит бухгалтерии основанием для  определения остатков имущества  к началу инвентаризации по учетным данным.

Проверка фактического наличия  имущества производится инвентаризационной комиссией в присутствии материально  ответственного лица, а в части  нематериальных активов – лица, ответственного за сохранность правоустанавливающих документов. До начала инвентаризации от каждого материально ответственного лица берется расписка о том, что  к началу инвентаризации все расходные  и приходные документы на имущество  сданы в бухгалтерию или переданы комиссии и все ценности, поступившие  на их ответственность, приняты к  учету, а выбывшие списаны в расход. Расписка материально ответственного лица включена в заголовочную часть  инвентаризационных описей.

Результаты проверки фиксируются  в инвентаризационных описях и актах, составляемых по унифицированным формам:

· инвентаризационной описи  основных средств (ф. № ИНВ – 1);

· инвентаризационной описи  нематериальных активов (ф. № ИНВ – 1а);

· инвентаризационной описи  товарно-материальных ценностей (ф. №  ИНВ – 3);

· инвентаризационной описи  товарно-материальных ценностей, принятых на ответственное хранение (ф. №  ИНВ – 5).

· акте инвентаризации наличных денежных средств (ф. № ИНВ – 15);

· инвентаризационной описи  ценных бумаг и бланков документов строгой отчетности (ф. № ИНВ – 16).

Эти документы составляются не менее чем в двух экземплярах, а опись по ф. № ИНВ – 5 – в трех экземплярах. Также в трех экземплярах составляется инвентаризационная опись арендованных основных средств, составляемая по ф. № ИНВ – 1.

По окончании проверки и выведения итоговых показателей  описи подписываются всеми членами  инвентаризационной комиссии и материально  ответственными лицами. При этом материально  ответственные лица дают расписку, подтверждающую проверку комиссией  имущества в их присутствии, об отсутствии к членам комиссии каких-либо претензий и принятии перечисленного в описи имущества на ответственное хранение. Один экземпляр описи остается у материально ответственного лица, второй – передается в бухгалтерию. Третий экземпляр инвентаризационной описи товарно-материальных ценностей, принятых на ответственное хранение (ф. № ИНВ – 5), передается организации-собственнику этих ТМЦ. Третий экземпляр инвентаризационной описи арендованных основных средств передается арендодателю.

Достаточно распространенной ошибкой является отсутствие в описи  подписи одного или нескольких членов инвентаризационной комиссии, что приводит к признанию результатов инвентаризации недействительными.

По основным средствам, нематериальным активам, производственным запасам  и оборудованию к установке (не сданному в монтаж), при проверке фактического наличия которого были выявлены отклонения от учетных данных, бухгалтером составляются сличительные ведомости (ф. № ИНВ – 18, ИНВ – 19). В них отражаются расхождения между показателями по данным бухгалтерского учета и данными инвентаризационных описей. Суммы излишков и недостач имущества указываются в соответствии с его оценкой в бухгалтерском учете. Сличительные ведомости оформляются в двух экземплярах, а затем подписываются бухгалтером и материально ответственным лицом. Один экземпляр передается материально ответственному лицу, другой хранится в бухгалтерии.

В акт инвентаризации наличных денежных средств (ф. № ИНВ – 15) и инвентаризационную опись ценных бумаг (ф. № ИНВ – 16) включаются показатели как собственно инвентаризационных описей, так и сличительных ведомостей.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

1.4 Особенности  проверки фактического наличия  имущества

При инвентаризации основных средств (ОС) инвентаризационная комиссия осуществляет осмотр объектов и заносит  в инвентаризационную опись основных средств (ф. № ИНВ – 1) следующую информацию:

· при автоматизированной обработке результатов инвентаризации, если инвентаризационной комиссии выдана частично заполненная опись, - данные о фактическом наличии объектов, их стоимость;

· если описи не были заполнены  – полное наименование объектов, их назначение, инвентарные номера, основные технические или эксплуатационные показатели.

При выявлении объектов, которые не отражены в учете, а  также объектов, по которым отсутствуют  данные, характеризующие их, инвентаризационная комиссия должна включить в инвентаризационную опись недостающие сведения и  технические показатели по этим объектам. Например, по зданиям – указать их назначение, основные материалы, из которых они построены, объем (по наружному или внутреннему обмеру), общую полезную площадь, число этажей (без подвалов, полуподвалов и т.д.), год постройки и др.

Оценка выявленных инвентаризацией  неучтенных объектов должна быть произведена  по рыночной цене, а амортизация  по действительному техническому состоянию  объектов с оформлением сведений об оценке и степени амортизации  соответствующими актами.