Автор работы: Пользователь скрыл имя, 10 Декабря 2011 в 02:13, курсовая работа
Предмет архивоведения включает в себя:
принципы и методы отбора документов, подлежащих архивному хранению;
способы хранения, обеспечивающие полную сохранность документов;
создание системы информации о содержании документов;
организацию всестороннего использования документальной информации;
организацию работы архивных служб.
Введение ………………………………………………………………………2
Передача документов Архивного фонда РФ на постоянное хранение…….4
Сроки временного хранения документов Российской Федерации до их передачи на постоянное хранение…………………………………………….6
4. Сроки хранения документов (письма, переписка), образующихся
в деятельности организации…………………………………………………..7
5. Учет документов в архивах…………………………………………………..15
6. Заключение……………………………………………………………………..18
7. Литература……………………………………………………………………...19
Московский
институт юриспруденции
Факультет:
«Документоведение и
Курсовая
работа
По дисциплине
«Архивоведение».
Тема: «Хранение
и учет архивных документов».
Москва, 2005
Содержание.
4. Сроки хранения документов (письма,
переписка), образующихся
в деятельности
организации…………………………………………………
5. Учет
документов в архивах…………………………
6. Заключение……………………………………………………
7. Литература……………………………………………………
Введение.
Архивоведение – наука, изучающая историю, теорию и практику архивного дела.
Архивное дело – отрасль деятельности, обеспечивающая организацию хранения и использования архивных документов.
Архивный
документ – документ, сохраняемый или
подлежащий сохранению
в силу его значимости для общества, а
также имеющий ценность для собственника.
Предмет архивоведения включает в себя:
Передача документов Архивного фонда РФ на постоянное хранение.
В
настоящее время в силу вступил
Федеральный закон от 22.10.2004 №125-ФЗ «Об
архивном деле в Российской Федерации,
за исключением положений, для которых
статья31 этого Закона устанавливает срок
вступления в силу
1 января 2006 г.
Этот
Закон в интересах граждан, общества
и государства регулирует отношения
в сфере организации хранения, комплектования,
учета
и использования документов Архивного
Фонда РФ и других архивных документов
независимо от их форм собственности.
В
случае противоречия новому Закону законов
и иных нормативных правовых актов
Российской Федерации, субъектов Российской
Федерации
и муниципальных правовых актов об архивном
деле действуют нормы нового Закона.
Статьей
3 Закона «Об архивном деле в РФ»
архивный документ определен как материальный
носитель с зафиксированной на нем информацией,
который имеет реквизиты, позволяющий
его идентифицировать, и подлежит хранению
в силу значимости указанных носителя
и информации для граждан, общества
и государства. При решении вопроса об
уничтожении или передаче на архивное
хранение документов, прежде всего, учитывается
их значимость для граждан, общества и
государства.
Архивные
документы независимо от источника
их происхождения, времени
и способа создания, вида носителя, форм
собственности и места хранения на основании
экспертизы ценности документов включаются
в состав Архивного фонда Российской Федерации.
Документы, имеющие историческое, научное, социальное, экономическое, политическое и культурное значение, подлежат передаче на государственное хранение.
Статьями
7-9 Закона «Об архивном деле Российской
Федерации» определены архивные документы,
относящиеся к государственной, муниципальной
и частной собственности.
Организации и граждане имеют право создавать архивы для хранения образовавшихся в процессе их деятельности архивных документов, в том числе для хранения и использования документов, не относящихся к государственной или муниципальной собственности.
Сроки временного хранения документов Российской Федерации до их передачи на постоянное хранение.
Устанавливаются
следующие сроки временного хранения
документов Архивного фонда Российской
Федерации в ведомственных архивах (временное
хранение документов
государственной власти
Архивного фонда РФ
осуществляют органы
государственной власти,
государственные учреждения
и предприятия в создаваемых
ими ведомственных архивах (п. 6
разд. 1 Положение об
Архивном фонде РФ, утвержденного
Указом Президента РФ
от 17.03.1994 г. №552)).
| Архивные документы | Срок хранения в течение | Основание |
| 1. Федеральным органом государственной власти | 15 лет | Федеральный закон от 22.10.2004 №125-ФЗ |
| 2. Генеральной прокуратуры РФ | «Об архивном деле в РФ» | |
| 3. Органов
государственной власти и |
ст. 18, с. 420; | |
| 4. Отраслевых академий | ст. 22, с 422 | |
| 5. Государственных объединений, учреждений, организаций и предприятий федерального и республиканского подчинения | (о хранении
документов Архивного фонда РФ- Указ Президента РФ От 17.03.1994 №552, | |
| 6. Органов
государственной власти и |
10 лет | Раздел 1 п. 6, с.
430
(о сроках временного хранения документов государственной |
| 7. Прокуратур городов и районов | части Архивного фонда | |
| 8. Государственных
учреждений, организаций и предприятий
краевого и областного |
РФ – Авт) | |
| 9. Органов местного самоуправления | 5 лет | |
| 10. Учреждений,
организаций и предприятий |
||
| 11. Предприятий сельского хозяйства | ||
| 12. Записи актов гражданского состояния | 75 лет | |
| 13. Документы по личному составу | ||
| 14. Записи
нотариальных действий и |
||
| 15. Похозяйственные книги | ||
| 16. Образовавшиеся
при осуществлении |
10 лет | |
| 17. Научная,
технологическая, патентная |
10 лет | |
| 18. Конструкторская документация | 15 лет | |
| 19. Проектная документация по капитальному строительству | 25 лет | |
| 20. Телеметрическая документация | 5 лет | |
| 21. Кинодокументы,
фотодокументы и |
Не более 3 лет со времени изг. | |
| 22. Фотодокументы | 3 года | |
| 23. Документы на машинных носителях | 5 лет |
Сроки
хранения документов (письма, переписка),
образующихся
в деятельности организации.
| №
статьи |
Вид документа – письмо, переписка | Срок
хранения
документа |
Основание | |
| Организация
системы управления
1.1. Распорядительная деятельность |
Положение об Архивном фонде | |||
| Ст. 9 | Документы (справки, отчеты, доклады, обзоры, переписка) о реализации решений съездов, конгрессов, конференций, совещаний, семинаров | Постоянно | РФ, утв. Указом Президента РФ от 17.03.94 № 552, разд. 1, п.2, с. 428- | |
| Ст. 11 | Проекты правил, инструкций, регламентов, методических указаний и рекомендаций; документы (заключения, предложения, справки, докладные записки, переписка) по их разработке и применению | 3 года (после утверждения) |
429 (об утверждении перечней документов, подлежащих передаче | |
| Ст. 12 | Переписка с исполнительными органами государственной власти РФ, субъектов РФ, органами местного самоуправления по основным вопросам деятельности | 5 лет | организациями на государственное хранение с указанием сроков хранения. | |
| 1.2. Организационные основы управления | Перечень типовых управленческих | |||
| Ст. 33 | Проекты штатных расписаний; документы (справки, предложения, заключения, переписка) по их разработке и изменению | 3 года (после утверждения) | документов, образующихся в деятельности организации, | |
| Ст. 41 | Переписка по организационным вопросам деятельности, в т.ч. о регистрации, лицензировании, аккредитации, аттестации, сертификации, приватизации, акционировании | 5 лет | утвержденный Федеральной архивной службой России 06.10.2000 с. 449-448 | |
| Ст. 44 | Документы
(справки, докладные записки, перечни вопросов,
рассмотренных коллегиальными исполнительными
органами, планы, проекты, повестки заседаний,
предложения к повестке дня собрания акционеров,
оперативные сводки, переписка и др.) об
административно- |
5 лет. | (о сроках хранения документов, образующихся в деятельности организаций) | |
| Ст. 45 | Документы (программы, задания, отчеты, доклады, переписка) о командировках | 5 лет | ||
| Ст. 46 | Документы (программы, доклады, повестки, извещения, приглашения, рекламные проекты, поздравительные адреса, тематические фотоальбомы, видеозаписи, переписка) об организации и проведении съездов, конгрессов, конференций, совещаний, юбилейных дат, торжественных приемов, встреч: по месту проведения, в других организациях | 5 лет до минования надобности | ||
| 1.3. Контроль | ||||
| Ст. 51 | Переписка о проведении проверок и ревизий | 5 лет | ||
| Ст. 53 | Переписка о выполнении решений (предписаний) проверок и ревизий | 5 лет | ||
| Ст. 55 | Документы (докладные записки, справки, сводки, переписка) о состоянии работы по рассмотрению обращений граждан | 5 лет | ||
| Ст. 56 | Обращения граждан (предложения, заявления, жалобы); документы (справки, переписка) по их рассмотрению | - предложения, письма творческого характера, заявления, жалобы, содержащие сведения о серьезных недостатках и злоупотребления | Постоянно | |
| - личного характера | 5 лет (в случае
неоднократного обращения – 5
л. после последнего |
|||
| - второстепенного, оперативного характера | 5 лет (в случае неоднократного обращения – 5 л. после последнего рассмотрения | |||
| 1.4. Правовое обеспечение деятельности | ||||
| Ст. 58 | Документы (постановления, определения, акты, решения, заключения, запросы, переписка) о соблюдении норм законодательства, конфликтах, спорах, иных вопросах правового характера | 5 лет | ||
| Ст. 61 | Документы (обзоры, справки, докладные записки, сведения, переписка) об организации и составлении правовой работы | 5 лет | ||
| Ст. 62 | Переписка по оперативным правовым вопросам | 3 года | ||
| 1.5. ДОУ
и организация хранения |
||||
| Ст. 70 | Документы (акты, заключения, справки, переписка) о совершенствовании ДОУ, внедрении современных информационных технологий, защите информации | 5 лет | ||
| Ст. 78 | Документы (заявления, разрешения, переписка) о допуске к ознакомлению с документами | 10 лет | ||
| Ст. 80 | Копии архивных справок, выданные по запросам граждан; документы (заявления, запросы, справки, переписка) к ним | 5 лет | ||
2.1. Прогнозирование |
||||
| Ст. 83 | Переписка о разработке и ходе выполнения целевых программ | 5 лет | ||
| 2.2 Текущее планирование | ||||
| Ст. 98 | Переписка по вопросам планирования | 5 лет | ||
| 2.3. Ценообразование | ||||
| Ст. 103 | Переписка по вопросам ценообразования | 5 лет | ||
| 3. Финансирование
деятельности
3.1. Финансирование, кредитование |
||||
| Ст. 107 | Документы (уведомления, расчеты, таблицы, справки, сведения, ведомости, поручения, заключения, обоснования, переписка) о разработке и изменении финансовых планов | 5 лет | ||
| Ст. 110 | Переписка о лимитах и экономических программ | 5 лет | ||
| Ст. 113 | Документы (справки, сведения, расчеты, расходные расписания, бюджетные поручения, заявки, переписка) о финансировании всех видов деятельности | 5 лет | ||
| Ст. 116 | Документы (планы, обоснования, расчеты, переписка) о совершенствовании аппарата управления | 5 лет | ||
| Ст. 117 | Переписка о изменении расходов на содержание аппарата управления и административно-хозяйственные нужды | 5 лет | ||
| Ст. 118 | Документы (акты, докладные записки, переписка) о соблюдении финансовой дисциплины | 5 лет | ||
| Ст. 120 | Переписка о внесметных и целевых ассигнованиях | 5 лет | ||
| Ст. 121 | Документы (положения, карточки, переписка) об открытии, закрытии, состоянии, оплате текущих и расчетных счетов, о проведении денежно-расчетных операций | 5 лет | ||
| Ст. 124 | Документы (докладные записки, сообщения, информации, извещения, справки, отчеты, переписка) по кредитным вопросам | 5 лет | ||
| Ст. 126 | Переписка о размещении акций, вкладов, начислении капиталовложений | 5 лет | ||
| Ст. 128 | Переписка о нормах обязательных резервов, финансирования капиталовложений | 5 лет | ||
|
||||
| Ст. 138 | Переписка об уничтожении и уточнении балансов и отчетов | 5 лет | ||
| Ст. 144 | Переписка о сроках представления бухгалтерской и финансовой отчетности | 1 год | ||
| Ст. 145 | Документы
о проведении документальных ревизий
финансово-хозяйственной |
5 лет (при условии завершения проверки в случае возникновения споров… | ||
| Ст. 151 | Документы о взаимных расчетах и перерасчетов между организациями | 5 лет | ||
| Ст. 152 | Переписка
о финансово-хозяйственной |
5 лет | ||
| Ст. 156 | Переписка о выплате заработной плате | 5 лет | ||
| Ст. 158 | Гарантийные письма | 5 лет | ||
| Ст. 160 | Переписка о выдаче о возврате ссуд | 5 лет (после погашения ссуды) | ||
| Ст. 163 | Документы о дебиторской и кредиторской задолженности, недостачах, растратах, хищениях | 5 лет | ||
| Ст. 165 | Документы об оплате учебных отпусков | Не менее 5 лет | ||
| Ст. 167 | Документы об амортизационных отчислений | 5 лет | ||
| Ст. 172 | Переписка о разногласиях по вопросам налогообложения, взимания и акцизных и др. сборов | 5 лет | ||
| Ст. 173 | Документы об освобождении от оплаты по налогам, предоставлении льгот, кредитов | 5 лет | ||
| Ст. 174 | Документы о зачислении налоговых поступлений в бюджеты разного уровня | 5 лет | ||
| Ст. 180 | Документы по валютным вопросам | 5 лет | ||
| Ст. 195 | Переписка об образовании, распределении накоплении оборотных средств и о расчетах по оборотным средствам | 5 лет | ||
| Ст. 197 | Документы по финансовым вопросам благотворительной деятельности | 5 лет | ||
| 4.2. Стилистический учет и отчетность | ||||
| Ст. 206 | Переписка о составлении, представлении и проверке стилистической отчетности | 5 лет | ||
| 5. Экономические,
научные и 5 культурные связи
5.1. Организация связей |
||||
| Ст. 211 | Переписка о вступлении в международные организации (объединения) | Постоянно | ||
| Ст. 213 | Документы (программы, планы проведения встреч, графики, заявки, переписка) об организации приема и пребывания представителей иностранных организаций | 5 лет | ||
| 5.2. Осуществление связей | ||||
| Ст. 224 | Переписка о разработке, уточнении, изменении планов научно-технического, экономического, культурного сотрудничества | 5 лет | ||
| Ст. 226 | Документы (информационные письма, сообщения, вырезки из газет) об экономическом, научно-техническом, культурном сотрудничестве | 5 лет | ||
| Ст. 229 | Документы (заключения, акты, справки, технико-экономические обоснования, разрешения, переписка) о целесообразности закупок импортной продукции и материалов | 10 лет | ||
| Ст. 230 | Документы (программы, планы, контракты, акты, протоколы, переписка) об обучении, стажировке иностранных специалистов в РФ | 5 лет | ||
| Ст. 231 | Переписка
об организации заграничных |
3 года | ||
| 6. Информационное
обеспечение
6.1. Сбор информации, маркетинг |
||||
| Ст. 232 | Переписка об организации, планировании и осуществлении информационной деятельности, маркетинга | 5 лет | ||
| Ст. 233 | Документы (справки, докладные записки, сводки, отчеты, переписка) об информационной деятельности маркетинга | 5 лет | ||
| Ст. 239 | Документы (запросы, заявки, сведения, переписка) о потребности в научно-информационных материалах, изданные за рубежом, в РФ | За рубежом
– 3 года
В РФ – 1 год |
||
| Ст. 341 | Документы (анкеты, автобиографии, листки по учету кадров, заявления, рекомендательные письма, резюме) лиц, не принятых на работу | 1 год | ||
| Ст. 242 | Документы (планы, акты, справки) о комплектовании и работе справочно-информационных служб организации | 3 года | ||
| Ст. 244 | Документы (списки, каталоги, заявки, отчеты, переписка) об оформлении годовой подписки на литературу | 1 год (после получения подписанной литературы) | ||
| 6.2. Распространение информации | ||||
| Ст. 250 | Информационные
издания (бюллетени, информационные листки
и письма, каталоги, списки, справочники,
сборники)
- по месту
разработки - в других организациях |
До ликвидации организации До минования надобности |
||
| Ст. 254 | Переписка об организации и проведении выставок, ярмарок, презентаций | 5 лет | ||
| Ст. 255 | Документы (программы, планы, тексты лекций, справки, сведения) о проведении на выставке, ярмарке, презентации лекций, бесед и других мероприятий | 5 лет | ||
| Ст. 257 | Документы (заявки¸ акты, переписка) о размещении и выпуске рекламы | 3 года | ||
| Ст. 259 | Документы
(коммерческие предложения, прайс-листы,
анкеты, образцы текста рекламы, Интернет)
об оперативной рекламной |
До минования надобности | ||
| Ст. 260 | Переписка
о распространении |
1 год | ||
| Ст. 261 | Переписка об учете, движении и использовании информации | 5 лет | ||
| 7. Трудовые
отношения
7.1. Трудоустройство |
||||
| Ст. 264 | Переписка по вопросам трудоустройства | 5 лет | ||
| 7.2. Организация труда | ||||
| Ст. 276 | Документы (протоколы, справки, акты) о проверке выполнения условий коллективного договора | Постоянно | ||
| Ст. 282 | Документы (акты, сообщения, информации, характеристики, докладные записки, справки) о трудовой дисциплине | 3 года | ||
| 7.3. Нормирование труда, тарификация, оплата труда | ||||
| Ст. 287 | Переписка
о дополнении, изменении тарифно- |
5 лет | ||
| Ст. 291 | Переписка об упорядочении и установлении размеров заработной платы, начислении премий | 5 лет | ||
| Ст. 294 | Переписка об образовании и использовании фондов материального поощрения | 5 лет | ||
| 7.4. Охрана труда | ||||
| Ст. 297 | Переписка
о разработке и ходе выполнения комплексных
планов улучшения условий, охраны труда
и санитарно-оздоровительных |
5 лет | ||
| Ст. 299 | Переписка о состоянии и мерах по улучшению условий и охраны труда, техники безопасности | 5 лет | ||
| Ст. 302 | Документы (докладные записки, справки, доклады, отчеты, акты) о состоянии условия и применения труда женщин и подростков | 5 лет | ||
| Ст. 308 | Переписка о предупредительных ЖКП мероприятиях на случай стихийных бедствий, чрезвычайных ситуаций | 5 лет | ||
| Ст. 314 | Документы (программы, списки) об обучении работников по технике безопасности | 5 лет | ||
| Ст. 321 | Переписка об авариях и несчастных случаях | |||
| Ст. 324 | Переписка о профессиональных заболеваниях, производственном травматизме и мерах по их установлению | 5 лет | ||
| Ст. 325 | Документы (акты, докладные записки, заключения) о сокращения рабочего дня в связи с вредными условиями труда | 5 лет | ||
| Ст. 329 | Переписка о проведении профилактических и профгигиенических мероприятий | 3 года | ||
| Ст. 330 | Документы (списки, перечни) о проведении медицинских осмотров работников | 5 лет |
||
| 8. Кадровое
обеспечение
8.1. Прием, перевод, увольнение работника |
||||
| Ст. 334 | Переписка о приеме, распределении, перемещение, учете кадров | 5 лет | ||
| Ст. 335 | Документы (заявки, сведения) о потребности в работниках, сокращении работников | 5 лет | ||
| Ст. 346 | Переписка
о замещении вакантных |
3 года | ||
Учет документов в архивах.
Учет
архивных документов
– установление количества и состава
архивных документов в единицах учета
и фиксация принадлежит каждой единицы
учета
к определенному комплексу и общему их
количеству в учетных документах.
В
России существует централизованный учет
документов Архивного фонда РФ в масштабе
всей страны, основанный на наличии в органах
управления архивным документом сведений
о количестве, составе архивных фондов
и количестве единиц хранения.
Основной учет архивных документов является единая система регистрации архивных фондов и единиц хранения.
Средство учета – присвоение архивных шифров единицам хранения.
Проведение учета – основано на принципах централизации, унификации, динамичности, полноты и достоверности.
Первичными документами учета являются учетные документы архива – комплекс документов установленной формы, фиксирующих поступление, выбытие, количество, состав, состояние архивных документов. В них учитываются отдельные документы, единицы хранения, фонды.
К учетным документам архива относятся:
В
книге учета поступлений
документов фиксируются все поступления
документов в архив за истекший год, их
составление и первичное описание.
В нем указываются источники поступлений,
фиксируются документы, по которым шло
поступление документов,- сдаточные описи,
акты приема-передачи. На ее основе составляются
все остальные учетные документы архива.