Автоматизация бухгалтерского учёта

Глава 1. Автоматизация  бухгалтерского учёта. 
 
1.1. Этапы автоматизации бухгалтерского учёта в России. 
 
Автоматизация бухгалтерского учета в России происходила в несколько этапов.  
 
Первый этап разработки программ автоматизации бухгалтерского учета совпал по времени с перестройкой, когда в России появилась реальная потребность в программных продуктах такого типа для нужд малых предприятий и кооперативов, обслуживания временных трудовых коллективов и других новых субъектов бухгалтерского учета. Этот период характеризовался массовым ввозом в нашу страну персональных компьютеров, что в значительной степени обусловило выбор последних в качестве основной аппаратной платформы для бухгалтерских разработок. Большинство программ создавалось в виде АРМ (автоматизированных рабочих мест) и предназначалось для эксплуатации на автономных компьютерах.  
 
Второй этап был связан с развитием коммерческих структур и началом приватизации. Десятки тысяч создаваемых ТОО, АОЗТ и кооперативов нуждались в бухгалтерском учете. На волне всеобщей коммерциализации наблюдался бурный рост тиражируемых разработок, в значительной степени вытеснивших заказные. Энтузиастов-одиночек и временные трудовые коллективы сменили профессиональные группы специалистов, объединившихся в собственные компании, которые хотели получать прибыль с продаваемого тиража бухгалтерских программ. Именно тогда были образованы сегодняшние фирмы-лидеры: "1С", "Диасофт", "Омега", R-Style Software Lab.  
 
Современный (третий) этап развития бухгалтерских систем характеризуется созданием интегрированных программных средств, объединяющих несколько предметных областей автоматизации.  
 
^ 1.2. Требования предъявляемые к бухгалтерской системе. 
 
Хорошие бухгалтерские системы вне зависимости от их масштаба, программно - аппаратной платформы и стоимости должны обеспечивать качественное ведение учета, быть надежными и удобными в эксплуатации. 
 
Они должны выполнять следующие функции: 

•  
  безошибочно производить арифметические расчеты; 
•  
  обеспечивать подготовку, заполнение, проверку и распечатку первичных и отчетных документов произвольной формы; 
•  
  осуществлять безошибочный перенос данных из одной печатной формы в другую; 
•  
  производить накопление итогов и исчисление процентов произвольной степени сложности; 
•  
  обеспечивать обращение к данным и отчетам за прошлые периоды (вести архив). 

 
В зависимости от особенностей учета  на предприятии базы данных могут  иметь различную структуру, но в  обязательном порядке должны соответствовать  структуре принятого плана счетов, задающего основные параметры настройки  системы на конкретную учетную деятельность.  
 
Компьютерные системы должны быть надёжны, что означает защищенность ее от случайных сбоев и в некоторых случаях от умышленной порчи данных. Как известно, современные персональные компьютеры являются достаточно открытыми, поэтому нельзя достоверно гарантировать защиту чисто на физическом уровне. Важно, чтобы после сбоя разрушенную базу данных можно было легко восстановить, а работу системы возобновить в кратчайшие сроки.  
 
Не менее важно, чтобы фирма - разработчик бухгалтерской программы имела значительный опыт работы и солидную репутацию. При выборе системы следует учитывать то обстоятельство, что в дальнейшем к продавцу придется неоднократно обращаться и за советом или консультацией, и за заменой устаревшей версии новой. 
 
^ 1.3. Особенности компьютерной обработки данных. 
 
Компьютерная технология характеризуется рядом особенностей, которые следует учитывать при оценке условий и процедур контроля.  
 
1. Единообразное выполнение операций.  
 
Компьютерная обработка предполагает использование одних и тех же команд при выполнении идентичных операций бухгалтерского учета, что практически исключает появлению случайных ошибок, обыкновенно присущих ручной обработке.  
 
^ 2. Разделение функций.  
 
Компьютерная система может осуществить множество процедур внутреннего контроля, которые в неавтоматизированных системах выполняют разные специалисты. Такая ситуация оставляет специалистам, имеющим доступ к компьютеру, возможность вмешательства в другие функции. В итоге компьютерные системы могут потребовать введения дополнительных мер для поддержания контроля на необходимом уровне, который в неавтоматизированных системах достигается простым разделением функций. К подобным мерам может относится система паролей, которые предотвращают действия, не допустимые со стороны специалистов, имеющих доступ к информации об активах и учетных документах через терминал в диалоговом режиме. 
 
^ 3. Потенциальные возможности появления ошибок и неточностей.  
 
Компьютерные системы более открыты для несанкционированного доступа, включая лиц, осуществляющих контроль. Они также открыты для скрытого изменения данных и прямого или косвенного получения информации об активах. Чем меньше человек вмешивается в машинную обработку операций учета, тем ниже возможность выявления ошибок и неточностей. Ошибки, допущенные при разработке или корректировке прикладных программ, могут оставаться незамеченными на протяжении длительного периода. 
 
^ 4. Потенциальные возможности усиления контроля со стороны администрации.  
 
Компьютерные системы дают в руки администрации широкий набор аналитических средств, позволяющих оценивать и контролировать деятельность фирмы. Наличие дополнительного инструментария обеспечивает укрепление системы внутреннего контроля в целом и, таким образом, снижение риска его неэффективности. Кроме того, некоторые прикладные программы накапливают статистическую информацию о работе компьютера, которую можно использовать в целях контроля обработки операций бухгалтерского учета. 
 
^ 5. Инициирование выполнения операций в компьютере. 
 
Компьютерная система может выполнять некоторые операции автоматически, причем их санкционирование не обязательно документируется, поскольку сам факт принятия такой системы в эксплуатацию администрацией предполагает в неявном виде наличие соответствующих санкций. 
 
^ 1.4. Подготовка к автоматизации. 
 
Для того чтобы перевод бухгалтерии на компьютер был эффективен и дал результат, начинать необходимо с подготовки, которую условно можно разбить на четыре этапа. 
 
Этап I. Оптимизация бухучета. 
 
Проводится анализ имеющейся на предприятии системы бухучета, а именно: 
 
1. Применяемый план счетов и использование конкретных счетов. 
 
2. Применяемая аналитика по различным счетам. 
 
3. Использующиеся типовые проводки для отражения хозяйственных операций. 
 
4. Формы и содержание первичной документации. 
 
5. Формы учетных регистров. 
 
Анализ производится на предмет того, что можно изменить для улучшения бухгалтерского учета.  
 
Для проведения оптимизации требуется высококвалифицированный и опытный специалист по бухгалтерскому учету и налогообложению.  
 
^ Этап II. Выбор масштабов автоматизации. 
 
Под выбором масштабов автоматизации понимается то, в каком объеме будет автоматизироваться бухгалтерия и в каком порядке будут переведены на компьютер разделы бухучета.  
 
В небольшой фирме, где бухучет ведет один-два бухгалтера, бухучет надо автоматизировать полностью, потому, что объем работ по автоматизации в малых организациях невелик. Для крупной организации, с учетом ее особенностей следует решить: 
 
1. Какие разделы автоматизировать, а какие - нет.  
 
2. В каком порядке автоматизировать разделы. Лучше переводить на компьютер отдельный раздел, осваиваться с ним, получать результат, затем переходить к другому разделу и так далее. В большинстве случаев начинать надо с ведения главной книги, журнала хозопераций, расчета налогов и составления отчетности - то есть работы главного бухгалтера.  
 
^ Этап III. Постановка задачи. 
 
Постановка задачи состоит в том, что фиксируется конкретный перечень всех документов и регистров, необходимых на предприятии, которые должен выдавать автоматизированный бухучет, требования к ним.  
 
Если не сделать заранее четкую постановку задачи, то может получиться, что программа будет настроена таким образом, что требуемые регистры и первичные документы вообще получаться не будут (например, по причине отсутствия необходимой аналитики по счетам, которая устанавливается в самом начале автоматизации). 
 
^ Этап IV. Выбор программного средства. 
 
Программные продукты, которые продаются и рекламируются сейчас в России - хорошие продукты. Отличаются они друг от друга тем, что одни из них лучше подходят для одних предприятий (с учетом их величины, видов деятельности и других факторов), другие - для других¹.  
 
Задача состоит в том, чтобы выбрать оптимально подходящий для конкретного предприятия программный продукт.  
 
Только тогда, когда определены цели автоматизации, ее масштаб и порядок, сделана постановка задачи, выбрана и куплена оптимальная для предприятия программа и решены технические вопросы можно приступать к работе с программой.  
 
Процесс внедрения программы можно разбить на два этапа: этап настройки и этап обучения. 
^ Глава II. Наиболее распространенные системы автоматизации . бухгалтерского учета. 
 
Системы автоматизации бухгалтерского учета производства «1С» - самые известные и продаваемые в России. В помощь пользователям выпущены методические пособия, во многих регионах страны созданы авторизованные учебные центры.  
 
Системы автоматизации бухгалтерского учета от «1С» реализованы для разных программных и аппаратных платформ: DOS, Windows, Windows 95 и др. 
 
Рассмотрим самые распространённые программы. 
 
1. Программа «1С: Бухгалтерия» - универсальная бухгалтерская программа, являющаяся самой распространенной в России. «1С: Бухгалтерия» может быть настроена самим бухгалтером на особенности бухгалтерского учета на своем предприятии, на любые изменения законодательства и форм отчетности. Один раз освоив универсальные возможности программы, бухгалтер сможет автоматизировать различные разделы учета: кассу, банк, материалы, товары, основные средства, расчеты с организациями, зарплату и т.д. «1С: Бухгалтерия» успешно используется на малых предприятиях, в торговле, в бюджетных организациях, на заводах… 
 
Основные особенности программы «1С: Бухгалтерия»: 
 
-ведение синтетического и аналитического учета применительно к потребностям предприятия; 
 
-возможности ведение количественного и многовалютного учета; 
 
-получение всей необходимой отчетности и разнообразных документов по синтетическому и аналитическому учету; 
 
-полная настраиваемость: возможность изменять и дополнять план счетов, систему проводок, настройки аналитического учета, формы первичных документов, формы отчетности; 
 
-возможность автоматической печати выходных первичных документов.  
 
Исходными данными для программы являются проводки, вносимые в журнал хозяйственных операций. В программу следует вводить все проводки, отражающие хозяйственную деятельность предприятия. Программа рассчитана на хранение большого числа проводок – десятков и сотен тысяч, однако среди них всегда можно найти нужные по дате, счетам дебета и кредита, сумме или содержанию. Кроме этого можно ограничить «видимость» проводок за год, полгода, квартал и т.д. 
 
Программа позволяет вводить проводки следующими способами: 
 
А) при ручном вводе проводок в журнал указывается дата, корреспонденция счетов, сумма и содержание операции. Если по указанным счетам ведется аналитический учет, то программа потребует ввести признаки аналитического учета. Если по счетам проводки ведется количественный и/или валютный учет, то программа потребует ввести количество и/или сумму в валюте; 
 
Б) использование типовых операций позволит автоматизировать ввод стандартных или часто используемых операций. При вводе типовой операции создаются одна или несколько проводок, причем суммы этих проводок могут вычисляться автоматически. Например – можно оприходовать материалы и сразу же списать по ним НДС, начислить зарплату и сразу же определить отчисления в пенсионный фонд и другие фонды и т. д. С помощью типовых операций можно также закрыть счета, рассчитать прибыль. 
 
С помощью режима «Документы и расчеты» в журнал операций можно ввести данные о некотором документе (платежном поручении, накладной и т.д.) или расчете (прибыли, налогов, переоценки валюты и т. д.) и связанные с ними проводки, которые автоматически рассчитываются по заданным формулам. Можно установить автоматический перерасчет проводок, связанных с документом или расчетом.  
 
Программа позволяет при вводе проводок автоматически формировать и распечатывать выходные документы. Один раз введя реквизиты операции (количество, сумму, дату и т.д.), можно сразу получить и проводки в журнале операций, и выходной (первичный) документ (платежное поручение, накладную, счет, расходный или приходный ордер). 
 
На основании введенных проводок формируется отчетность и различные вспомогательные документы. 
 
При самом простом использовании «1С: Бухгалтерии» можно ограничиться только простым ведением синтетического учета. При этом можно вводить проводки и на их основе получать оборотно-сальдовые ведомости, карточки счетов, главную книгу, вести кассу, обрабатывать банковские документы, печатать платежные документы и выдавать отчеты для налоговых органов. 
 
Полностью возможности программы «1С: Бухгалтерия» раскрываются при ведении аналитического учета. В этом случае программа позволит отслеживать расчеты с конкретными покупателями и поставщиками, учитывать наличие и движение товаров и основных средств, выполнение договоров. Расчеты по зарплате и с подотчетными лицами и т.д. 
 
Кроме этого программа имеет функции сохранения резервной копии информации и режим сохранения в архиве текстовых документов. 
 
Система формирует всю отчетность, предоставляемую в налоговые инспекции. Для этого используется генератор отчетов, в котором при помощи внутреннего макроязыка создаются собственные отчетные документы². 
 
2. Фирмой «АйТи» разработана комплексная система автоматизации «БОСС», предназначенная для крупных предприятий, производственных и торговых объединений.  
 
Как инструмент управления предприятием система "БОСС" имеет отраслевую ориентацию и включает систему автоматизации бухгалтерского учета «БОСС-Бухгалтер», осуществляющую ведение бухгалтерского учета и составление отчетности, а также набор следующих функциональных модулей, направленных на автоматизацию определенных хозяйственных процессов:  

•  
  «БОСС-Кадровик» - управление персоналом и начисление заработной платы; 
•  
  «БОСС-Референт» - управление документооборотом; 
•  
  «БОСС-Кладовщик» - автоматизация складского учета, причем для крупных предприятий, как правило, разрабатывается отдельно; 
•  
  «БОСС-Продавец» - управление сбытом; 
•  
  «БОСС-Снабженец» - автоматизация процесса снабжения;
•  
  «БОСС-Технолог» - управление производством; 
•  
  «БОСС-Финансист» - автоматизация управления финансами с элементами анализа; 
•  
  «БОСС-Аналитик» - анализ фактических производственных затрат и полученных финансовых результатов. 

 
По сути дела, система «БОСС» представляет собой интегрированную систему  автоматизации бухгалтерского учета  с расширенным набором функциональных возможностей. 
 
Система автоматизации бухгалтерского учета «БОСС-Бухгалтер» может применяться на предприятиях любой формы собственности и функционировать как автономно, так и в составе системы управления «БОСС-Компания» или «БОСС-Корпорация». 
 
3. Система автоматизации бухгалтерского учета фирмы "Интеллект-Сервис". Отличительной чертой ПО «БЭСТ» является ориентация на комплексную автоматизацию предприятий оптовой торговли. Этот продукт может функционировать как в локальном, так и сетевом варианте. 
 
Структурно система «БЭСТ» выполнена в виде набора взаимосвязанных программных модулей: настройка и системные утилиты; ведение главной книги (АРМ главного бухгалтера); учет кассовых операций; учет операций с банком; учет основных средств; учет производственных запасов; учет товаров и готовой продукции; управление продажами (реализацией); заработная плата.  
 
Модуль «Управление продажами» выполняет скорее менеджерские функции. Он позволяет составлять заказы на приобретение материальных ценностей у предприятия. Сформированный заказ служит основой для составления счетов и расходных накладных. Описываемый модуль автоматически контролирует количество выписываемого товара с определенного склада. После отработки всех документов в системе учета заказу присваивается статус исполненного. Составление заказов в значительной мере сокращает затраты рабочего времени менеджеров и облегчает планирование торгово-закупочной стратегии предприятия³.  
 
4. Система автоматизации бухгалтерского учета фирмы «Атлант-Информ» – «Аккорд» представляет собой комплекс программ, автоматизирующих различные службы предприятия. В одной информационной среде могут работать отдел кадров, плановые службы, бухгалтерия, службы управления закупками и продажами, отдел труда и заработной платы. Функционально система разделена на модули: управление снабжением; управление продажами; склад; торговый зал; комиссия (автоматизация функций учета комиссионных товаров); управление кадрами; заработная плата; бухгалтерский учет; учет основных средств и нематериальных активов; международная бухгалтерская отчетность; анализ финансового состояния; нормативы. 
 
5. Система автоматизации бухгалтерского учета «Инфо – бухгалтер». 
 
Программа позволяет вести бухгалтерский учёт, используя журнально – ордерную форму. На основании первичных документов выполняются бухгалтерские проводки. Есть возможность оформлять и первичные документы.  
 
Программа позволяет анализировать аналитический учёт по счёту, что даёт возможность отслеживать движение товара, расчёты с поставщиками, движение денежных средств. Наличие таких отчётов, как карточка счёта и оборотная ведомость, позволяет анализировать состояние счёта и учёта в целом. 
 
С помощью программы можно организовать учёт основных средств, нематериальных активов, материалов и товаров. 
 
В программе «Инфо – бухгалтер» можно выделить следующие объекты: 
 
- справочники – в них хранятся сведения об объектах аналитического учёта, курсах валют, единиц измерения; 
 
- документы – аналоги первичных документов, большинство из них имеет печатную версию; 
 
- журналы – место для хранения проводок, выполненных на основании документов; 
 
- отчёты⁴. 
 
6. Система автоматизации бухгалтерского учета «Парус». 
 
Является программой управления базами данных, специально настроенных для нужд бухгалтерского учёта. 
 
Несомненным достоинством является возможность настроек программы для нужд конкретного предприятия. 
 
Программа «Парус» состоит из отдельных модулей: 

•  
  «Бухгалтерия – позволяет вести бухучёт;
•  
  «Реализация» - учёт товаров на складе;
•  
  «Зарплата» - автоматизация расчёта заработной платы;
•  
  «Администратор» - для запуска базы данных и настройки программы.

 
Основные объекты модуля «Бухгалтерия»: 
 
1. Словари – содержат данные об объектах аналитического учёта, таких как материалы, номенклатура товаров, сотрудники, а так же предоставляют справочную информацию о ставках налогов и курсах валют; 
 
2. План счетов – представляет собой список счетов предприятия; 
 
3. Весь учёт в системе ведётся в виде таблиц, которые называются журналами. Они являются аналогом журнально – ордерной формы учёта. В журналах фиксируются операции и первичные документы, дебиторская и кредиторская задолженности; 
 
4. Отчёты отражают итоговую информацию. 
 
Среди других разработок можно отметить системы автоматизации бухгалтерского учета компаний «Звезда», «ИНФИН», имеющих определенную долю на российском рынке, но не представляющих интереса для самостоятельного анализа.  
 
Таким образом, большинство современных систем автоматизации бухгалтерского учета третьего поколения интегрированы в комплексные системы автоматизации деятельности предприятий. Большинство таких систем работает под Windows и предназначено для эксплуатации в сети.  
 
^ Глава III. Учёт финансово – хозяйственной деятельности предприятия и составление бухгалтерского баланса на примере предприятия. 
Малое предприятие ООО «Свет» выполняет работы и услуги производственного характера. Предприятие имеет одно производственное подразделение и офис аппарата управления. Вспомогательное производство отсутствует. 
 
Амортизация основных средств, на данном предприятии, начисляется линейным способом. Ускоренный метод начисления амортизации не применяется. 
 
Учёт всех затрат ведётся на счёте «Основное производство» (без применения счетов «Общепроизводственные расходы» и «Общехозяйственные расходы»). 
 
Учёт реализации ведётся по моменту отгрузки продукции и передачи услуг покупателям. 
 
Льгот по налогам предприятие не имеет. 
 
Необходимо: 

1.  
   Составить бухгалтерский баланс малого предприятия на начало месяца;
2.  
   Составить журнал регистрации хозяйственных операций за месяц;
3.  
   По данным баланса на начало месяца открыть счета бухгалтерского учета и отразить на них хозяйственные операции, подсчитать обороты и сальдо;
4.  
   Составить оборотную ведомость за месяц по синтетическим счетам;
5.  
   Составить баланс на конец месяца;
6.  
   Заполнить приходный и расходный кассовые ордера и платежное поручение по любой из проведенных операций по выбору;
7.  
   Составить бухгалтерские справки по начислению налога на имущество, налога на прибыль, расчета ЕСН, амортизации ОС и НМА.

 
^ 1. Составить бухгалтерский баланс малого предприятия на начало и конец месяца. 
 
При ведении бухгалтерского учета используется единый рабочий план счетов, обязательный к применению всеми работниками бухгалтерской службы. В процессе работы необходимо руководствоваться рабочим планом счетов и инструкцией к его применению. 
 
Счета бухгалтерского учета тесно связаны с бухгалтерским балансом, т. к. открываются на основании статей баланса. 
 
На предприятии ООО «Свет» используется следующий план счетов: 
 
01 – Основные средства (ОС) 
 
02 – Амортизация основных средств 
 
04 – Нематериальные активы  
 
05 – Амортизация нематериальных активов 
 
07 – Оборудования к установке 
 
08 – Вложения во внеоборотные активы 
 
10 – Материалы 
 
19 – Налог на добавленную стоимость (НДС) по приобретенным ценностям 
 
20 – Основное производство 
 
50 – Касса 
 
51 – Расчетный счет 
 
60 – Расчеты с поставщиками  
 
62 – Расчеты с покупателями и заказчиками 
 
66 –Краткосрочные кредиты банка 
 
68 – Расчеты по налогам и сборам 
 
68/1 – расчёты по НДФЛ 
 
68/2 – Расчеты по НДС 
 
68/3 – Расчеты по налогу на прибыль 
 
68/4 – Расчеты по налогу на имущество 
 
69 – Расчеты по социальному страхованию  
 
70 – Расчеты по оплате труда 
 
80 – Уставный капитал 
 
82 – Резервный капитал 
 
97 – Расходы будущих периодов 
 
99 – Прибыли и убытки 
 
Бухгалтерский баланс должен характеризовать имущественное и финансовое положение организации по состоянию на отчетную дату путем представления данных о хозяйственных средствах (актив) и их источниках (пассив). Баланс составляется по установленной законодательством форме. 
 
На начало (1 марта) и конец (1 апреля 2006г.) месяца был составлен бухгалтерский баланс (см . приложение 1).  
^ 2. Составить журнал регистрации хозяйственных операций за месяц. 
Все хозяйственные операции на предприятии отражаются в журнале регистрации хозяйственных операций. 
^ ЖУРНАЛ РЕГИСТРАЦИИ ХОЗЯЙСТВЕННЫХ ОПЕРАЦИЙ