Методика аудиторской проверки расчетов с подотчетными лицами

  • какого рода  расчеты осуществляются через подотчетных лиц;

  • имеется ли  в наличии приказ об установлении  круга лиц, которым предоставлено  право на получение наличных  денежных средств из кассы  предприятия;

  • отражены ли  в учетной политике или других  распорядительных документах по организации сроки, на которые выдаются денежные средства под отчет;

  • установлены  ли в учетной политике или  других распорядительных документах  по организации сроки проведения  инвентаризации расчетов с подотчетными  лицами и т.п.

Аудит  расчетов   с   подотчетными   лицами   осуществляется сплошным методом, поэтому для его проведения целесообразно привлекать ассистентов.

Состав первичных документов по расчетам с подотчетными лицами, с одной стороны, достаточно узок — это авансовые отчеты, заявления на выдачу денег из кассы. С другой стороны, состав документов,  сопутствующих  расчетам  с  подотчетными лицами, чрезвычайно широк и разнообразен, так как расчеты с подотчетными лицами связаны со многими другими разделами учета, например, операциями по кассе, расчетами с поставщиками и подрядчиками, операциями по движению материальных ценностей и т.д. и, следовательно,  при проверке необходимо сопоставить авансовые отчеты с документами по другим разделам учета.

Основными документами, которые необходимо подвергнуть изучению при проверке расчетов с подотчетными лицами, являются:

• авансовые отчеты;
• журнал регистрации авансовых отчетов;
• приказы о направлении сотрудников в командировку;
• список лиц, которым разрешено получение наличных денег из кассы;
• сметы представительских расходов;
• приказы об утверждении смет представительских расходов.

Многочисленные и разнообразные  операции по расчетам с подотчетными лицами находят отражение в следующих  регистрах синтетического учета и отчетности:

• баланс предприятия (ф. № 1) (прочая дебиторская задолженность, платежи по которой ожидаются в течение 12 месяцев, и прочие займы, подлежащие погашению в течение 12 месяцев после отчетной даты);
• отчет о движении денежных средств (ф. № 4);
• Главная книга;
• журнал-ордер № 7, объединяющий в себе аналитический и синтетический учет расчетов с подотчетными лицами (для журнально-ордерной формы счетоводства), иные регистры аналитического и синтетического учета расчетов с подотчетными лицами в зависимости от принятой на предприятии формы счетоводства.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

1.3. Нормативная база, регламентирующая расчеты с подотчетными лицами.

 

В силу того, что расчеты с подотчетными лицами затрагивают несколько разделов как бухгалтерского, так и налогового учета перечень законодательных  актов достаточно велик.

Основные положения по отражению  расходов с подотчетными лицами в  бухгалтерском учете регламентированы в Федеральном законе  
"О бухгалтерском учете"

Порядок выдачи средств на хозяйственные  нужды и правила оформления выдачи оговорены в «Порядке ведения кассовых операций».

В связи с тем, что расчеты  с подотчетными лицами осуществляются в наличной форме, то размер расчетов подотчетного лица при оплате наличными  должен отвечать нормам Указания Центрального Банка РФ.

Расчеты с подотчетными лицами оказывают влияние на налогообложение предприятия в разрезе налога на прибыль организаций, налога на добавленную стоимость, налога на доходы физических лиц и единого социального налога, т.е. они находят свое отражение в Налогового Кодекса РФ⁴.

Кроме того, расчеты с подотчетными лицами находят свое отражение в Положении по бухгалтерскому учету № 10/99 «Расходы организации»⁵.

При оформлении командировочных расходов учитывают нормы Трудового Кодекса РФ, который оговаривает перечень лиц, которые могут быть направлены в командировку, а также порядок оплаты командированного сотрудника в выходные и праздничные дни.

Размер суточных для бюджетных  организаций устанавливается Постановлением Правительства РФ от 8 февраля 2002 г. № 93.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

ГЛАВА 2

ПОДГОТОВИТЕЛЬНАЯ ДЕЯТЕЛЬНОСТЬ, ПОСЛЕДОВАТЕЛЬНОСТЬ И СОДЕРЖАНИЕ ОТДЕЛЬНЫХ ЭТАПОВ АУДИТОРСКОЙ ПРОВЕРКИ

 

2.1.Вопросник аудитора для составления плана и программы аудиторской проверки раздела учета.

Признаки отсутствия или недостаточности внутреннего  контроля при ведении расчетов с подотчетными лицами для аудитора:⁶

• отсутствие на предприятии утвержденного приказом руководителя предприятия списка лиц, которым разрешено получать в кассе наличные деньги под отчет;
• несоблюдение приказа об ограничении числа лиц, получающих наличные деньги в кассе под отчет;
• отсутствие на предприятии системы подачи письменных заявлений на выдачу наличных денег из кассы с обоснованием необходимости приобретения определенных материальных ценностей или оплаты работ, услуг;
• несоблюдение установленных сроков отчета о полученных суммах;
• задолженность подотчетных лиц, не погашенная в установленные сроки;
• списание просроченной задолженности подотчетных лиц по истечении сроков исковой давности на финансовые результаты деятельности предприятия или за счет использования чистой прибыли;
• отсутствие утвержденных руководителем предприятия смет представительских расходов;
• отсутствие оправдательных документов или наличие документов неудовлетворительного качества, приложенных к авансовым отчетам;
• отсутствие  визы  руководителя  предприятия   или  иного уполномоченного лица, утверждающей авансовые отчеты;
• выдача денег под отчет лицам, не являющимся работниками предприятия, без соответствующего основания.

Ответственность за ведение  учета расчетов с подотчетными лицами возлагается на руководителя предприятия и главного бухгалтера.

Для сбора информации при составлении программы аудиторской проверки расчетов с подотчетными лицами целесообразно использовать вопросник .⁷

Вопросы для  проверки расчетов с подотчетными лицами

Таблица 1

№ п/ п	Вопрос	Вариант ответа	Информация или документ, который следует запросить	Назначаемая аудиторская процедура	Номер следующего вопроса	Номер вывода
1	Имеется  ли   на   пред-приятии список лиц, которым разрешено выдавать деньги на хозяйственные  нуж-ды, утвержденный приказом по предприятию	Нет				1
		Да	Список лиц, которым  разрешено выдавать деньги на хозяйственные нужды	«Подотчет 1.1.1»
2	Выдаются ли новые  авансы лицам, не отчитавшимся по ранее полученным под отчет суммам	Нет				2
		Да	Журнал-ордер № 7	«Подотчет 1.1.2»
3	Оформляются   ли   письменные       распо-ряжения руководителя      предприятия (приказы)  при  направлении  работников   в командировки	Нет				3
		Да	Письменные распоряжения руководителя	«Подотчет 2.1.2»
4	Облагаются ли    нало-гом на    доходы    физических лиц суточ-ные сверх  норм, возме-щаемые    по    решению   руководителя   предприятия	Нет				4
		Да	Приказ руководителя о возмещении	«Подотчет 2.2.1»
5	Организован ли аналитический   учет   командировочных расходов в пределах   и   сверх   норм   для целей налогообложения	Нет				5
		Да		«Подотчет 2.1.5»
6	Организован ли аналитический    учет   представительских расходов в пределах  и  сверх норм  для целей налогообложения	Нет				6
		Да		«Подотчет 4.1.2»

 

По результатам опроса ответственных  работников проверяемого предприятия по вопроснику  аудитор может сделать следующие выводы:⁸

1. Внутренний контроль за расходованием и целевым использованием денежных средств из кассы предприятия ослаблен отсутствием на предприятии установленного приказом руководителя круга лиц, которым могут быть выданы деньги на хозяйственные нужды.
2. В нарушение п. 11 Порядка ведения кассовых операций в РФ лицам, не отчитавшимся за полученные ранее суммы под отчет, выдаются новые авансы.
3. Приказы о направлении работников в командировки не оформляются, при этом следует проверить, не допускается ли под видом командировочных расходов скрытое авансирование работников предприятия.
4. В нарушение Закона РФ «О подоходном налоге с физических лиц»  суточные,   возмещаемые   сверх   норм   работникам предприятия, не облагаются подоходным налогом.
5. В нарушение Закона РФ «О налоге на прибыль» и Закона РФ «О налоге на добавленную стоимость» для целей налогообложения учет командировочных сумм в пределах норм и сверх норм не ведется.
6. В нарушение Положения о составе затрат по производству и реализации продукции (работ, услуг) сметы представительских расходов не разрабатываются и не утверждаются руководителем предприятия.
7. В нарушение Закона РФ «О налоге на прибыль» и Закона РФ «О налоге на добавленную стоимость» для целей налогообложения учет представительских расходов в пределах норм и сверх норм не ведется.
8. В нарушение п. 11 Порядка ведения кассовых операций в РФ выдача наличных денег под отчет на расходы, связанные со служебными командировками, производится в суммах, превышающих необходимые.

По результатам опроса у аудитора складывается определенное мнение о состоянии расчетов с подотчетными лицами на предприятии. Промежуточные выводы по вопроснику позволяют аудитору сделать основной вывод — о том, что порядок расчетов с подотчетными лицами неудовлетворителен.

Подобный вывод может  быть основанием для следующих действий: если по результатам опроса сотрудников проверяемого 
предприятия и данным экспресс-анализа отчетности расчеты с подотчетными лицами составляют небольшой удельный вес в общем числе хозяйственных операций, то аудитор может планировать проверку этих расчетов в обычном порядке для оценки существенности статьи «Расчеты с подотчетными лицами» в отчетности предприятия;

• если удельный вес расчетов с подотчетными лицами велик, например, приобретение производственных запасов на суммы, превышающие лимит расчетов наличными деньгами; оплата работ и услуг сторонних организаций осуществляется через подотчетных лиц и размер задолженности за подотчетными лицами превышает разумные границы, погашение задолженности не производится, то такие факты могут стать для аудитора основанием для отказа от выражения своего мнения о достоверности отчетности предприятия и соответствии бухгалтерского 
  учета Положению о бухгалтерском учете и отчетности.

В общем случае по результатам  опроса у аудитора оказывается сформированным план проведения проверки расчетов с  подотчетными лицами и намечен состав процедур.

При проверке расчетов с  подотчетными лицами применяются практически все методы получения аудиторских доказательств, но к различным объектам контроля и для выявления одного или нескольких возможных нарушений.

 

 

 

 

 

 

2.2. Основные контрольные процедуры при проведении проверки расчетов с подотчетными лицами.

Для выявления каждого из возможных нарушений или злоупотреблений разработан определенный набор контрольных процедур. Основными контрольными процедурами являются:

Процедура 1.1.1 — проверка соответствия подотчетных лиц, получающих наличные деньги из кассы на хозяйственные расходы, списку лиц, имеющих на это право, утвержденному руководителем предприятия.

Процедура 1.1.2 — проверка получения подотчетных сумм денежных средств лицам, не отчитавшимся по ранее  полученным авансам.

Процедура 1.1.3. — проверка соответствия фактического расходования подотчетных сумм целям, на которые они выданы.

Процедура 1.1.4. — наличие  подотчетных лиц в штате предприятия.

Процедура 1.1.5. — проверка правильности списания подотчетных  сумм за счет чистой прибыли предприятия. В случаях, когда решением руководителя предприятия сумма, выданная под отчет, не возвращена и списывается за счет чистой прибыли, аудитору необходимо удостовериться в том, что, во-первых, решение о списании действительно существует, во-вторых, что с подотчетных сумм удержан подоходный налог, а также начислены все соц. фонды.

Процедура 2.1.1 — проверка полноты оправдательных документов по командировкам, приложенных к  авансовым отчетам.

Процедура 2.1.2. — проверка наличия приказов о направлении  работников в командировку.

Процедура 2.1.3 — проверка правильности возмещения командировочных расходов. Нормы возмещения командировочных расходов определяются в соответствие с нормативными документами, действующими на период действия командировки.