Документирование с применением электронно-вычислительной техники

Министерство  образования и науки Российской Федерации 

Федеральное государственное бюджетное образовательное  учреждение высшего профессионального  образования

«Башкирский государственный педагогический  
университет им. М. Акмуллы»

 

 

 

 

 

 

Контрольная работа

по дисциплине: Документоведение

на  тему: «Документирование с применением  электронно-вычислительной техники»

 

 

 

Подготовил: студентка  группы 101 
специальности  
«ДОУ и А» (заочно) 
Чернышова Марина

Проверил: Лукина Елена Михайловна

 

 

 

 

 

Уфа 2012

Содержание

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Введение

Документирование  может осуществляться не только на естественном языке (текстовое документирование), но также и на искусственном языке. В этом случае информация обрабатывается с помощью электронно-вычислительных машин, кодируется, т.е. представляется в той или иной стандартной форме. Причём одни и те же сведения могут быть закодированы в различных формах и, напротив, разные сведения могут быть представлены в похожей форме.

С одной стороны, с появление электронно-вычислительной техники упростилось создание документов, бланков документов, с другой же стороны законодательство не охватило еще всей сферы вопросов возникающих в работе с электронными документами.

В данной работе рассмотрены: исторические этапы развития документов составленных с помощью  электронно-вычислительной техники, проблемы которые появлялись при работе с «электронным» делопроизводством, пути решения этих проблем и нормативно законодательные акты, регулирующие работу с данным видом документов.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

История использования  электронно-вычислительной техники 
для создания документов

Первая дискуссия об отношении к электронным документам, создаваемым средствами вычислительной техники, состоялась на 5-м Международном конгрессе архивистов (1964 г.). На 7-м Международном конгрессе (1972 г.) обсуждались проблемы их отбора на государственное хранение и возможность создания архивов машиночитаемых документов.

В СССР термин «машиночитаемые  документы» появился в 1970-е годы, с  развертыванием работы по внедрению  автоматизированных систем управления в народное хозяйство. В этот период времени появляются работы Г.Г. Воробьева, И.И. Даниленко и В.В. Цаплина, А.Н. Соковой,  
А.Ю. Чуковенкова и других, в которых формулируется методология работы с машиночитаемыми документами.

С начала 1960-х годов  в Советском Союзе стали действовать  первые вычислительные комплексы, предназначенные для автоматизированной обработки управленческой информации. К середине 1980-х годов в стране насчитывалось уже более 6000 автоматизированных систем управления. Это привело к массовому созданию управленческих документов на машинных носителях. В 1982 г. было создано первое в СССР архивохранилище машиночитаемых документов.

В официальных  актах документы, созданные средствами вычислительной техники, как особая категория, появляются в пункте 9 Положения о Государственном архивном фонде СССР, где подчеркивается, что «машинно-ориентированные (механографические) документы» входят в состав Государственного архивного фонда СССР и, соответственно, подлежат передаче на государственное хранение.

Вышедший в 1984 г. ГОСТ 6.10.4-84 закрепил факт наличия в документальной среде документации на новых носителях и внес упорядоченность в процесс их создания. Под машиночитаемым документом понимали «документ, пригодный для автоматического считывания содержащейся в нем информации».

Двумя годами ранее  в Словаре современной архивной терминологии социалистических стран [55] появился термин «машиночитаемый документ – документ, информация которого выражена кодом, а поиск и выдача ее осуществляется только машиной».

ГОСТ 6.10.1-88 [4] содержит четыре определения, относящихся к машиночитаемому документу: машинно-ориентированный документ, документ на машинном носителе, документ на машинном магнитном носителе (магнитной ленте, магнитном диске) и машинограмма. Все эти определения отмечают в основном техническую сторону вопроса: отличительная особенность данных типов документов заключается лишь в том, что они должны быть или пригодны для обработки на ЭВМ, или созданы с помощью вычислительной техники, но их реквизиты оформляются при этом в установленном для всех документов порядке.

Эти же требования к машиночитаемым документам содержит и ЕГСДОУ 1988 года [5]. Несколько другая интерпретация машиночитаемого  документа дана в ГСДОУ 1991 года [6]: под ним понимается «документ, пригодный  для автоматического считывания содержащейся в нем информации» (впервые такое определение было дано в [62]). По мнению М.В. Ларина [45], ошибка этого определения заключается в преувеличении возможностей техники по считыванию информации в автоматическом режиме. Даже сегодня, при огромном прогрессе вычислительной техники, это далеко не всегда возможно выполнить без участия человека, особенно когда речь идет об организационно-распорядительных документах.

С конца 1980-х гг. в нашей  стране начинается широкое использование  персональных компьютеров. К настоящему времени в большинстве организаций, учреждений, на предприятиях работа с документами осуществляется преимущественно с помощью компьютерной техники. Таким образом, электронные документы прочно вошли в сферу документационного обеспечения управления.

С радикальным изменением возможностей компьютеров, появлением более совершенных технологий и программного обеспечения возникает реальная возможность перехода на так называемое «безбумажное» делопроизводство. Именно в этот период времени зарождается термин «электронный документ» как документ, обладающий новыми, отличными от традиционных, характеристиками.

Электронный документ

На сегодняшний  день известны, пять официальных определений:

1. Документ на  машинном носителе – документ, созданный с использованием носителей и способов записи, обеспечивающих обработку его информации электронно-вычислительной машиной (пункт 2.1.17 ГОСТ Р 51141-98 [9]).

2. Электронный  документ – документ на машиночитаемом  носителе, для использования которого  необходимы средства вычислительной техники (п. 3.1 ГОСТ 7.83-2001 [11]).

3. Документ электронный  – информационный объект, состоящий  из двух частей:

- реквизитной, содержащей идентифицирующие атрибуты (имя, время и место создания, данные об авторе и т.д.) и электронную цифровую подпись;

- содержательной, включающей в себя текстовую, числовую и/или графическую информацию, которая обрабатывается в качестве единого целого.

При необходимости  документ электронный может приобретать  различные формы визуального  отображения: на экране или бумаге (Р 50.1.031-2001 [12]).

4. Электронный  документ – форма представления  документа в виде множества  взаимосвязанных реализаций в  электронной среде и соответствующих  им взаимосвязанных реализаций  в цифровой среде (п. 4.2.12 ГОСТ  Р 52292-2004 [18])

5. Электронный документ – документ, в котором информация представлена в электронно-цифровой форме (статья 3 Федерального закона «Об электронной цифровой подписи» [13]; Приложение 1 к Положению о порядке организации выдачи и отзыва сертификатов ключей электронных цифровых подписей уполномоченных лиц органов исполнительной власти города Москвы [16]).

Электронные документы  имеют технологическую специфику. Содержащаяся в них информация не может восприниматься человеком в той физической форме, в какой она зафиксирована на материальном носителе. Лишь после декодирования эта информация приобретает понятный для пользователя вид (изображение на экране монитора, принтерная распечатка и т.п.).

Подобная специфика порождает  дискуссии вокруг понятия "электронный  документ". Не случайно сам этот термин пока отсутствует в Государственном стандарте. Вместо него в ГОСТе Р 51141-98 "Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения" сохранён прежний термин - "документ на машинном носителе", который определяется как "документ, созданный с использованием носителей и способов записи, обеспечивающих обработку его информации электронно-вычислительной машиной". Предлагаемые же в документоведческих исследованиях определения электронного документа нуждаются в совершенствовании и уточнении.

 

Юридическая сила электронных документов

Сегодня сложно найти  специалиста в области информатизации или телекоммуникаций, который бы не знал, что такое электронная  цифровая подпись (ЭЦП). Однако мало кто  осознает, что само по себе использование  этой технологии только создает предпосылки для организации юридически значимого электронного документооборота. Точно так же как технология производства бумаги или авторучек – это лишь возможность организовать традиционный бумажный документооборот. Что необходимо предпринять, чтобы обмен электронными документами с ЭЦП стал столь же привычным, как и документами на бумажном носителе? 

Закон об ЭЦП. Принятый в 2001 году Федеральный закон «Об электронной цифровой подписи» предусматривает условия правового использования электронной цифровой подписи при организации обмена электронными документами. И хотя данный закон вводит (кстати, впервые в отечественной юридической практике) собственно понятие «электронного документа», он не охватывает своим регулирующим воздействием все правовые стороны применения таких документов. У Закона более узкая задача – «обеспечение правовых условий использования ЭЦП в электронных документах, при соблюдении которых ЭЦП в электронном документе признается равнозначной собственноручной подписи в документе на бумажном носителе». Собственно, выделение этой узкой сферы регулирования и позволило подготовить указанный законодательный акт. 

Проблема регулирования  одним нормативным документом всего  многообразия отношений, возникающих  при внедрении электронного документооборота, представляется практически неразрешимой. Электронный документ – лишь частный  случай документа вообще, а закона о документе нет ни в российской, ни в какой-либо иной цивилизованной правовой системе. И одна из основных причин этого – многообразие документов. 

Традиционный бумажный документооборот основывается в  значительной мере на нормативных актах  инструктивного уровня, которых накопилось уже великое множество. Вместе с тем в российской юридической практике практически нет ни одного подзаконного или инструктивного нормативного акта, который бы конкретизировал правила организации электронного документооборота в целом или в определенной информационно-телекоммуникационной системе. 

Федеральный закон «Об  электронной цифровой подписи» признает ЭЦП, выработанную на основе асимметричного криптографического преобразования, и  отражает особенности использования  только такого типа электронной цифровой подписи в электронном документообороте.

Основной вопрос применения асимметричной криптографической  системы – это вопрос доверия  к открытому ключу партнера, который  в процессе доведения его до получателей  может быть модифицирован или  сознательно подменен. С правовой точки зрения принадлежность открытого ключа ЭЦП, опубликованного или полученного из общедоступной информационной системы, конкретному физическому лицу, от которого он якобы исходит, требуется доказать. Для этого необходимо наличие третьего независимого субъекта электронного документооборота, который на свой риск подтвердит принадлежность открытого проверочного ключа конкретному субъекту, претендующему на это. Такое доверенное лицо (третий субъект), которое берет на себя обязанности удостоверять в информационной системе принадлежность открытого ключа (а стало быть, и пары «открытый – закрытый» индивидуальных ключей) конкретному пользователю системы в соответствии с законом, называется Удостоверяющим центром (УЦ). 

Следовательно, вопрос нормативного обеспечения юридической значимости электронного документооборота в конкретной информационно-телекоммуникационной системе условно подразумевает две мало связанные между собой задачи: 

- создание необходимых  правовых условий для того, чтобы электронные документы, подготовленные пользователями этой системы, имели юридическую силу; 

- создание инструктивных  документов, регламентирующих жизненный  цикл подготовленных, циркулирующих  и хранящихся в системе электронных  документов, которые имеют юридическую силу. 

Суть второй задачи вытекает из понятия «документооборот». Обычно под «оборотом» подразумевается  весь цикл существования юридически значимого документа в системе: его создание, передача, прием, хранение, архивирование и уничтожение, а  также его учет на всех этапах. В традиционном бумажном документообороте все перечисленные вопросы, за исключением вопросов придания юридической значимости документам, как правило, решаются на уровне ведомственной или корпоративной инструкции. Первая задача имеет общезначимый характер и в общем случае должна решаться на основе нормативных актов законодательного уровня. 

К основным угрозам электронного документообмена при взаимодействии отправителя и получателя электронного документа относятся: 

- нарушение целостности электронного документа; 

- нарушение неотказуемости  электронного документа; 

- нарушение адекватности  отображения электронного документа. 

Реализация этих угроз  может привести к ряду конфликтов между участниками электронного документооборота: 

- отказ от факта приема (получения) или передачи (отправки) электронного документа; 

- опротестование содержания  и/или времени приема или передачи  электронного документа; 

- отказ от авторства  электронного документа. 

Следовательно, для организации  электронного документооборота необходимо применять дополнительные меры обеспечения аутентичности, контроля доступа, целостности и идентификации информации. В качестве таких средств используются криптографические методы защиты информации, а именно технология ЭЦП.

Основная цель данного Федерального закона – обеспечение правовых условий использования электронной цифровой подписи в электронных документах, при соблюдении которых электронная цифровая подпись в электронном документе признается равнозначной собственноручной подписи в документе на бумажном носителе.