Правила разработки распорядительных документов при коллегиальном принятии решений

Документы регистрируют в журналах или на карточках, а также с использованием компьютерных технологий.

Журнальная форма регистрации  имеет недостаток — она не дает возможности систематизировать  записи. Этим вызвана необходимость заводить отдельные журналы для регистрации входящей корреспонденции, исходящей корреспонденции, внутренних документов (по видам документов) и т. д.

2. Перечень  документов, не подлежащих регистрации

Перечень документов, не подлежащих регистрации, конкретизируется с учетом специфики предприятия, организации или учреждения. Существует практика составления единого перечня таких документов, который может включать в себя:

• письма, присланные для сведения (копии);
• сообщения о заседаниях, совещаниях и повестке дня;
• графики, наряды, заявки, разнарядки;
• сводки и информацию, присланные для сведения;
• учебные планы, программы;
• рекламные извещения, плакаты, программы совещаний, конференций;
• прейскуранты;
• поздравительные письма;
• пригласительные билеты;
• печатные издания (книги, журналы, бюллетени);
• корреспонденцию, адресованную работникам предприятия с пометкой «лично»;
• объяснительные записки.

3. Контроль  за сроками исполнения документов

Документ считается  исполненным, когда решен поставленный в нем вопрос и корреспонденту дан ответ. Документы подлежат исполнению в определенный срок, который может быть:

• типовым.

Типовые сроки исполнения установлены для определенных, наиболее часто создаваемых документов указами Президента РФ, законами РФ, правительственными нормативными актами (например, для передачи документов постоянного хранения из ведомственных органов в государственные и др.), а также ведомственными подзаконными актами (например, для предоставления статистической и финансовой отчетности, для предъявления претензий по качеству продукции и др.);

• индивидуальным.

Индивидуальный срок исполнения указывается в тексте документа или устанавливается резолюцией руководителя учреждения (в случае, если этот срок отсутствует в составе типовых или отличается от установленного автором). При установлении срока исполнения учитываются практические возможности учреждения (наличие оргтехники, количество работников и др.), а также содержание документа.

Срок исполнения входящего  документа исчисляется с момента поступления его в учреждение, а создаваемого - с момента доведения его до исполнителя (если не оговорен другой срок). Исполнение наиболее важных входящих, исходящих и внутренних документов подлежит контролю, который возлагается на профессионально организованную службу. На контролируемых документах проставляется штамп «К» или «Контроль». После исполнения документ снимается с контроля. Право сделать это имеет только то должностное лицо, которое поставило его на контроль.[4]

4. Номенклатура дел

Все документы, имеющиеся  в организации, учреждении, на предприятии, должны быть систематизированы. Они группируются по сходству и подшиваются (формируются) в папки (дела), которые имеют свои названия (заголовки), например: «Приказы по личному составу», «Договоры поставки» и т. д. Таким образом, делом является совокупность документов, сформированных по какому-либо признаку и помещенных в твердую обложку, оформленную по определенным правилам. Перечень заголовков папок (дел) с указанием сроков их хранения называется номенклатурой дел.

Заголовки дел группируются по разделам, в качестве которых используются наименования структурных подразделений предприятия, учреждения или организации. Каждому разделу присваивается индекс (1, 2, 3 и т. д.) по степени значимости подразделения.

Заголовки дел внутри раздела должны быть расположены в зависимости от важности дел и с учетом их взаимосвязей. Последовательность расположения по степени важности такова:

• дела, содержащие документы директивного характера (приказы, постановления министерств);
• дела, содержащие организационно-распорядительные документы (положение о предприятии, правила, инструкции и т. д.);
• дела, относящиеся к решению вопросов основной деятельности предприятия;
• дела, содержащие планы, отчеты, переписку.

Каждому делу присваивается  индекс, состоящий из индекса раздела и порядкового номера дела. Например, в индексе 6-8 обозначением раздела является цифра 6, а номер, под которым дело внесено в этот раздел, - 8.

Номенклатуры дел подразделяются на:

• типовые.

Типовая номенклатура дел  устанавливает состав дел, заводимых  в делопроизводстве однотипных организаций, и является нормативным документом;

• примерные.

Примерная номенклатура дел устанавливает примерный  состав дел, заводимых в делопроизводстве организаций, на которые она распространяется, с указанием их индексов, и носит рекомендательный характер. Примерные номенклатуры дел разрабатываются в тех структурах, где состав документов подразделений сильно различается;

• индивидуальные.

Индивидуальной называют номенклатуру дел конкретной организации, учреждения, предприятия.

Типовые и примерные  номенклатуры дел используются для составления индивидуальной номенклатуры дел.

В номенклатуру дел организации  из типовой или примерной номенклатуры дел переносятся предусмотренные ими заголовки дел, которые предполагается завести в делопроизводстве организации, конкретизированные с учетом ее специфики.

Сроки хранения дел, предусмотренные  типовой или примерной номенклатурой  дел, переносятся в индивидуальную номенклатуру дел без изменений.

Номенклатура дел организации  составляется по установленной форме  на основании номенклатур дел структурных подразделений, разработанных по аналогичной форме, согласованных с архивом и подписанных руководителями этих подразделений.

5. Формирование  и хранение дел предприятия

Общие положения 

Формирование  дел - группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой. Каждое дело должно содержать не более 250 листов. Если в деле больше листов, то его нужно делить на тома. Номер тома указывается в заголовке дела, например: «Входящая корреспонденция. Т. I ».

Расположение документов внутри дела производится в соответствии с порядком разрешения вопросов, хронологией, индексацией и т.д. Принципы расположения дел могут комбинироваться. Вопросный принцип систематизации предусматривает расположение документов в соответствии с последовательностью решения того или иного вопроса (документ-ответ подшивается вслед за инициативным документом, приложение, независимо от даты утверждения или составления, присоединяется к соответствующему документу). Хронологический принцип систематизации состоит в расположении документов в соответствии с их брошюровкой. Различают две формы брошюровки — правую и левую. Если документы располагаются в порядке поступления, т.е. последний документ подшивается сверху, то это правая брошюровка; если наоборот - левая. Предпочтительной является левая форма брошюровки. Для брошюровки документов постоянного и долговременного хранения используются папки-регистраторы, которые позволяют без затруднений вкладывать и изымать документы.

На обложке каждого  дела указывают названия вышестоящей организации, данного учреждения и его структурного подразделения, а так же номер дела по номенклатуре, его заголовок, дату, количество листов, срок хранения.

Для сдачи дел в  архив необходимо провести экспертизу научной и практической ценности документов, оформить дела с постоянными и долговременными сроками хранения, составить описи на них. В начале каждого дела помещается внутренняя опись документов, которая включает индексы документов, краткое содержание, даты, номера лис тов. Архив принимает дела по описям и номенклатурам дел.

Оформление дел включает в себя комплекс работ: описание дела, брошюровку, нумерацию листов, составление  заверительной надписи. Дела хранят в шкафах в вертикальном или горизонтальном положении. На дверце шкафа с внутренней стороны прикрепляют копию номенклатуры дел. Если какое-либо дело выдается на руки для временного пользования, то на его место ставят карточку - заместитель. Если из дела выдается какой-нибудь документ, то на его место подшивают листок-заместитель. Дела, выданные сотрудникам во временное пользование, должны быть возвращены в течение дня. [5]

В зависимости от значимости документов устанавливаются следующие  сроки хранения: 1, 3, 5, 10, 15, 50, 75 лет  и постоянно. Документы, поступающие  из вышестоящих органов, хранятся, как правило, до истечения их актуальности или до замены их новыми.

В процессе работы все  документы можно подразделить на три группы:

• предназначенные для архивного хранения;
• подлежащие уничтожению;
• необходимые для дальнейшего использования в делопроизводстве.

Для определения сроков хранения и подготовки документов к  архивному хранению приказом руководителя предприятия, учреждения, организации создается постоянно действующая экспертная комиссия. Как правило, в нее входят заместитель директора, ведущий специалист и секретарь - референт. Определение конкретных сроков хранения дел и документов производится на основе создаваемых министерствами и ведомствами перечней, которые проходят экспертизу в Архивной службе РФ (основу ведомственных перечней составляют перечни типовых документов и типовых номенклатур дел). Если ведомственный перечень отсутствует, следует руководствоваться, в частности, Перечнем типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утвержденным Росархивом 6 октября 2000 г

Архивная  справка

Архивная справка - официально заверенный документ, имеющий юридическую силу и содержащий сообщение об имеющихся в архиве документах. Архивная справка должна содержать поисковые данные, т. е. номер описи, номер дела, номера листов. Архивная справка составляется только на основе подлинников или заверенных копий, которые могут прилагаться к ней. Выдержки из документов заключаются в кавычки. При отсутствии соответствующих документов справка может быть выдана на основе имеющихся в офисе служебных печатных мате риалов. Справка подписывается ответственным за архив сотрудником и руководителем организации, после чего заверяется печатью.[4]

Акт приема-передачи дел

При смене лица, ответственного за хранение документов, происходит прием-передача дел, что оформляется соответствующим актом. В этом акте фиксируют виды передаваемых документов, их количество и состояние. Акт должен быть подписан передающим и принимающим лицами и утвержден руководителем предприятия (организации, учреждения). Если прием-передача происходит в присутствии какого- либо должностного лица или специально созданной комиссии, акт должен быть подписан всеми присутствующими.[6]

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Список используемой литературы

1. Под ред. проф.. Кудряева В.А. Организация работы с документами: Учебник – 2-е изд., перераб. и доп. – М.: ИНФРА-М, 2002. 592 с

2. Кузнецов С.Л.. Под ред. проф. Кузнецовой Т.В.. Современные технологии документационного обеспечения управления: учебное пособие для вузов / - М.: Издательский дом МЭИ, 2010. – 232 с.

3. Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения. Одобрено коллегией Главархива СССР 27 апреля 1988 г. – Раздел 3.1.1.

4. Лихачев М.Т. Документы и делопроизводство: Справочное пособие. М., 2001. 117 с.

5 Волков К.А., Приходько А.Н.,. Расина Т.А, И. М. Шутова; Документирование в управленческой деятельности: учеб. пособие. – СПб., 2009. 96 с.

 Интернет ресурс:

6. www.edou.ru