Понятие и сущность организации

Организации, в которых  для достижения общих целей применяется  совместный труд людей, являются социально-экономическими институтами со следующими общими чертами:

- целями, отражающими их  предназначение и те виды продукции  и услуг, которые они производят  для удовлетворения потребностей  общества;

- персоналом или работниками,  обладающими квалификацией, знаниями  и умениями, необходимыми для  достижения поставленных целей;

- разделением труда, осуществляемым  в соответствии с профессионально-квалификационными  характеристиками каждого работника  и обеспечивающим рациональную  структуризацию работ и задач;

- коммуникациями, то есть  различными видами связей, необходимых  в процессе выполнения совместной  работы;

- формальными правилами  поведения, процедурами и контролем,  устанавливаемыми для того, чтобы  организации функционировали как  целостные образования;

- уровнями полномочий  и ответственности, устанавливающими  масштабы власти для разных  должностей в организации.

Роль организаций в  обществе определяется тем, что, во-первых, они являются генераторами ресурсов, превращая издержки в ценности, и, во-вторых, создают полезные для  общества блага, способствующие развитию человечества. Они принимают на себя все более значимую социальную роль, становясь центральным звеном общественной жизни.

Ведь именно в организациях собираются и накапливаются ресурсы  и знания, разумное использование  которых помогает решать множество  застарелых «болезней» общества, связанных  с нищетой, болезнями, безработицей, бездомностью и т. п. Приумножая богатство, организации тем самым положительно влияют на благосостояние общества, улучшают качество трудовой жизни, повышают веру людей в свои силы и возможности. В будущем возможности организаций  станут еще более ощутимыми для  людей.

Рассмотрев сущность и  строение организаций, а также их роль в обществе, мы считаем необходимым  изучить функционирование организации  как определенной системы, выступающей  в качестве основного объекта  управления. Этому посвящена следующая  глава данного реферата.

1.3 Этапы построения  организации

Существуют три главных  этапа в построении любой организации: определение характера выполняемой  работы; распределение работы между  отдельными позициями менеджмента; классификация позиций менеджмента, построение на этой основе логических групп управления. Определение характера  выполняемой работы. Для выполнения этой задачи, данную стадию создания организации  полезно также разбить на подпункты, предусматривающие определенные этапы  и виды работ. Например, постановка задач, расчет необходимого объема работ  для решения поставленных задач, устранение бесполезной работы и  дублирования, разработка самого процесса, проверка (чтобы не опустить важную составляющую часть работы). Автор  известных книг по вопросам предпринимательства  профессор Дукер выделяет три  этапа и направления анализ анализа, который необходимо провести на рассматриваемом  нами этапе построения организации. Они включают анализ: деятельности, определение той работы, которая  должна осуществляться, и способов координации взаимодействия; решений, какого вида решения будут приниматься, и какое участие в этом будет  принимать тот или иной менеджер; отношений, то есть определение того вклада в общее дело, который должен внести менеджер; лиц, с которыми менеджер должен взаимодействовать; влияния, оказываемого на менеджера другими лицами, принимающими решения. Распределение работ между  отдельными элементами менеджмента. Этот этап включает в себя: установление норм, стандартов (например, расчет допустимого  объема должностных обязанностей для  каждого руководителя любого уровня) ; технические приемы в рамках научных  методов управления (например, анализ рабочего времени, изучение методов  и организации труда и т.п.) ; установление полного сотрудничества всех лиц, работающих в рамках организации. Классификация элементов менеджмента, построение логических групп. В данном вопросе важно, чтобы элементы управления были сгруппированы согласно виду выполняемой  работы, а не по другим критериям (например, вокруг пользующихся авторитетом руководителей). Этот способ известен как “принцип ориентации”. Распределение производственных обязанностей и формирование логических групп должны неизбежно привести к созданию отделов (подразделений) , то есть коллективов людей, выполняющих  некоторую аналогичную работу, как  правило, под единым руководством начальника.

 

 

 

 

 

 

 

1.4 Составляющие  успеха организации

 

Выживание. Некоторые организации  планируют свой роспуск после  достижения ими ряда заранее намеченных целей. Примером такой организации  может служить любая правительственная  комиссия, создаваемая для выполнения конкретной цели. Но, хотя, это не зафиксировано  часто в письменной форме, выживание, возможность существовать как можно  дольше является первейшей задачей  большинства организаций. Это может  длиться бесконечно долго, потому, что  организации имеют потенциал  существовать бесконечно. Рекорд в  настоящее время принадлежит  римской католической церкви, непрерывно действующей на протяжении 2000 лет. В  истории отмечено существование  некоторых правительственных организаций  на протяжении нескольких сотен лет, некоторые организации в бизнесе  также живут на протяжении долгих лет. Так знаменитая фирма “Французские винодельческие предприятия” и сейчас, после почти века существования, также сильна, как и раньше. Однако, для того, чтобы оставаться сильными и чтобы выжить большинству организаций  приходиться менять периодически свои цели, выбирая их соответственно изменяющимся потребности мира. Английская монархия, например, выжила как институт, потому что она, в конечном итоге, признала существенное сокращение объема своей власти и своего влияния в ответ на социальное давление, требующее демократизации. Почти все организации, существующие ради бизнеса, периодически разрабатывают новые виды продукции или услуг для своих потребителей. Результативность и эффективность. Чтобы быть успешной в течение долгого времени, чтобы выжить и достичь своих целей организация должна быть как эффективной, так и результативной. По словам популярного исследователя Питера Дукера, результативность является следствием того, что “делаются нужные, правильные вещи”. А эффективность является следствием того, что” правильно создаются эти самые вещи”. И первое, и второе одинаково важно.

Все компании, добившиеся значительных успехов, делали “правильные вещи”, выбрав цель, которая соответствовала  какой-то важной потребности, существующей в мире. Кроме того, эти организации  делали ”свои вещи правильно”. “Макдональдс”  определили способы приготовления  гамбургеров так, чтобы обеспечить невысокую себестоимость, устойчиво  высокое качество.

Производительность. Результативность, в том смысле, что “делаются правильные вещи” является чем-то неосязаемым, что трудно определить, особенно если организация внутренне неэффективна. Но эффективность обычно можно измерить и выразить количественно, потому, что можно определить денежную оценку ее входов и выходов. Относительная эффективность организации называется производительностью. Производительность выражается в количественных показателях. Производительность – это отношение количества единиц на выходе к количеству единиц на входе.

Чем более эффективна организация, тем выше ее производительность. Отдел  маркетинга, который увеличивает  объем реализации товара и повышает прибыль, не затрачивая при этом дополни - тельных средств, повышает этим самым  свою производительность. Точно также, как и сборочная бригада, когда  она увеличивает выпуск продукции  за час работы и при этом делает это без дефектов. Если же при  увеличении объема выпускаемой продукции  она имеет более низкое качество, мы говорим о снижении производительности. То же самое справедливо, если количество дефектов будет высоким. Таким образом, ключевой составляющей производительности является качество.

Производительность на всех уровнях организации является критически важным фактором для того, чтобы  организация могла выжить и добиться успеха в условиях конкуренции. Потенциальный  потребитель, у которого есть свобода  выбора, естественно предпочтет продукцию  более производительной организации  просто потому, что она имеет более  высокую ценность. Больший объем  продаж дает более производительной организации больше денег для  того, чтобы вложить их в ресурсы, включая лучшие заводы, лучшее оборудование, лучшую технологию что может и  в дальнейшем способствовать повышению  производительности. И если разрыв становится большим, то менее производительные организации в конечном итоге  потерпят крах. Серьезность последствий  снижения производительности подчеркивается возрастающей конкуренцией, которая  начинает носить поистине глобальный характер. С каждым годом успехи в развитии техники делают наш  мир как бы меньшим по размерам, а политические факторы делают все  более трудным рассмотрение его  как укрытия, защиты интересов местного бизнеса от внешней конкуренции. Таким образом, менеджеры решают, какими должны быть цели в области  производительности организаций. Менеджеры  решают, какие методы получения продукции  будут использованы в организации. Менеджеры решают, какие формы  стимулирования будут применяться  в организации, для того чтобы  заинтересовать рабочих в повышении  производительности. Через разработанную  политику организации, через личный пример, руководители задают тон в  организации, определяют, будет ли в  своей работе организация ориентирована  на качество и на потребителей или  останется к ним безразличной, вялой.

 

 

 

 

 

 

 

 

1.5 Место и роль  подразделений в организационной  структуре

 

Создание отделов (подразделений) путем группирования аналогичных  производственных функций и служащих позволяет добиться более эффективного управления, необходимой гибкости руководства  компанией в период расширения ее хозяйственной деятельности.

Методы распределения  обязанностей по отделам зависят  от положенных в основу признаков.

Во-первых, по принципу деления  на равные по размеру группы. Этот метод  применяется, когда профессиональные работники одинаковы, а для достижения какой-либо цели необходимо определенное число людей.

Во-вторых, по функциональному  признаку. Это наиболее распространенный способ создания отделов по производству, маркетингу, кадрам, финансовым вопросам и т.д. Их число зависит от потребностей самой организации.

В-третьих, по территориальному признаку. Этот способ наиболее распространен  в случаях, когда предприятие  осуществляет свою деятельность на территории разных районов. Все виды операций компании на данной территории могут быть поручены региональному управляющему по сбыту.

В-четвертых, на основе выпускаемой  продукции. Этот способ в настоящее  время получает все большее распространение  на крупных предприятиях, расширяющих  ассортимент производимой продукции, где другой метод привел бы лишь к усложнению структуры организации.

В-пятых, на основе интересов  потребителя. В тех отраслях, где  покупатель является ключевым фактором, его интересы оказывают решающее влияние на структуру организации. Это особенно характерно для службы сервиса,

В крупных по масштабам  деятельности компаниях используются все или некоторые из вышеприведенных  способов.

При формировании структур управления во внимание принимаются  следующие вопросы: стратификация, то есть, сколько может потребоваться  уровней управления; формализация, то есть насколько формальным должно быть взаимодействие. Чем более бюрократичен стиль, тем более формальной и  системной должна быть внутренняя структура;

централизация, то есть иерархия доведения принятых решений, все  ли вопросы должно решать высшее руководство;

сложность организационной  структуры, то есть насколько сложным  должно быть управление с организационной  точки зрения.

 

 

 

 

 

 

ГЛАВА 2. Организация как открытая система

2.1 Системные свойства  организации

Система - это некая совокупность взаимосвязанных и взаимодействующих  элементов, обладающая свойствами целостности, эмерджентности и устойчивости. С  этой точки зрения понятие "организация" как упорядоченное состояние  целого тождественно понятию "система". Однако понятие "организация" несколько  шире понятия "система", так как  отражает не только состояние порядка, но и процессы по упорядочению. Именно эта двойственность природы понятия "организация" делает его трактовку  намного содержательнее. Любая система  может рассматриваться как результат  организационных преобразований, сменяющих  одно ее состояние равновесия другим.

Представление организации  как системы позволяет выделить ряд присущих ей общих свойств, наблюдаемых  в организациях любой природы.

Известное аристотелевское  положение "Целое больше суммы  его частей" до сих пор остается важнейшей характеристикой организованной целостности. Создание целого осуществляется посредством интеграции. Интеграция - это объединение частей в единое целое. Любую организацию можно  рассматривать как интегрированное  целое, в котором каждый структурный  элемент занимает строго определенное место.

Понятие целостности неразрывно связано с понятием эмерджентности. Эмерджентностью называется наличие  качественно новых свойств целого, отсутствующих у его составных  частей. Это означает, что свойства целого не являются простой суммой свойств составляющих его элементов, хотя и зависят от них. Однако объединяемые в систему (целое) элементы могут  терять свойства, присущие им вне системы, или приобретать новые.

Организация, будучи целостным, системным образованием, обладает свойством  устойчивости, т.е. всегда стремится  восстановить нарушенное равновесие, компенсируя возникающие под  влиянием внешних факторов изменения.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

2.2 Внешняя среда  организации

 

Все системы имеют вход, трансформационный процесс и  выход. Они получают сырье, энергию, информацию, другие ресурсы и преобразуют  их в товары и услуги, прибыль, отходы и т.п. Открытые системы имеют, однако, некоторые специфические черты. Одна из таких черт - это признание  взаимозависимости между системой и внешней средой. Существует граница, которая отделяет систему от ее окружения. Изменения во внешней среде влияют на один или несколько атрибутов  системы, и наоборот, изменения в  системе воздействуют на окружение. Организация должна отражать состояние  внешней среды. В основе ее построения лежат предпосылки экономического, научно-технического, политического, социального  или этического характера. Организация  должна создаваться так, чтобы она  нормально функционировала. Должен обеспечиваться вклад каждого ее члена в общую работу и эффективная  помощь работникам в достижении поставленных целей. В этом смысле действенная  организация не может быть статичной. Она должна оперативно отслеживать  все изменения внешней среды, оценивать их и выбирать наилучшую  ответную реакцию, способствующую достижению ее целей. Она должна эффективно реагировать  на воздействия внешней среды.

Принципиальное значение для функционирования организаций  имеет обратная связь. Открытые системы  постоянно получают информацию из внешней  среды. Это помогает приспособиться и позволяет предпринимать корректировочные действия по исправлению нежелательных  отклонений параметров системы. Здесь  под обратной связью понимается процесс, позволяющий получать приток в систему  информации или денег для модифицирования  производства выпускаемой продукции  или налаживания выпуска новой  продукции.