Изучение аудиторских документов и их источников

    Рабочая документация должна храниться в  архиве аудиторской организации не менее 5 лет.

    Изъятие рабочей документации может производиться  только уполномоченными на то органами в случаях и порядке, установленных  законодательством Российской Федерации.

    В случае пропажи или гибели рабочей  документации руководитель аудиторской организации должен назначить служебное расследование, результаты которого оформляются актом.

    Рабочая документация – собственность аудиторской  организации, проводившей проверку. Каждая аудиторская фирма с учетом специфики деятельности и необходимости соблюдения требований нормативных актов должна принять меры по обеспечению сохранности рабочей документации. Такой порядок должен быть закреплен во внутрифирменном правиле (стандарте), утвержденном руководством. С содержанием этого правила (стандарта) следует под расписку ознакомить всех сотрудников аудиторской организации.

    Рабочая документация конфиденциальна. Ни налоговые, ни какие-либо другие органы не имеют  права требовать, а аудитор не вправе предоставлять рабочую документацию для проверок (кроме случаев, прямо предусмотренных законодательством Российской Федерации). Аудиторская организация может, хотя и не обязана, предоставлять рабочую документацию клиенту.

    Архивирование аудиторских файлов – серьезная  проблема для аудиторских организаций. Допустим, что у аудиторской организации 100 клиентов, а ширина типового твердого скоросшивателя – 7 см; получается 7 погонных метров папок. Если учесть, что на каждого клиента заводят как минимум две папки, каждый год добавляется еще по одной, а хранить их надо 5 лет, становится ясно, что речь может идти не о шкафе, а скорее о просторной комнате со стеллажами, без окон, с надежной металлической дверью. Должны быть предусмотрены меры по недопущению гибели или повреждения документов в результате пожара или наводнения, а также по предотвращению несанкционированного допуска. Пропажа или кража этих документов или разглашение содержащихся в них сведений нанесет удар по репутации аудиторской организации.

    Западные  аудиторские фирмы пытаются переводить часть аудиторских файлов на микрофильмы, что позволяет хранить их в более компактном виде. Некоторые фирмы перевозят часть архива в специальные загородные хранилища, поскольку аренда офисных помещений в центре города стоит дорого. 

    Источники аудиторской документации 

    Стандартом предусмотрены следующие источники:

• первичные документы экономического субъекта и третьих лиц;
• регистры бухгалтерского учета экономического субъекта;
• результаты анализа финансово-хозяйственной деятельности экономического субъекта;
• устные высказывания сотрудников экономического субъекта и
• третьих лиц;
• сопоставление одних документов экономического субъекта с другими, а также сопоставление документов экономического субъекта с документами третьих лиц;
• результаты инвентаризации имущества экономического субъекта, проводимой сотрудниками экономического субъекта;
• бухгалтерская отчетность.
• официальные публикации в юридических изданиях, профессиональных, отраслевых и региональных журналах и монографиях;
• статистические данные, официальные отчеты экономических субъектов, банковские отчеты;
• нормативные и законодательные акты, регламентирующие деятельность проверяемого экономического субъекта;
• результаты посещения специальных семинаров, конференций, других аналогичных мероприятий;
• разъяснения и подтверждения, полученные от персонала проверяемого субъекта, беседы с внутренним аудитором, который проводил аудит в предыдущие периоды;
• учредительные документы, протоколы собраний Совета директоров и акционеров, контракты и договоры, бухгалтерская отчетность прошлых периодов, планы и бюджеты, положение о бухгалтерии, учетной политике, документообороте; рабочий план счетов и бухгалтерских записей; схема организационной и производственной структур;
• осмотр цехов, складов и служб, а также опрос персонала, непосредственно не связанного со сферой учета;
• результаты проведения аналитических процедур; выявление необычных хозяйственных операций, порядок оформления которых неоднозначно трактуется действующим законодательством;
• идентификация филиалов и структурных подразделений, выделенных на отдельный баланс; хозяйственных операций, методов учета и налогообложения в них;
• результаты работы с привлеченными специалистами-экспертами;
• знакомство с реестром акционеров;
• материалы налоговых проверок и судебных процессов.

      Перед аудиторской проверкой и в ходе ее проведения все производственные

   процедуры и полученная информация отражаются в рабочих документах аудитора. Знание сущности деятельности экономического субъекта должно быть использовано аудиторской организацией на всех стадиях проведения аудита в целях: квалифицированного выбора экономического субъекта для проведения аудита; рационального планирования аудита; эффективного проведения аудита; определения аудиторского риска и его составляющих, а также уточнения уровня существенности; оценки системы внутреннего контроля; выбора видов и методов выполнения аналитических процедур; оценки и обоснованности получаемых доказательств; оценки допущения непрерывности деятельности экономического субъекта; определения областей, где могут потребоваться специальные аудиторские знания; определения третьих сторон и операций, связанных с ними; выявления противоречивой информации; достижения высокой степени профессионализма при опросах и обслуживания экономического субъекта.

    Аудиторская организация может документировать и систематизировать знания о деятельности экономического субъекта в виде постоянных файлов, в том числе в автоматизированном виде. В состав постоянного файла могут входить:

   – история развития экономического субъекта;

   – перечень осуществляемых видов деятельности;

– положения учетной политики и ее последовательные изменения;

   – другая информация, имеющая значение не только для настоящего аудита проверяемого в настоящий момент экономического субъекта, но и для будущих аудиторских проверок.

    При комплектации постоянного файла  аудиторская организация должна следить за его периодическим  пополнением и обновлением по итогам аудиторских проверок данного  экономического субъекта.